Guide des collaborations en ligne Conseils utiles, outils et applications

L'art de la collaboration en ligne a été affiné au fil des décennies. On pourrait soutenir que la mise en réseau numérique a commencé avec la popularité des téléphones portables. Mais le World Wide Web s'est développé pour créer un lieu de rencontre où les idées peuvent devenir très réelles et tangibles. Travailler avec une équipe de toute taille nécessitera des compromis. Et avec les bons outils et idéologies, il est possible de construire certaines des plus grandes avancées technologiques du futur..

Cela semble beaucoup plus facile de le faire par écrit que lorsque vous devez mettre vos idées en pratique. Vous devez amener tout le monde à réfléchir sur la même page et à communiquer efficacement leurs idées. Cela nécessite un leadership fort et la bonne plateforme pour lancer des projets créatifs. Dans cet article, je souhaite partager quelques-uns de mes conseils pour amener votre équipe à collaborer en ligne..

Obtenir l'équipe organisée

Après de nombreux essais et erreurs, j'en suis venu à la conclusion que l'organisation est le numéro un conseil à suivre. Si vous retirez quelque chose de cet article, vous devriez savoir comment organiser votre équipe..

(Source de l'image: applec2400)

Chaque projet peut nécessiter un style d'organisation différent. Vous devez avoir une méthode propre pour partager des idées et regrouper des sujets connexes. Le courrier électronique est un choix évident car vous pouvez configurer des catégories et des balises pour les discussions archivées. Mais ce n'est pas si bien pour le partage en temps réel entre plusieurs personnes.

Forums privés

Les applications de chat sont une autre solution, mais pas si géniale pour enregistrer des conversations textuelles plus anciennes. Cela signifie qu'il est extrêmement difficile d'organiser les informations ou même d'y accéder ultérieurement..

Je crois qu'un forum de discussion privé peut être l'endroit idéal pour partager ces idées. Chacun des membres de votre équipe peut créer de nouvelles discussions et répondre aux commentaires en temps réel. Peu importe qui est en ligne puisque tous les messages plus anciens sont traités de manière linéaire. Vous pouvez également les regrouper en catégories et sous-catégories sur la page d'accueil du forum..

Généralement, la plupart des hôtes Web utiliseront par défaut un environnement de serveur PHP / MySQL. Pour les solutions open source, je recommande phpBB ou des machines simples. Chacun a son propre ensemble de modèles Web, parfaits pour les collaborations en petite équipe. Les deux scripts sont toujours en développement et ne montrent aucun signe d'arrêt..

Déléguer des tâches

Un autre obstacle important que votre équipe rencontrera est l’organisation des tâches. Celles-ci peuvent inclure tout ce qui concerne le marketing, le développement de contenu, la conception graphique / graphisme, le codage du front ou du back-end d'un site Web, ainsi que toute autre tâche importante à accomplir..

En ce qui concerne la gestion des tâches, il existe plus de solutions payantes à prendre en compte. Flow est un système de gestion des tâches magnifiquement conçu, conçu pour les petites et grandes équipes. Les tâches peuvent être regroupées dans un format de liste ou affichées sur un calendrier mensuel. De plus, vous pouvez organiser les tâches en catégories et en balises et les attacher à un utilisateur spécifique. La société a même développé des applications Flow pour iPhone et appareils Android. Malheureusement, leur système de gestion coûtera jusqu'à 100 dollars par an, ce qui n’est pas fiable pour de nombreuses petites entreprises..

(Source de l'image: Dhaval Motghare)

Pour une solution gratuite, je recommande Wunderlist. Ce doit être l’un des meilleurs systèmes de gestion de tâches gratuits que vous pouvez trouver en ligne. Leur application Web est très intuitive et vous permet de partager avec d'autres amis de votre réseau. Cela signifie que vous pouvez créer un espace de travail de projet et que toutes les nouvelles tâches que vous créez seront automatiquement synchronisées dans leurs comptes! Wunderlist prend en charge Mac OSX et Windows, ainsi que les applications mobiles iPhone, iPad et Android..

Stockage en ligne

Stocker vos fichiers dans le Cloud est presque devenu une solution moderne indispensable au stockage et au partage de fichiers. Il y a tellement d'applications que vous pouvez trouver qui offrent un stockage en nuage pour tous les fichiers de projet de votre équipe.

Le but est de configurer une zone unique où tout le monde peut accéder aux fichiers importants à tout moment de la journée. Cela est essentiel si vous travaillez avec des personnes de différentes régions du monde et vivez dans des fuseaux horaires complètement différents. Il serait difficile de toujours rester synchronisé les uns avec les autres. Mais le stockage en nuage a radicalement changé la situation pour le meilleur.

CloudApp est probablement la première idée qui vienne à l’esprit. Leurs comptes pro ont un prix très raisonnable et vous n’avez pratiquement aucune limite quant au nombre total de fichiers que vous pouvez télécharger. Les utilisateurs gratuits ne verront jamais leur compte expirer. Par conséquent, tous leurs fichiers sont stockés en toute sécurité dans CloudApp aussi longtemps que nécessaire..

Une autre solution est Droplr, une application plus récente sur la scène du Cloud Hosting. Ils ont également un logiciel conçu pour les systèmes d'exploitation Windows et Mac, ce qui signifie que vous pouvez totalement contourner l'interface Web. La seule différence entre ces deux applications est la conception de leur interface utilisateur et leurs tableaux de prix. Jetez un coup d'œil aux deux et voyez si vous préférez l'un plutôt que l'autre.

Google Web Apps

Lorsque nous discutons de collaboration dans le Cloud, nous ne pouvons pas oublier Google. Leurs produits pionniers ont repoussé les limites du domaine de la technologie Internet et ont mis des outils gratuits à la disposition des entrepreneurs. Mon exemple préféré doit être Google Docs où vous pouvez créer un nombre illimité de documents Word, de feuilles de calcul et de présentations. Tout ce dont vous avez besoin est un compte Google et leur immense réseau de batteries de serveurs conservera vos fichiers stockés en toute sécurité..

La meilleure partie est leur système de partage unique et leur interface facile à utiliser. Une fois dans un document, vous pouvez modifier les paramètres de confidentialité en cliquant sur le bouton “Partager” bouton dans le coin en haut à droite. Cela affichera les options permettant d'ouvrir le document au public ou de limiter le nombre de personnes sélectionné. Celles-ci sont gérées par des adresses e-mail. Ainsi, même si les membres de votre équipe ne possèdent pas de compte Google, ils peuvent toujours se connecter et modifier le contenu..

Travailler sur mobile

Ce n'est pas tout le monde qui est passé des plateformes de bureau aux plateformes mobiles. Certes, le besoin d’utiliser des ordinateurs de bureau est toujours important, ce qui offre une grande quantité d’écran, sans compter le support de milliers d’applications. Mais les téléphones mobiles fonctionnant sous iOS ou Android deviennent rapidement la norme dans la culture populaire.

Nous remarquons même de jeunes enfants qui téléchargent de nouvelles applications sur leur iPhone ou leur iPod Touch. Il est difficile d'ignorer le marché mobile en matière de collaborations en ligne. Il y a tellement de produits disponibles que seuls les plus notoires ont été capables de lancer des applications pour mobiles..

Deux exemples intéressants sont Basecamp by 37signals et Socialcast. Basecamp est davantage un outil de collaboration traditionnel dans lequel vous pouvez créer des espaces de travail et déléguer des tâches à différents utilisateurs. Ceci est parfait pour les petites équipes de projet qui tirent un petit bénéfice de leur travail. Socialcast, en revanche, est un produit beaucoup plus détaillé. Ils offrent un plan gratuit qui est excellent pour tester le site. Si vous parcourez leur page d’information sur le produit, vous remarquerez tous les petits détails apportés à ce produit. Leur support mobile est impeccable et vous permet d’accéder aux fonctionnalités les plus remarquables. Parmi ceux-ci figurent les données d'analyse du trafic Web, les attributions de tâches, la messagerie Outlook et même les widgets de micro-blogging (mises à jour de statut, commentaires postaux, questions, etc.)..

Plus d'applications Web populaires

Parallèlement à ce qui précède, j'ai rassemblé une petite collection d'applications Web très populaires pour la collaboration en ligne. La synchronisation des tâches et la construction d'un nouveau projet n'a jamais été aussi facile avec ces puissants outils.

Je vous recommande d'essayer chaque produit juste pour voir comment cela fonctionne pour vous. Si une application vous semble maladroite ou inutile, n'ayez pas peur de la laisser tomber et passez à la suivante. Votre temps n'est pas une perte de temps, et lorsque vous trouverez la bonne application, vous le saurez!

Dropbox

C'est une autre startup vraiment cool qui ne m'a pas encore laissé tomber. Les professionnels de l'industrie des technologies savent que le bouche à oreille est un élément essentiel du marketing. Et Dropbox s’est avéré incroyable avec cette technique en augmentant les limites de téléchargement des utilisateurs par le biais de parrainages d’affiliés..

Le site principal contient des liens où vous pouvez télécharger le logiciel pour Mac, Windows, Linux ou même pour les appareils mobiles. Leur équipe est incroyable et l'application fait vraiment “Simplifie ta vie”. Le forfait gratuit de base limite votre stockage de téléchargement à 2 Go, mais les comptes et équipes professionnels peuvent atteindre 1 téraoctet ou plus.!

Wunderkit

Wunderkit est peut-être mon choix préféré parmi tous les outils de collaboration Web en ligne. Ceci est développé par les mêmes personnes qui ont créé Wunderlist sauf avec beaucoup plus de fonctionnalités. L'application dispose d'une connexion sociale où chaque utilisateur a son propre profil de réseau. Cela affiche leurs espaces de travail de projet actuels, leurs tâches, leur photo d'utilisateur, leur bio et d'autres informations personnelles. Mais la meilleure partie est que Wunderkit vous permet de segmenter le public et espaces de travail privés.

Cela facilite grandement la collaboration avec de nombreuses personnes différentes au moyen d'une seule application. Et encore mieux, ils prennent en charge les applications des magasins d'applications OSX et iOS..

Sync.in

Ceci est une application petite mais notable à présenter comme un outil de collab en ligne. Snyc.in créera des notes publiques qui sont définies par des identifiants de clé uniques. Vous pouvez ajouter du texte tel que des URL de lien, des puces, du balisage HTML - vraiment toute forme de saisie de texte..

Ensuite, en copiant l'URL de la note, vous pouvez partager le même texte avec tous les partenaires de votre équipe. Ils ont la possibilité d'éditer ce que vous avez déjà créé ou même d'ajouter leurs propres notes au mixage. Et vous pouvez définir des paramètres où les modifications de chaque auteur seront mises en surbrillance dans une couleur différente et classées avec un horodatage..

Certes, l'application n'est pas très utile pour archiver vos modifications précédentes. Mais si vous avez besoin d'un fichier texte basé sur le cloud en direct pour le partage de notes simples, Sync.in est parfait..

Projets Zoho

Zoho est très similaire à Basecamp, à la différence que sa version gratuite est étendue pour toujours. Tout compte gratuit est limité à 1 espace de travail du projet avec un nombre illimité d'utilisateurs. Vous êtes également limité sur le téléchargement de fichiers, mais les wikis et autres outils sont excellents..

Si vous n'avez jamais entendu parler de Zoho Projects, je vous recommande vivement de faire le tour rapidement. Cela inclut quelques captures d'écran pour vous familiariser avec le panneau d'administration et de nombreuses fonctions sous-jacentes. Leur tarification peut devenir très coûteuse par rapport aux autres options que j'ai fournies. Mais si vous pouvez gérer avec un compte gratuit, Zoho offre une excellente solution en tant qu'espace de travail de projet temporaire..

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Conclusion

Le réseautage et la collaboration sont toujours une zone grise pour les nouveaux coéquipiers. Il peut être difficile de définir qui sont les chefs de projet et quelles sont les tâches assignées à chaque membre. Heureusement, nous avons accès aux nombreuses applications jonchant tout au long de cet article pour faciliter le processus..

J'espère que ce guide a clarifié certains des mécanismes internes nécessaires au travail en ligne. Toute équipe devra pouvoir partager des idées et se respecter les unes les autres. Les créatifs adorent construire de nouvelles choses - c'est dans notre nature. Et la meilleure chose à faire que de créer des idées créatives, c'est de les construire avec d'autres personnes à vos côtés..