5 fonctionnalités de Google Sheets à connaître

Vous connaissez probablement les bases de Google Sheets, mais l'offre de feuilles de calcul de Google propose de nombreuses fonctionnalités qui ne sont pas évidentes à première vue. Voici quelques-uns de nos choix favoris.

Bien sûr, vous connaissez probablement déjà certaines formules de base, telles que SUM et AVERAGE. Et il est probable que vous ayez appris à bien connaître la barre d’outils, mais c’est assez étonnant à quel point tout cela va à la profondeur. J'adore les feuilles de calcul, mais même à ce jour, je découvre encore de nouvelles astuces dans Google Sheets..

Importer des tableaux de données

Cela semble super ennuyeux, mais c'est vraiment très chouette. Si un site Web contient une table ou une liste d'informations que vous souhaitez suivre, vous pouvez utiliser la fonction ImportHTML pour supprimer ces données et les coller dans une feuille de calcul. À partir de là, les données sont automatiquement mises à jour chaque fois que vous ouvrez la feuille de calcul (si des modifications ont été apportées au tableau d'origine, bien sûr). La fonction ressemblerait à ceci:

= ImportHTML (“URL”, “table”, 0)

L'URL est la page Web où se trouvent les données, «table», la manière dont les données sont affichées sur la page Web (vous pouvez également utiliser «liste» s'il s'agit d'une liste) et «0» représente la table que vous voulez. importer s'il y a plusieurs tables sur la page Web (0 est le premier, 1 le second, etc.).

Un exemple de ceci serait de garder une trace des statistiques sportives pour une ligue de fantasy. Vous pouvez importer diverses statistiques d'un site tel que Baseball Reference dans une feuille de calcul. Bien sûr, vous pouvez simplement ajouter un signet au site, mais avec ImportHTML, vous pouvez personnaliser des éléments tels que les statistiques à afficher (en ajoutant Col1, Col4, etc. après le «0»), ainsi que d’extraire les données d’autres tables sur des bases différentes. page Web et tout afficher dans une seule feuille de calcul.

Données de référence provenant d'autres feuilles de calcul

Si vous avez plusieurs feuilles de calcul (ou plusieurs feuilles dans une feuille de calcul) qui sont toutes liées les unes aux autres d'une manière ou d'une autre, il est possible que vous ayez souvent à faire des allers-retours entre elles. Il y a un moyen de rendre tout cela un peu plus facile.

Vous pouvez référencer des cellules à partir d'autres feuilles (ou d'une autre feuille de calcul). Par exemple, supposons que vous teniez des registres de toutes vos dépenses d’épicerie sur une seule feuille et que cette feuille contienne également le montant total dépensé pour le mois. Et, disons que vous avez une autre feuille qui vous donne un résumé de ce que vous dépensez chaque mois dans différentes catégories. Dans votre fiche récapitulative, vous pouvez faire référence à cette fiche d’épicerie et à la cellule spécifique contenant le total. Chaque fois que vous mettez à jour la feuille d'origine, la valeur de la feuille de résumé est automatiquement mise à jour.

La fonction ressemblerait à ceci:

= feuille1! B5

"Sheet1" serait le nom de la feuille avec les données que vous souhaitez référencer, et "B5" est la cellule que vous souhaitez référencer. Le point d'exclamation se situe entre. Si vous souhaitez référencer des données provenant d'une feuille de calcul entièrement différente, utilisez la fonction IMPORTRANGE, comme suit:

= IMPORTRANGE ("URL", "sheet1! B5")

L'URL est le lien vers l'autre feuille de calcul. Cela lie la cellule de cette feuille de calcul à la cellule dans laquelle vous entrez la formule ci-dessus. Chaque fois que la cellule est mise à jour avec une valeur différente, l'autre cellule est également mise à jour. Comme le nom de la fonction le suggère, vous pouvez également référencer une plage de cellules, comme B5: C10..

Mise en forme conditionnelle

Cette fonctionnalité est un peu plus connue que certaines des autres que j'ai mentionnées, mais j'ai l'impression qu'elle n'est toujours pas aussi populaire qu'elle devrait l'être..

La mise en forme conditionnelle vous permet de modifier l'apparence d'une cellule en fonction des données qu'elle contient. Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité en cliquant sur «Format» dans la barre d’outils, puis en sélectionnant la commande «Formatage conditionnel». Dans le volet qui s'ouvre à droite, vous pouvez configurer vos paramètres. Par exemple, vous pouvez activer une ou plusieurs cellules si le nombre qu'elles contiennent est supérieur à zéro..

Il y a aussi la fonction IF, qui ne fait techniquement pas partie de la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle, mais qui peut la faire passer au niveau suivant. Cela vous permet, par exemple, d'ajouter une certaine valeur à une cellule distincte chaque fois que la valeur de la cellule active correspond à un nombre particulier:

= SI (B4> = 63, "35", "0")

Ainsi, dans cet exemple, si la valeur de la cellule B4 est égale ou supérieure à 63, vous pouvez automatiquement définir la valeur de la cellule en cours sur 35. Ensuite, indiquez 0 sinon. Bien sûr, ce n'est qu'un exemple, car vous pouvez en faire beaucoup plus.

Incorporer des feuilles de calcul sur un site Web

Si vous avez créé un calendrier ou une liste dans Google Sheets que vous souhaitez partager avec d'autres utilisateurs, vous pouvez simplement partager le document avec eux en leur envoyant une invitation par courrier électronique à le consulter. Toutefois, si vous avez besoin de compléter les informations sur votre blog ou votre site Web, vous pouvez intégrer des feuilles de calcul à des pages Web..

Tout ce que vous avez à faire est de naviguer dans Fichier> Publier sur le Web. A partir de là, cliquez sur l'onglet "Incorporer" puis choisissez si vous souhaitez publier la feuille de calcul complète ou simplement une feuille spécifique. Ensuite, copiez et collez le code iFrame dans votre page Web..

Jouer avec les scripts

Pour tout ce que Google Sheets ne peut pas utiliser, il existe généralement un script Google Apps que vous pouvez utiliser à côté de votre feuille de calcul pour que tout se passe bien..

Nous avons déjà parlé des scripts Google Apps, et vous pouvez faire beaucoup avec ce type de fonctionnalités. Vous explorez les add-ons disponibles en allant dans Outils> Add-ons, ou vous pouvez écrire vos propres scripts en sélectionnant l'éditeur de script dans le menu Outils..

Par exemple, j'ai un script personnalisé qui me permet d'appuyer sur un seul bouton pour ajouter instantanément des valeurs spécifiques aux valeurs existantes dans une poignée de cellules. Vous ne pouvez pas faire cela avec Google Sheets tout de suite, alors avoir l'éditeur de script ici donne à Google Sheets une bonne dose de stéroïdes..