Guide des étapes rapides dans Microsoft Outlook

Outlook comprend une fonctionnalité Étapes rapides qui vous permet d'appliquer plusieurs actions à un message en un seul clic. Outlook inclut plusieurs étapes rapides par défaut, mais vous pouvez également créer les vôtres (et supprimer celles par défaut si vous n'en avez pas besoin). Si vous effectuez régulièrement le même ensemble d'actions, la création d'une étape rapide et l'attribution d'un raccourci clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Voici comment ils fonctionnent.

Les étapes rapides par défaut

Vous pouvez trouver des étapes rapides dans l'onglet «Accueil» d'Outlook. Lorsque vous commencez, vous verrez les étapes rapides par défaut. Vous pouvez cliquer sur n’importe lequel d’entre eux pour appliquer les actions incluses à un message sélectionné..

Les étapes rapides par défaut incluent:

1. Déménager à ?: Ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner un dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le message..
2. Au gestionnaire: Crée une copie transférée du message actuellement sélectionné avec l'adresse de votre responsable..
3. Email de l'équipe: Crée un message vierge destiné aux membres de votre équipe. (Si votre adresse électronique est gérée par votre employeur, il se peut qu'Outlook sache déjà qui sont votre responsable et les membres de votre équipe, en fonction de la configuration de vos administrateurs Exchange. Dans le cas contraire, vous devrez les renseigner lors de la première utilisation. étapes rapides.)
4. Terminé: Marque le message comme lu et terminé, puis l'envoie dans un dossier spécifié. La première fois que vous utilisez celui-ci, vous devez spécifier le dossier, mais à partir de ce moment-là, Outlook mémorise votre choix et l'envoie dans ce dossier à chaque fois que vous utilisez l'étape rapide..
5. Replay & Delete: Ouvre une réponse au message actuellement sélectionné, puis le supprime une fois que vous avez envoyé la réponse..

Outlook affiche uniquement les étapes rapides disponibles. Si vous n'avez pas sélectionné de message, par exemple, seule l'étape rapide «E-mail d'équipe» est affichée car les autres valeurs par défaut fonctionnent avec un message existant..

Comment créer une étape rapide

Pour ajouter une nouvelle étape rapide, cliquez sur l’option «Créer nouveau» dans la zone Étapes rapides..

Cela ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez nommer votre étape rapide et choisir les actions que vous souhaitez effectuer..

Lorsque vous cliquez sur le menu déroulant «Choisir une action», vous obtenez une liste d’actions possibles, chacune pouvant vous donner des options supplémentaires pour la sélection..

Nous allons ajouter deux actions: une pour déplacer le message dans un dossier et une pour le marquer comme lu..

Sélectionnez l’action «Déplacer vers le dossier» et choisissez le dossier dans lequel vous voulez déplacer les messages..

Ensuite, cliquez sur «Ajouter une action» pour ajouter une deuxième action..

Sélectionnez «Marquer comme lu» dans le menu déroulant..

Vous pouvez également choisir l'une des touches de raccourci intégrées et ajouter du texte à afficher lorsque vous survolez l'étape rapide avec votre pointeur (une brève description vous rappelant les actions que l'étape rapide effectue est utile)..

Cliquez sur "Terminer" et votre nouvelle étape rapide apparaîtra dans la zone Étapes rapides dans Outlook. Si vous passez la souris sur l’étape rapide, vous verrez la touche de raccourci que vous avez choisie et le texte d’info-bulle que vous avez saisi.

Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner vos messages et de cliquer sur la nouvelle QuickStep (ou d'appuyer sur la combinaison de touches de raccourci) pour appliquer ses actions..

Comment éditer ou supprimer une QuickStep

Si vous souhaitez modifier ou supprimer une étape rapide, cliquez sur la petite flèche en bas à droite du groupe Étapes rapides du ruban..

Cela ouvre la fenêtre "Gérer les étapes rapides".

Ici, vous avez la possibilité d'éditer, de dupliquer (ce qui crée une copie exacte de l'étape rapide sélectionnée si vous souhaitez une copie similaire mais avec une légère variation), ou de supprimer une étape rapide..

Vous pouvez également modifier l’ordre dans lequel vos étapes rapides apparaissent sur le ruban ou créer une nouvelle étape rapide..

Enfin, il y a l'option «Réinitialiser les valeurs par défaut».

La sélection de l'option «Réinitialiser les valeurs par défaut» supprime les étapes rapides que vous avez créées et recrée toutes les étapes rapides par défaut que vous avez éventuellement supprimées. Il supprime également toutes les modifications apportées aux étapes rapides par défaut. Comme vous ne pouvez pas annuler cette action, un avertissement s’affiche. Cliquez sur “Oui” pour effectuer la réinitialisation.

Vous pouvez également contourner la fenêtre «Gérer les étapes rapides» pour des actions individuelles de l'étape rapide en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une étape rapide du ruban. Ceci ouvre un menu contextuel dans lequel vous pouvez éditer, dupliquer ou supprimer le Quick Step..

Et ce sont des étapes rapides. Nous n’avons pas expliqué toutes les actions possibles que vous pouvez ajouter à une étape rapide, car il en existe une multitude et c’est une interface très intuitive une fois que vous savez comment cela fonctionne. Si vous souhaitez rendre votre expérience Outlook plus efficace et moins longue, les étapes rapides constituent un excellent point de départ..