Débutant Comment gérer, archiver et sauvegarder vos données dans Outlook 2013

Aujourd'hui, nous couvrons le «Outlook» ennuyeux. Maintenance et sécurité, telles que la maintenance et la sécurisation de votre fichier de données Outlook 2013 - contenant toutes vos données importantes - en le sauvegardant et en l'archivant.

À ce jour, si vous utilisez Outlook pour composer et envoyer des courriers électroniques et que vous avez pris le temps d'importer vos contacts G-mail dans votre carnet d'adresses, ou que vous utilisez même un programme Outlook. carnet d'adresses, signifie que vous avez beaucoup de données à protéger.

De même, vous avez probablement aussi passé beaucoup de temps à travailler à la création de vos calendriers, à l'ajout de tâches et de listes de tâches, et peut-être même à un tas de notes que vous souhaitez enregistrer..

Tout cela revient à faire en sorte que vous sauvegardiez au moins occasionnellement votre fichier de données car, comme chacun de nous peut en témoigner, il est assez frustrant et déprimant de perdre toutes vos données et de devoir tout recommencer..

Panneau de contrôle de messagerie

Pour commencer, examinons rapidement le panneau de configuration du courrier dans Windows..

Comme le montre l'image, vous avez accès à trois zones principales de votre configuration Outlook. Cela dit, cliquer sur les boutons «Comptes de messagerie…» ou «Fichiers de données…» ouvrira la même fenêtre, dans les onglets correspondants..

Dans la capture d'écran suivante, nous voyons l'onglet E-mail, qui vous permettra d'effectuer des actions sur vos comptes de messagerie, tels que les réparer ou les modifier. Vous pouvez également voir où sont stockées les données pour chaque compte..

Si vous souhaitez affecter directement ces fichiers de données, vous devez cliquer sur l'onglet «Fichiers de données». Il y a des choses pratiques que vous pouvez faire ici.

Par exemple, vous pouvez cliquer sur le bouton «Ouvrir l’emplacement du fichier» pour voir où se trouvent vos fichiers de données. C'est pratique, car vous voudrez savoir où ils se trouvent au cas où vous auriez besoin de les numériser et de les réparer (voir la section suivante)..

Il existe une autre fonctionnalité intéressante que vous pouvez utiliser à partir de la fenêtre Paramètres du compte. Si vos fichiers de données sont énormes et occupent énormément d'espace disque (certaines personnes collectent des giga-octets sur des giga-octets d'anciens messages), vous pouvez le compresser..

Cliquez sur le bouton "Paramètres" de l'onglet Fichiers de données, puis sur "Compacter maintenant" pour réduire la taille de votre fichier de données Outlook..

Le panneau de configuration Courrier est un moyen fiable de gérer vos fichiers de données et vos profils, mais ce n'est pas le seul moyen. L'application Outlook vous permet également d'administrer vos boîtes aux lettres. Nous vous montrerons ces contrôles juste après avoir montré comment réparer vos fichiers de données..

Exécution de l'outil de maintenance PST

Si vous ne le remarquiez pas encore, les données Outlook sont stockées dans un fichier .PST ou .OST, et la plupart du temps, il n’ya rien de mal à cela..

Malheureusement, il arrive parfois que vos données soient corrompues, ce qui n’est pas la même chose que de dire qu’elles sont mauvaises ou qu’elles ne peuvent plus récupérer, il vous suffit d’exécuter l’outil de réparation de la boîte de réception fourni. L'outil Réparateur de boîte de réception ou «ScanPST» analysera et réparera votre fichier de dossiers personnels, en validant et en corrigeant les erreurs lors de la sauvegarde de votre fichier .PST ou .OST corrompu au cas où une erreur se produirait pendant la récupération..

L'outil ScanPST se trouve dans le dossier d'installation de votre Outlook, généralement C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Lorsque vous le localisez, double-cliquez sur l'utilitaire ScanPST pour le démarrer..

La première chose à faire est de localiser les fichiers .PST ou .OST. Dans la capture d'écran suivante, vous voyez où ils se trouvent sur notre ordinateur. Nous en choisissons un et cliquez sur «Ouvrir».

Si l'outil ScanPST détecte des erreurs, il vous en informera et vous proposera de les réparer. Cliquez sur le bouton judicieusement intitulé pour lancer ladite réparation..

Une fois terminé, l'outil ScanPST vous indiquera que votre fichier Outlook a été réparé avec succès..

Vous pouvez fermer l'outil ou répéter le processus sur d'autres fichiers de données si nécessaire..

Archiver automatiquement vos données

Terminons avec quelques informations importantes sur la meilleure façon d’archiver et de sauvegarder vos données. La première chose que nous souhaitons aborder concerne vos options d’archivage automatique. Pour commencer, cliquez sur l’onglet «Fichier» du ruban afin d’afficher l’écran suivant..

Notez immédiatement que vous pouvez choisir le compte auquel vous souhaitez participer (le cas échéant) en cliquant sur le menu déroulant situé au-dessus du bouton Ajouter un compte.

Cliquons sur le bouton «Outils de nettoyage», puis sélectionnez «Nettoyage de la boîte aux lettres» dans les options. Vous trouverez ci-dessous les choix que vous verrez. Tout ici est dédié à la réduction de la graisse de votre boîte de réception et à l'archivage des anciens messages..

En cliquant sur le bouton «Archivage automatique», Outlook archivera automatiquement tous les dossiers de courrier configurés comme tels. Pour définir vos options d’archivage automatique, vous devez cliquer avec le bouton droit sur un dossier de courrier et sélectionner l’onglet «Archivage automatique»..

Nous voyons ici une fenêtre de propriétés de dossier de courrier typique. L'onglet Archivage automatique vous permet de définir le mode d'archivage automatique du dossier. Remarque: dans cette capture d'écran, le dossier est configuré pour l'archivage automatique selon son propre programme et ses propres actions..

Vous pouvez également affecter le dossier à l'archivage automatique en fonction des paramètres d'autoarchivage par défaut d'Outlook. Si vous définissez les paramètres par défaut du dossier, puis cliquez sur «Paramètres d'archivage par défaut…», la boîte de dialogue suivante s'affiche (car ils sont «par défaut», les modifications que vous définissez ici s'appliqueront à chaque dossier configuré pour l'archivage automatique par défaut)..

N'oubliez pas que vous pouvez également trouver ces paramètres en ouvrant les Options et en cliquant sur l'en-tête «Avancé»..

Passons maintenant à l'archivage manuel de vos données.

Archiver manuellement vos données

Simplement, si vous ne souhaitez pas utiliser autoarchive ou si vous souhaitez faciliter vous-même une procédure d'archivage, revenez aux outils de nettoyage disponibles dans l'écran Informations sur le compte, puis cliquez sur "Archiver" pour ouvrir la boîte de dialogue suivante.

Assez facilement, vous voulez simplement choisir le dossier que vous souhaitez archiver, sélectionner la date de vos éléments d'archive, puis choisir un dossier dans lequel vous souhaitez que vos archives soient sauvegardées. Ça y est, vous avez terminé!

Sauvegarde et restauration de votre fichier de données Outlook

La sauvegarde de vos fichiers de données Outlook est aussi simple que de copier vos fichiers .OST ou .PST sur un autre disque dur, un serveur cloud, une clé USB ou un autre support de stockage. Vous vous rappelez comment localiser vos fichiers de données?

Ouvrez le panneau de configuration Mail et cliquez sur le bouton “Fichiers de données”. Cliquez sur «Ouvrir l'emplacement du fichier…» et vous pourrez alors sauvegarder vos fichiers de données..

Par ailleurs, vous pouvez déplacer définitivement vos fichiers de données vers un emplacement dans le cloud, tel qu'un dossier OneDrive ou Dropbox, garantissant ainsi que vos données Outlook sont toujours sauvegardées techniquement..

Pour restaurer votre fichier de données sauvegardé, revenons à l'onglet Fichier et sélectionnez «Ouvrir le fichier de données Outlook».

Dans la capture d'écran suivante, l'explorateur de fichiers s'ouvre automatiquement dans nos archives, mais vous pouvez évidemment parcourir l'emplacement de vos fichiers de données..

Sélectionnez le fichier que vous voulez et cliquez sur «Ouvrir» pour pouvoir accéder aux données sauvegardées dans le fichier. Une fois restauré, vous pourrez parcourir et afficher les éléments comme vous le feriez normalement..

Si vous n'avez plus besoin d'accéder à votre fichier de données sauvegardé, vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur le dossier situé en haut et sélectionner l'option de fermeture..

La sauvegarde et la restauration de fichiers de données sont en grande partie une activité manuelle, mais si vous configurez vos dossiers pour une archivage automatique fréquemment et qu'ils sont archivés dans un emplacement similaire à un dossier cloud, vous disposez alors d'un minimum de sécurité..

La meilleure façon de vous assurer de ne perdre aucune donnée est toutefois de sauvegarder régulièrement vos fichiers de données en gros. Avez-vous quelque chose à ajouter? S'il vous plaît laissez-nous savoir dans notre forum de discussion. Comme toujours, nous attendons vos commentaires.