Guide du débutant sur l'utilisation de la fonctionnalité Notes dans Outlook
Compte tenu de la quantité d’e-mails que vous recevez chaque jour, il est difficile de les conserver tous, quelle que soit l’organisation de votre boîte de réception. Aujourd'hui, nous vous montrons comment utiliser la fonction Notes pour vous aider à mieux vous organiser.
Notes est l'une des fonctionnalités d'Outlook dont on ne parle pas beaucoup et qui est peut-être sous-utilisée. L'utilisation de notes dans Outlook peut vous aider à mémoriser des idées importantes et à organiser votre travail. Nous examinons ici l’utilisation de Notes dans Outlook 2010, mais cette fonctionnalité est disponible dans Office 2002 et versions ultérieures..
Utilisation de Notes dans Outlook 2010
Pour accéder à la fonctionnalité Notes dans Outlook 2010, cliquez sur le bouton Notes dans le volet de navigation..
Vous pouvez également cliquer sur le bouton fléché pour afficher plus ou moins d'éléments. De cette façon, vous pouvez faire en sorte que Notes apparaisse comme un bouton plus grand pour un accès plus facile si vous l'utilisez beaucoup.
La fonction Notes s'ouvre et pour créer une nouvelle note, cliquez sur Nouvelle note du ruban.
Une fois que vous avez créé votre note, fermez-la et elle sera automatiquement sauvegardée dans votre liste..
Sous l'onglet Accueil de la vue actuelle, vous pouvez modifier les options d'affichage de vos notes. Ici nous l'avons mis à Liste de notes afin que nous puissions facilement voir le contenu de la note et d'autres informations détaillées.
Si vous les avez sous forme d’icônes, vous pouvez passer la souris sur la note pour voir un aperçu de son contenu..
Vous pouvez également trier vos notes par ordre alphabétique dans la vue Icône. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vide de la fenêtre et sélectionnez Trier dans le menu contextuel..
Dans l'écran Trier, sélectionnez Trier les articles par sujet et si vous voulez que ce soit croissant ou décroissant et cliquez sur OK.
Voilà! Vos notes sont ensuite triées par ordre alphabétique. Vous pouvez également les trier par couleur, contact, icône, etc..
Si vous avez quelques notes ouvertes dans Windows 7, vous pouvez facilement y accéder à partir de la barre des tâches avec tout ce que vous pourriez avoir ouvert dans Outlook..
Ajouter un nouveau bouton de note à la barre d'outils Accès rapide
Si vous constatez que vous utilisez beaucoup la fonctionnalité Notes, vous pouvez l'ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour l'ajouter, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Plus de commandes.
Les options Outlook s'ouvriront… déroulez le menu des commandes et sélectionnez Toutes les commandes.
Faites ensuite défiler la liste et sélectionnez Nouvelle note, puis cliquez sur le bouton Ajouter..
Vous devriez le voir dans la section Personnaliser la barre d’accès rapide, cliquez sur OK pour fermer les Options Outlook..
Vous verrez maintenant l'icône Nouvelle note dans la barre d'outils Accès rapide..
Cliquez dessus et vous pourrez créer une nouvelle note tout en parcourant votre boîte de réception sans accéder à la section Notes..
Notes par courriel
Une autre fonctionnalité intéressante de Notes dans Outlook est que vous pouvez également les envoyer par courrier électronique. Cliquez avec le bouton droit sur la note que vous souhaitez envoyer et sélectionnez Transférer..
Maintenant, envoyez-le comme n'importe quel autre email.
Vous pouvez également lier des notes à vos contacts. Ouvrez une note, cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Contacts..
Maintenant, tapez le nom du contact auquel vous souhaitez lier la note ou cliquez sur le bouton Contacts pour parcourir votre liste de contacts..
Déplacer ou copier des notes vers le calendrier ou d'autres dossiers
Parfois, vous voudrez peut-être déplacer ou copier vos notes vers un autre emplacement dans Outlook. Ici, nous allons voir comment copier une note dans le calendrier. Sélectionnez le menu déroulant Déplacer dans le ruban, puis sélectionnez pour le déplacer ou le copier dans un autre emplacement..
Choisissez l’endroit où vous voulez le déplacer ou le copier dans… dans ce cas le calendrier, puis cliquez sur OK.
Le calendrier s'ouvrira et vous pourrez ensuite le parcourir et le programmer comme vous le souhaitez.Notes
Personnalisez vos notes
Si l'apparence de l'aspect jaune typique de vos notes ne vous convient pas, vous pouvez les personnaliser. Cliquez sur l'onglet Fichier pour accéder à la vue Backstage et cliquez sur Options..
Cliquez sur Notes et Journal et sous les options Notes, vous pouvez personnaliser la couleur, la police et la taille..
Voici un exemple de note après avoir personnalisé la couleur, la taille et la police..
Conclusion
Si vous vivez dans Outlook pendant le jour ouvrable et souhaitez un moyen rapide et facile de noter vos pensées, l'utilisation de la fonction Notes peut s'avérer utile. Ce guide devrait certainement vous aider à comprendre et à utiliser Notes dans Outlook. Et vous? Utilisez-vous la fonctionnalité Notes? Les trouvez-vous comme un outil utile pour mieux organiser votre travail? Laissez un commentaire et faites le nous savoir.
