Augmentez votre productivité en matière de rédaction de courrier électronique avec la fusion de courrier Microsoft Word

Le publipostage de Microsoft Word est un excellent outil de productivité. Savoir comment créer des lignes d'objet et des pièces jointes personnalisées que la fonctionnalité de base de fusion et publipostage de Word ne prend pas en charge peut vous sauver la vie lorsque vous devez rédiger des e-mails en masse..

Dans l'article d'aujourd'hui, vous apprendrez à utiliser l'Assistant Fusion et publipostage de Word 2010, à rédiger des sujets d'e-mail personnalisés et à configurer différentes pièces jointes pour chaque destinataire de l'e-mail..

Image de M! R

Créer une liste de distribution

Le publipostage de Word nous évite la tâche fastidieuse de saisir manuellement l'adresse électronique de chaque destinataire en nous permettant d'importer des adresses électroniques à partir de contacts Outlook, de sources de données Excel ou Access, ou de fichiers de données Word..

Le contact Outlook est la meilleure option parmi les trois. Si vous ne l'avez pas encore utilisé, le moment est venu de mettre à jour votre carnet d'adresses Outlook. Nous vous expliquerons comment procéder. Vous pouvez ignorer la section suivante et commencer à écrire votre publipostage, si vous savez déjà comment configurer un contact Outlook. Sinon, les deux sections suivantes vous expliqueront comment configurer votre contact Outlook en important votre liste de contacts Web..

Configurez votre profil de messagerie

La configuration du contact Outlook commence par la création d'un profil de messagerie qui stocke l'adresse électronique, le mot de passe, les informations sur le serveur et les liens de votre compte, ainsi que des liens vers d'autres données telles que les adresses électroniques..

Vous pouvez créer des profils, chacun adapté à un compte de messagerie spécifique.

Un nom de profil approprié vous permet d'identifier le compte de messagerie que vous associez à votre profil de messagerie..

Vous avez la possibilité de configurer votre profil de messagerie à l'aide de l'adresse électronique fournie par votre fournisseur d'accès à Internet ou de votre propre compte de messagerie en sélectionnant la troisième option..

Sélectionnez «Messagerie Internet» pour utiliser un fournisseur de messagerie qui fournit un service POP - par exemple, GMail..

Chaque fournisseur de messagerie Internet a une configuration POP différente, assurez-vous de lire son manuel d'utilisation pour connaître sa configuration POP.

Toutes nos félicitations! Si vous voyez cet écran, vous avez configuré votre profil de messagerie avec succès. Maintenant, nous sommes prêts à configurer notre dossier de contacts Outlook.

Remplir votre dossier de contacts

Vous pouvez entrer votre liste de distribution manuellement dans Outlook ou importer d'autres carnets d'adresses Web, tels que les carnets d'adresses GMail, Yahoo ou Hotmail. La plupart des fournisseurs de messagerie basés sur le Web nous permettent d'exporter notre carnet d'adresses dans une source de données compatible avec Outlook. Par exemple, Gmail nous donne la possibilité d’exporter nos contacts dans un fichier CSV compatible avec Outlook..

La fonction d'importation Outlook prend en charge divers types de fichiers: csv, vcard, RSS, iCalendar et bien d'autres, ce qui en fait un excellent outil pour créer votre liste de distribution de publipostage..

Le fichier CSV relève de la catégorie «Autre programme ou fichier» dans Outlook..

Les fichiers ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, fichiers PST sont quelques-uns des fichiers de programme pris en charge par Outlook. Pour nous, nous avons choisi le type de fichier Comma Separated Values (Windows)..

Recherchez maintenant le fichier CSV que nous venons d'exporter à partir du carnet d'adresses Gmail..

Parmi tous ces dossiers, le dossier de contact est la meilleure option pour notre objectif de publipostage.

Outlook a besoin de quelques minutes pour importer votre contact en fonction du nombre d'adresses électroniques que vous importez..

Nous devrions pouvoir utiliser ce dossier de contacts, une fois que Outlook a fini d'importer tous vos contacts, pour le publipostage..

Assistant Fusion et publipostage

Commencez avec un document vierge et ouvrez le ruban "Mailings" pour commencer notre publipostage..

Cet assistant est le meilleur moyen pour les débutants de commencer leur premier exercice de publipostage..

Sélection des destinataires du message

L'assistant nous demandera de choisir le type de document pour notre publipostage. Les messages électroniques sont le type de document approprié pour l'exercice de publipostage d'aujourd'hui..

Nous pouvons commencer à écrire notre message électronique à partir d'un document vierge, d'un modèle ou d'un document existant..

Choisissez notre dossier de contacts Outlook comme notre liste de distribution de publipostage à l'étape 3.

Nous avons la possibilité d'utiliser n'importe quel profil de messagerie que nous avons configuré dans notre système..

Votre nombre de contacts doit être supérieur à zéro si Outlook a correctement importé votre adresse Gmail..

Choisissez les personnes que vous souhaitez inclure dans votre distribution de courrier électronique en cochant les cases appropriées..

Composer le message électronique

Commencez à rédiger votre message électronique et insérez des champs de fusion dans lesquels vous souhaitez placer des messages personnalisés, tels que le titre ou le nom de famille, à l'emplacement approprié sur votre document..

Chaque champ de fusion sera enfermé dans un double chevron; elles seront remplacées par les informations de votre carte de contact lorsque vous aurez terminé l'assistant de publipostage.

Prévisualisez votre message électronique pour voir comment Word traite les champs de fusion en cliquant sur le lien "Suivant: Prévisualiser vos messages électroniques"..

Si vous êtes satisfait de la prévisualisation, cliquez sur le lien "Suivant: terminer la fusion". Word enverra le message fusionné à tous vos destinataires avec une ligne de sujet commune..

Personnaliser votre sujet

L'assistant divise le processus de publipostage en plusieurs étapes: choix du type de document et du modèle appropriés, création d'une liste de distribution, évaluation de l'aperçu de la fusion et envoi d'e-mails à tous vos destinataires.

À ce stade, vous remarquerez peut-être deux activités courantes d'écriture de courrier électronique que l'Assistant ne prend pas en charge, l'écriture de lignes d'objet personnalisées et la configuration de pièces jointes différentes. Nous devons utiliser des macros pour les effectuer en publipostage, de préférence avant de terminer l'assistant..

Avec votre lettre ouverte, appuyez sur "Alt + F11" et double-cliquez sur "ThisDocument" dans votre fenêtre de travail Word pour ouvrir l'éditeur de macro..

Collez ce code de macro, écrit par un codeur de macro expert hutchinsfairy, dans le volet vierge et enregistrez-le..

Dim WithEvents wdapp en tant qu'application Dim EMAIL_SUBJECT As String FIRST_RECORD en tant que booléen
Private Sub Document_Open () Définir wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 End Sub Private Sub Document_Close () Définir wdapp = Nothing End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (document ByVal en tant que document, annuler en tant que booléen) Dim i As Integer Avec ActiveDocument.MailMerge Si FIRST_RECORD = True alors EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Sinon. MailSubject = EMAIL_SUBJECT Fin si i = .DataSource.DataFields.Count Faire pendant que je> 0 .MailSubject = Remplacer (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Boucle Terminer par End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (document ByVal en tant que document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean) FIRST_RECORD = True End Sub Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (document ByVal en tant que document, document ByVal en tant que document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

Retournez à votre document et cliquez sur le lien «Suivant: compléter la fusion» pour envoyer votre courrier électronique..

Cliquez sur le lien «Courrier électronique…» pour envoyer votre message..

Placez les champs de fusion appropriés, entourés d'un chevron, dans la ligne d'objet.

La macro analysera le champ de fusion et le remplacera par le nom de famille du destinataire lorsque Word enverra le document par courrier électronique..

Joindre différents éléments à votre courrier électronique

Jusqu'à présent, nous avons appris à utiliser l'assistant de publipostage et à personnaliser les domaines. Pour compléter le didacticiel d'aujourd'hui, nous allons vous montrer un complément tiers qui nous permet d'attacher un fichier différent pour chaque email..

Téléchargez le complément, décompressez-le et vous constaterez qu'il est fourni en tant que modèles de document Word. Utilisez «CreateEMailData Word 2007 Ver02» si vous utilisez Word 2007 ou 2010 et «CreateEMailData Word 2003 Ver02» si vous utilisez Word 2003..

Copiez le modèle de document approprié dans votre dossier «% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP», où «% appdata%» est votre dossier de démarrage Microsoft. Dans notre cas, il s’agit de «C: \ Utilisateurs \ zainul \ AppData \ Roaming»..

Redémarrez Word, après avoir copié le fichier dans le dossier de démarrage de Microsoft, et vous devriez voir deux nouveaux compléments: Créer un fichier de données et Fusionner vers un courrier électronique, dans le menu du ruban «Envoi»..

Préparez un fichier de données avec un tableau à deux colonnes - l'adresse électronique du destinataire dans la colonne de gauche et le chemin d'accès complet à votre pièce jointe dans la colonne de droite, puis enregistrez-le dans le même dossier que votre document de fusion sous le nom "MergeAttachmentsData". Nous devons souligner que vous devez enregistrer le fichier en tant que «MergeAttachmentsData», sinon le complément ne trouvera pas le fichier dans lequel rechercher des pièces jointes..

Retournez à votre document de fusion et publiez et divisez des documents en fichiers individuels..

Une nouvelle fenêtre de document Word devrait apparaître, puis cliquez sur le bouton du complément «Fusionner vers un courrier électronique». Cliquez simplement sur le bouton 'Ok' dans la boîte de dialogue jaune, car nous avons déjà préparé le fichier de données..

Définissez un objet approprié pour votre courrier électronique, cliquez sur OK, et Outlook enverra votre courrier électronique avec la pièce jointe que vous spécifiez dans le fichier de données..

Word, avec ses nombreuses fonctionnalités utiles, est vraiment un excellent outil de productivité. Nous sommes impatients d’écrire plus d’articles Word pour nos lecteurs. En attendant, consultez les autres articles de Words sur notre site.

Nous espérons que vous avez appris à utiliser le publipostage Word à partir de l'article d'aujourd'hui. N'hésitez pas à discuter d'autres astuces sur le publipostage avec d'autres lecteurs dans la section commentaires..