Code couleur Outlook pour une gestion simplifiée

Organiser et garder trace de nombreux courriels au bureau tous les jours peut être un travail en soi. Aujourd'hui, nous examinons l'utilisation de codes de couleur pour faciliter l'identification des sujets de message et des destinataires..

Cette fonctionnalité était disponible dans Office 2007 depuis le début, mais nous ne l’avions pas encore couverte. C’était quelque chose que j’avais oublié. Après avoir joué avec cela pendant un certain temps, j’ai trouvé que c’était un bon moyen de gérer la multitude de courriels que je reçois tous les jours. Ici, nous allons colorier les contacts qui envoient des messages pour qu’ils soient plus faciles à repérer. Aussi, classer le sujet en différents groupes de couleurs semble aider à garder les choses droites.

Code couleur expéditeurs

Ouvrez Outlook et cliquez pour mettre en surbrillance le message que vous souhaitez colorer..

Allez dans Outils puis Organiser.

Méthodes pour organiser la boîte de réception s'ouvre et vous souhaitez cliquer sur Utiliser les couleurs. Vous pouvez maintenant sélectionner la couleur que vous souhaitez associer à ce contact. Vous pouvez également choisir une couleur spécifique pour les messages envoyés à vous seul, ce qui est pratique pour faire la différence entre les messages de groupe et les messages personnels..

Voici un exemple de ce qui peut être fait avec les couleurs. Vous voudrez peut-être seulement créer quelques couleurs pour l'expéditeur le plus important, mais je suis allé un peu trop loin avec cet exemple.

Catégories de couleur

Un autre moyen utile d’organiser visuellement vos messages consiste à leur ajouter des catégories de couleurs. Vous pouvez personnaliser les sujets d'email associés à chaque catégorie de couleur..

Le message aura la barre de couleur de catégorie en haut et vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la barre pour changer la couleur.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un message dans la section Catégories pour modifier la catégorie..

Vous pouvez renommer chaque catégorie comme bon vous semble.

Vous voudrez peut-être créer une nouvelle catégorie pour différents mails. Aller à Actions \ Catégoriser et à toutes les catégories.

Dans l'écran Catégories de couleurs, cliquez sur Nouveau et attribuez un nom et une couleur à la catégorie. Vous pouvez également lui attribuer un raccourci clavier..

Maintenant, vous pouvez trier vos e-mails en fonction du type de catégorie dans lequel ils se trouvent..

Si vous voulez pouvoir consulter rapidement votre courrier électronique pour avoir une idée de ce qu’il contient, il peut être utile d’utiliser des catégories de couleur. Espérons que cela puisse vous aider à organiser vos emails afin que vous sachiez ce que les patrons en poils pointus veulent que vous fassiez plus efficacement..