Réduire le temps passé à envoyer et recevoir des courriels

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Le courrier électronique peut faciliter la communication, mais peut également vous faire perdre du temps. Apprenez à traiter les e-mails entrants et à rédiger des e-mails sortants pour gagner du temps..

Selon un sondage réalisé en 2005, des entretiens avec des employés ont révélé que le temps perdu en courrier électronique faisait perdre à une entreprise de 10 000 employés environ 152 millions de dollars de salaires par an..

Le courrier électronique a clairement ses inconvénients. Les e-mails peu clairs détournent les employés de tâches importantes liées au travail, des canaux de communication en nuage et créent souvent du travail supplémentaire. Évitez les pièges du courrier électronique en suivant les suggestions ci-dessous..

Comment le courrier électronique entrant peut vous faire perdre du temps

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Il existe de nombreux types de messages électroniques qui peuvent vous faire perdre du temps. Ceux qui:

Pourrait être coupé de plusieurs messages et condensé en un message complet
Ne vous concernent pas directement
Reliez-vous à vous, mais pas de manière directe, ce qui ne vous permet pas de savoir comment ou si vous devriez répondre (et mange du temps)
Ne vous ordonnez pas de prendre des mesures (ce qui est improductif)
Distrayez et / ou encouragez-vous à perdre du temps sur le web
Ne convient pas à l'e-mail et n'a plus de sens via un canal de communication dynamique tel qu'une réunion de travail ou un format plus adapté au contenu (comme un document autonome riche en informations)

Comment traiter efficacement les e-mails entrants

Afin de lire et de traiter efficacement les e-mails, vous devez vous concentrer sur deux choses: comprendre le message de l'e-mail (ou son absence) et décider des mesures à prendre en réponse..

Étape 1: comprendre le message (ou le manque de)

Chaque fois que vous lisez un nouveau courrier électronique, prenez le moins de temps possible pour comprendre:

Que l'orateur s'adresse à vous directement ou indirectement
Si l'orateur vous a dit ce qu'il attend de vous
Que ce soit fait de manière claire
Si le message global est pertinent pour vous
Si le message global semble approprié, compte tenu du contexte de votre relation avec l'expéditeur (ou de l'absence de contact, s'il tente par exemple d'établir une relation commerciale)

Cela vous aidera à déterminer le message de l'e-mail et comment vous souhaitez y répondre. Autrement dit, si vous avez l'intention de répondre en premier lieu.

Il est particulièrement important de noter que si l’orateur fait une ou plusieurs choses qui peuvent vous inciter à perdre un temps précieux, telles que:

Ne pas savoir ce qu'ils essaient de dire
Utiliser un langage confus ou euphémiste pour éviter de parler de façon concrète (par exemple, «je pense que nous devons avoir un cœur à cœur à un moment donné» par opposition à «Pouvez-vous m'appeler cette semaine pour pouvoir parler au téléphone de quelque chose d'important? ”)
Randonnée ou sortir du sujet
Y compris des informations qui ne vous concernent pas, inappropriées, offensantes ou incohérentes
Cc ou bcc'ing sur des messages qui ne vous concernent pas
Répéter le même message par différents courriels ou répéter ce qui a déjà été couvert dans des communications précédentes autres que des courriels
Écrire sur quelque chose que vous avez déjà discuté et résolu - de manière négligente ou négligente

Dans ce type de situation, veillez particulièrement à réagir de manière efficace, de manière à minimiser le temps que vous consacrez à la communication. Parce qu'il est facile de laisser les scénarios d'e-mail ambigus ci-dessus drainer votre temps.

Étape 2: Décidez des mesures à prendre

Une fois que vous avez compris le message, déterminez le moyen le plus productif de réagir. Voici quelques réponses typiques:

Transférer la conversation sur un meilleur moyen de communication tel que le téléphone et les conférences téléphoniques
Répondre à une question récurrente posée par plusieurs personnes - pas par courrier électronique - mais par un média plus riche en informations pouvant être partagé, tel qu'un Google Doc.
Ne répondez pas aux messages qui ne précisent pas ce que le locuteur attend de vous (même si cela vous semble un peu impoli)
Aborder les messages peu clairs avec des questions directes et brèves, telles que "Quand voudriez-vous que le rapport soit-il terminé?" Ou "Comment voudriez-vous que je contribue à ce projet?"
Décrocher le téléphone et appeler la personne chaque fois qu'un drame ou une rupture de communication commence à se produire - le retirer par courrier électronique ne prendra que plus de temps et risque d'intensifier le conflit.

Étape 3: Reprendre la tâche

Plus important encore, après avoir répondu à un courrier électronique (qui peut consister à ne pas répondre et à supprimer le message), vous devez revenir à la tâche. Passez au prochain courrier électronique en attente dans votre boîte de réception ou changez de vitesse et reprenez le travail au lieu de répondre aux demandes des autres.

Comment envoyer un email peut vous faire perdre du temps

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En outre, il existe de nombreux types de messages électroniques vous envoyez cela peut vous faire perdre du temps. Ceux qui:

Sont enchaînés inutilement dans plusieurs messages, dont chacun prend du temps et de la pensée à adapter, au lieu d'un message complet
Ne communiquez pas directement avec le destinataire, ce qui est une perte de temps de votre part
Ne sont pas assez clairs et entraînez-vous dans de longues conversations par courrier électronique et / ou des malentendus ou aucune action productive (ce qui signifie que vous devrez passer du temps à recommencer la conversation plus tard).
Ne demandez pas au destinataire de prendre des mesures improductives.
Distrayez et encouragez le destinataire à perdre du temps sur le Web - ce qui signifie que vous encouragez la même chose
Ne convient pas au format de courrier électronique, mais peut être mieux communiqué via une conversation en temps réel ou via un document didactique ou riche en informations, tel qu'un manuel, un article de blog, une page de FAQ, un rapport d'entreprise ou une présentation PowerPoint.

Comment envoyer un courriel efficacement

Pour écrire des courriels qui ne perdent pas votre temps à long terme (sans parler du temps de votre destinataire), vous devez vous concentrer sur cinq choses: communiquer un message clair, demander à votre destinataire de prendre des mesures concrètes, utiliser une bonne structure, éditer avant de cliquer sur envoyer et de suivre efficacement.

Étape 1: clarifiez votre message

Avant même de rédiger un e-mail, vous devez être clair sur le message. Déterminer:

Ce que vous voulez communiquer
Pourquoi voulez-vous le communiquer?
Quelle action vous souhaitez que votre destinataire effectue
Comment les convaincre le mieux de prendre de telles mesures

Voici quelques raisons courantes pour envoyer un email:

Rappeler à quelqu'un une date limite
Pour donner à quelqu'un des instructions écrites sur une tâche
Poser une question rapide à laquelle on peut répondre adéquatement par écrit
Répondre à une question rapide à laquelle on peut répondre adéquatement par écrit
Pour transmettre des informations urgentes
Pour proposer des dates disponibles pour la planification d'une réunion
Faire un suivi après une réunion et montrer son appréciation

Dans tous ces exemples, à l'exception du dernier, vous souhaitez que votre destinataire prenne des mesures (même si cela ne fait que vous répondre).

Parfois, l'action ne semble pas être une action. Peut-être que vous voulez:

Transmettez un pourboire à votre collègue
Faites savoir à vos amis que vous avez atterri en toute sécurité à votre destination de voyage
Donnez une brève mise à jour sur la situation de votre nouvelle destination et sur la façon dont vous pourrez être rejoint au cours des prochaines semaines.

Dans chacune de ces situations, vous ne dites pas à votre destinataire de prendre certaines mesures. Cependant, il est implicite qu'ils ne sont pas censés prendre des mesures, tant que vous fermez correctement le courrier électronique, ou du moins en signant votre nom. Ils comprennent que la communication peut facilement se terminer par votre courrier électronique. qu'ils n'ont pas besoin de répondre.

Étape 2: Demander à votre destinataire de prendre des mesures pouvant donner lieu à une action

Pour écrire des courriels efficaces qui vous font gagner du temps, vous devez les rendre exploitables. Et vous devez vous assurer que votre destinataire sait clairement quelle action on attend d'eux..

Si vous ne visez pas cela, mais si vous essayez d’écrire votre vie ou d’expliquer pourquoi vous attendez le prochain modèle d’iPhone au lieu d’avoir le dernier modèle en date, vous pouvez oublier de gagner du temps, car écrire du beaucoup de temps et de réflexion.

Concentrez-vous sur les éléments suivants pour rendre le courrier électronique exploitable:

Fixer des délais
Décrire les plans d'urgence
Offrir des options potentielles pour le prochain plan d'action (par exemple, si vous êtes disponible pour une réunion en personne, des lieux pour lesquels vous êtes disponible)
Fournir un avis lorsqu'on le lui demande
Faire une demande qui convient à l'écriture et qui est en réalité plus pratique que d'utiliser un autre mode de communication
Fournir un ensemble d'instructions pour une tâche que votre destinataire a accepté d'effectuer

Soyez proactif et assertif lorsque vous décrivez des étapes réalisables. Évitez de poser des questions ouvertes à moins qu'il n'y ait pas d'autre option. Parce que les questions ouvertes sont le contraire du contenu exploitable.

Voici quelques exemples:

Au lieu de demander à votre destinataire de vous donner son emploi du temps (et de gaspiller un courrier électronique), commencez par lui envoyer vos horaires de réunion disponibles..
Au lieu de demander à votre destinataire ce qu'il pense de telle ou telle décision commerciale, définissez la décision potentielle et demandez un retour d'informations constructif; De cette façon, ils n'auront pas à trouver quelque chose par eux-mêmes et auront plutôt quelque chose à travailler avec

Vous gardez le courrier électronique exploitable en fournissant des instructions claires au lecteur et en maintenant le contenu exploitable plutôt que ouvert..

Plus important encore, vous devez vous assurer que les actions que vous attendez de votre lecteur sont clairement communiquées. Ne présumez pas qu'ils savent que vous souhaitez organiser une réunion cette semaine uniquement pour vous proposer vos heures disponibles. Ne présumez pas qu'ils savent à quelle tâche votre jeu d'instructions s'applique. Énoncez-le explicitement et faites-leur savoir ce que vous voulez qu'ils fassent..

Étape 3: Créer une bonne structure

Une fois que votre message est clairement défini et que vous l'avez rendu exploitable, il est temps de l'organiser de manière à transmettre cette clarté et vos demandes exploitables..

Paragraphes: Une règle générale à suivre est de garder les paragraphes sous cinq phrases. Il est non seulement difficile de se concentrer sur de longs paragraphes pendant la lecture sur le Web, mais des paragraphes maladroits offrent au destinataire la possibilité de perdre le focus et peut-être de passer à côté des points les plus importants. Cela conduit ensuite à des réponses bâclées ou redondantes, ce qui trouble le canal de communication.

Phrases: Utilisez la voix active lorsque vous écrivez des phrases. Gardez les phrases courtes et précises. Évitez de prendre une tangente ou d’expliquer inutilement votre raisonnement ou vos sentiments. Tenez-vous plutôt aux faits et aux actions que vous demandez à votre destinataire de prendre.

Mots: Essayez de ne pas utiliser de gros mots ou d’argot, à moins que vous ne sachiez que votre auditoire les comprendra. Évitez les blagues et les références culturelles qui pourraient être mal comprises, car tout ce qui peut facilement être mal interprété constitue un obstacle potentiel à une communication efficace..

Évitez les mots supplémentaires et les phrases de qualification. «Compte tenu de la situation actuelle dans laquelle cela se produit, je pense qu'il pourrait être sage de…» est une déclaration qualificative qui non seulement gaspille les mots et le temps, mais distrait du message réel. Au lieu de cela, énoncez simplement votre recommandation sans avoir à la qualifier.

Autre exemple: «Je me demandais si je pouvais vous demander…» Découpez cette phrase et posez simplement la question. Cela augmentera également votre confiance en vous, car vous ne demanderez pas inconsciemment la permission de communiquer de manière proactive..

Ponctuation: Gardez la ponctuation simple. Les mots et les expressions qualifiants ne sont efficaces que lorsqu'ils sont utilisés pour établir la courtoisie lors du lancement de la communication avec quelqu'un avec qui vous aimeriez avoir une relation professionnelle ou personnelle. Dans de tels cas, vous ne voulez pas nécessairement être à venir, mais utilisez des phrases polies pour montrer le respect de leur temps.

Limitez l'utilisation des virgules - cela vous aide naturellement à garder des phrases courtes. Évitez les paroles paresseuses inspirées par le texte, avec une utilisation excessive de point-point-point et de virgules consécutives. Au lieu de cela, ponctuez vos phrases avec un anglais correct et utilisez des contractions lorsque cela vous semble judicieux, car elles facilitent la lecture..

En outre, envisagez de ponctuer les listes avec des points et d’utiliser une ligne de tirets pour séparer les sections principales (pouvant inclure un ou plusieurs paragraphes)..

Les points et les sauts de section améliorent la lisibilité du Web et vous aident à organiser votre message plus clairement..

Étape 4: Modifier avant l'envoi

Avant d'envoyer un courrier électronique, prenez 1-2 minutes pour le lire à voix haute. Cela vous aidera à détecter les erreurs ou à remarquer des parties embarrassantes que vous ne diriez pas normalement en personne. Enlevez ces mots supplémentaires et simplifiez la ponctuation. Bullet out listes et réduire vos paragraphes.

Lorsque vous pouvez répondre aux questions suivantes par un «oui», vous êtes prêt à cliquer sur «envoyer»:

Le message est-il clair??
Les attentes sont-elles exploitables et clairement énoncées??
Mon destinataire pourra-t-il recevoir mon message avec succès? Le succès signifie qu'ils savent quelle réponse on attend d'eux.
Si les rôles étaient inversés, pourrais-je recevoir ce message avec succès??

Étape 5: Effectuer un suivi efficace

De plus, soyez proactif dans le suivi de vos courriels. Si quelqu'un ne répond pas à une demande directe, ne perdez pas de temps à vous demander ce qui s'est passé. Au lieu de cela, envoyez un e-mail de suivi poli mais direct pour vous enregistrer. Appliquez les principes énumérés ci-dessus. Et ne perdez pas trop de temps à essayer d'obtenir une réponse; si le destinataire ne communique pas avec vous, sachez quand passer à autre chose ou adressez-vous à lui en personne.

Utiliser le courrier électronique pour gagner du temps

Le courrier électronique peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous savez l'utiliser efficacement. Et cela vaut pour l'envoi et la réception de messages.

Le courrier électronique est le mieux utilisé pour transmettre des messages exploitables qui sont correctement communiqués par écrit. Si vous tirez parti des avantages du courrier électronique et évitez les nombreux pièges qui font perdre du temps, il constitue un outil puissant..