Oubliez les gadgets Voici le meilleur moyen d'organiser votre boîte de réception Gmail

Les gadgets de la boîte de réception par courriel ne cessent de surgir. Premièrement, Google a introduit Priority Inbox et utilise maintenant des onglets de catégories. Dropbox a acheté Mailbox, qui transforme votre boîte de réception en une liste de tâches à faire. Microsoft Outlook.com a une fonctionnalité de balayage qui nettoie automatiquement votre boîte de réception.

Toutes ces tentatives visent à gérer votre boîte de réception pour vous. Ces astuces ne sont jamais aussi intelligentes que vous-même. Vous pouvez donc rendre votre courrier électronique beaucoup plus intelligent en jouant un rôle plus actif..

Nous allons utiliser Gmail ici, mais les principes devraient être les mêmes pour tous les clients de messagerie..

Utiliser une boîte de réception classique

Premièrement, nous allons nous débarrasser de la boîte de réception gimmicky que Gmail utilise aujourd'hui. Ces boîtes de réception ne définissent jamais parfaitement les catégories et les priorités. Ils vous obligent à consulter tous vos courriels pour vous assurer de ne rien manquer et vous encouragent à continuer à recevoir des courriels inutiles en les balayant sous le tapis..

Pour utiliser une boîte de réception plus classique dans Gmail, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée, puis sélectionnez Paramètres. Cliquez sur l'onglet Boîte de réception, cochez la case Type de boîte de réception et sélectionnez Unread first. Tous les onglets et les options prioritaires disparaîtront.

Se désabonner de l'email dont vous ne vous souciez pas

Lorsque les catégories et les priorités sont désactivées, tous vos courriels seront triés dans un grand tas. Tous ces e-mails et notifications inutiles sur les réseaux sociaux et les newsletters qui ne vous intéressent pas seront dans votre boîte de réception avec vos e-mails importants..

C’est bien. Au lieu de simplement balayer des courriels que vous ne voulez pas voir sous le tapis, vous devriez les empêcher d’arriver complètement..

Considérez le type de courriels que vous ne voulez pas voir. Les types courants de courriels inutiles incluent les notifications Facebook et Google+, les courriels promotionnels et les bulletins d'information auxquels vous vous êtes peut-être inscrit par inadvertance. Chaque fois qu'un email que vous ne voulez pas voir arriver, ouvrez-le et utilisez le lien Désinscription - vous le trouverez généralement tout en bas de l'email - pour vous désabonner de l'email et l'empêcher d'arriver à l'avenir..

(Notez que vous ne devez pas utiliser le lien Désinscription si un courrier électronique est un spam, car le polluposteur le considérera comme un signe que quelqu'un lit le courrier électronique et envoie encore plus de spam à votre façon. Cliquez sur le bouton Spam s'il s'agit d'un véritable spam. et cliquez sur Se désabonner s'il s'agit d'une organisation légitime.)

Bien sûr, le fait de vous désabonner est un peu plus laborieux à l’origine, mais cela rend votre courrier électronique beaucoup plus facile à gérer à long terme. À chaque fois qu'un courrier électronique qui vous tient à coeur arrive, utilisez le lien de désinscription et empêchez immédiatement l'envoi de nouveaux courriels..

Envoyez des courriels inutiles que vous ne pouvez pas désabonner de la corbeille

En vertu de la loi américaine (en particulier de la loi CAN-SPAM), il est en fait illégal pour une entreprise de ne pas fournir de lien de désinscription dans ses courriels afin que vous puissiez choisir de ne plus recevoir de courriels à l'avenir. Cependant, certaines entreprises n'ont pas reçu le mémo ou s'en moquent. Plutôt que d'engager des poursuites pour sortir de leurs listes de courrier électronique, vous pouvez simplement créer un filtre qui envoie tous les courriels qu'ils adressent à votre corbeille, sans avoir à les consulter..

Lorsque vous traitez avec un tel email dans Gmail, ouvrez-le, cliquez sur le lien Plus et sélectionnez Filtrer les messages comme ceux-ci. Réglez votre filtre pour bloquer les emails. Par exemple, si vous ne vous souciez pas de recevoir d'autres emails de cet expéditeur, vous pouvez filtrer en fonction de leur adresse email. Utilisez votre filtre pour envoyer tous ces emails à la corbeille.

Archiver automatiquement les courriels que vous ne voulez pas voir

Certains courriels sont importants, mais vous ne voudrez peut-être pas les voir. Par exemple, les magasins en ligne peuvent vous envoyer un accusé de réception chaque fois que vous achetez quelque chose. Il est bon d'avoir de tels reçus au cas où vous en auriez besoin, mais si vous achetez fréquemment des produits et que vous ne voulez jamais voir de tels courriels, vous voudrez peut-être les empêcher d'accéder à votre boîte de réception..

Cela s'applique à de nombreux types d'e-mails. Par exemple, PayPal vous envoie un e-mail «Nous transférons de l'argent vers votre banque» chaque fois que vous retirez de l'argent. Vous voudrez peut-être cet email pour vos archives, mais vous voudrez peut-être pas le voir dans votre boîte de réception.

Si vous archivez automatiquement de tels courriers électroniques dès leur arrivée, vous pouvez mettre ce processus sur pilote automatique. Ouvrez simplement un tel email, cliquez sur le bouton Plus dans Gmail, puis sélectionnez Filtrer les messages comme ceux-ci. Ajustez votre filtre pour englober les courriels que vous souhaitez capturer, probablement en fonction du sujet, s'il est toujours le même. Indiquez à Gmail d'archiver automatiquement les e-mails et de les marquer comme lus pour qu'ils ne vous dérangent pas.

Vous pouvez également demander à Gmail de leur attribuer automatiquement une étiquette, telle que "Archivés automatiquement" ou une étiquette plus spécifique. Cela vous permettra de retrouver rapidement les emails à l'avenir si vous en avez réellement besoin..

Configurer les étiquettes automatiques

Si vous avez suivi ce processus, vous auriez dû être en mesure de réduire le volume des emails entrants. Maintenant, nous vous aiderons à trier les emails qui vous intéressent.

Cette partie est facultative, mais elle peut être utile si vous recevez beaucoup d’e-mails, en particulier à des fins différentes. Par exemple, vous pouvez avoir combiné plusieurs comptes Gmail dans une boîte de réception et obtenir tous vos courriels personnels et professionnels au même endroit..

Essayez de créer des filtres qui trieront automatiquement votre courrier entrant en étiquettes spécifiques. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les courriels de votre banque obtiennent automatiquement une étiquette «Banque». Vous pouvez faire en sorte que les courriers électroniques personnels reçoivent une étiquette «Personnel» et que les courriers électroniques professionnels reçoivent une étiquette «Travail». Les reçus pour les produits achetés peuvent recevoir une étiquette «Reçus». Il n'est pas nécessaire de faire cette partie manuellement - configurez simplement Gmail pour qu'il trie automatiquement votre courrier électronique en catégories..

Code couleur toutes ces étiquettes et vous pouvez avoir votre client de messagerie catégoriser automatiquement vos e-mails et vous montrer d'un coup d'œil d'où ils viennent. Pour attribuer un code couleur à une étiquette dans Gmail, cliquez sur sa case de couleur dans le volet de gauche et sélectionnez une nouvelle couleur..

Avec un tel système d'étiquettes, vous pouvez même faire en sorte que l'application Gmail sous Android et les notifications par courrier électronique sur d'autres plates-formes vous avertissent uniquement lorsque de nouveaux messages arrivent dans des libellés importants, évitant ainsi une surcharge des notifications..

Si vous souhaitez mettre en surbrillance certains courriers électroniques (par exemple, les courriers électroniques de votre patron ou de votre conjoint), vous pouvez configurer un filtre pour que les messages de cet expéditeur soient automatiquement affichés en étoile dès leur arrivée. Vous pouvez sélectionner un type de boîte de réception «Premier en forme d'étoile» dans vos paramètres de boîte de réception Gmail, afin que ces courriels aussi importants soient automatiquement placés en haut de votre boîte de réception. Cela se produirait exactement selon votre configuration de Gmail - vous n’auriez pas à vous battre avec le système de priorité de la boîte de réception et à enseigner à Gmail ce qui est réellement important..

Ce n'est pas un processus où il faut tout faire pour oublier. Bien sûr, après avoir résilié votre courrier électronique ou mis en place un filtre, votre client de messagerie continuera à agir sur tous les courriers entrants - mais de nouveaux types de courriers électroniques seront toujours envoyés. Vous devrez prendre des mesures pour vous désabonner et les filtrer correctement, empêchant ainsi la désorganisation de votre boîte de réception..

Les astuces sur les courriers électroniques tentent d'automatiser ce processus: ils essaient de masquer automatiquement les courriers que vous ne voulez pas voir, soulignent ce qui est important et catégorisent votre courrier pour vous. Mais, avec un peu plus de travail en amont, vous pouvez configurer votre boîte de réception pour qu'elle fonctionne exactement comme vous le souhaitez, en éliminant le besoin de tous ces gadgets..