Comment choisir la quantité de courrier que Outlook télécharge sur votre ordinateur
Vous pensez peut-être qu'Outlook affichera tous vos messages (après tout, pourquoi ne le feriez-vous pas), mais par défaut, le client Outlook ne conserve que la dernière année de courrier électronique sur votre ordinateur. Tous vos messages existent toujours sur le serveur Microsoft Exchange, mais ils ne sont pas visibles sur Outlook. Voici pourquoi Microsoft définit cette valeur par défaut et comment la modifier si vous le souhaitez..
Remarque: Les informations suivantes couvrent toutes les versions d'Outlook de 2013 à 2019, y compris Outlook 365. Elles ne s'appliquent également que si vous vous connectez à un serveur Microsoft Exchange, y compris si vous vous connectez à Hotmail ou Outlook.com. Si vous vous connectez à un autre service, comme Gmail ou un serveur de messagerie personnel, vous pouvez configurer ces options, mais Outlook les ignorera..
Pourquoi Outlook ne montre-t-il pas tous mes messages??
Lorsque vous installez Microsoft Office, il vérifie la taille de votre disque pour vous assurer que vous disposez de suffisamment d'espace pour installer toutes les applications. Il utilise également cette vérification pour définir un paramètre dans Outlook qui détermine la quantité de courrier à télécharger sur votre ordinateur local, en fonction des tailles de disque suivantes:
- Inférieur ou égal à 32 Go: Outlook conserve un mois de courrier électronique sur votre système.
- Entre 32 et 64 Go (non inclus): Outlook conserve trois mois de courrier électronique.
- Égal ou supérieur à 64 Go: Outlook conserve 12 mois de courrier électronique.
C'est ce que Microsoft fait parce que le courrier occupe beaucoup d'espace sur votre disque dur. Si vous ne disposez que d'un petit disque dur, vous ne voudrez probablement pas utiliser une grande partie de celle-ci avec quelques gros fichiers que quelqu'un vous a envoyés il y a deux ans. Outlook télécharge toujours tous vos rendez-vous, contacts, tâches et tout le reste de votre calendrier. Cette limite n'affecte que votre courrier (et vos flux RSS).
Si votre compte de messagerie utilise un serveur Microsoft Exchange (Hotmail, Microsoft Live, O365 ou de nombreux systèmes de messagerie d'entreprise), ce paramètre déterminera la quantité de courrier téléchargée sur votre ordinateur. Si vous utilisez un autre fournisseur de messagerie, tel que Google ou Yahoo, Outlook ignore ce paramètre et télécharge tous vos messages..
Où se trouve mon courrier et comment y accéder?
La bonne nouvelle est que votre courrier n’est allé nulle part. il est toujours sur votre serveur de messagerie. (Si vous n’êtes pas sûr de ce qu’est un serveur de messagerie, la réponse courte est qu’il s’agit d’un ordinateur puissant doté d’un grand disque dur sur lequel votre fournisseur de messagerie stocke l’ensemble de votre courrier. Nous avons rédigé une réponse plus longue qui mérite d’être lue. .) Vous pouvez accéder à votre courrier à tout moment (tant que vous avez un accès Internet) via Outlook ou, selon votre version d'Outlook, via une interface Web..
Pour voir votre courrier dans Outlook, faites défiler vers le bas du dossier. S'il y a plus de courriels sur le serveur de messagerie, un message vous en informera..
Cliquez sur «Cliquez ici pour en savoir plus sur Microsoft Exchange» et Outlook téléchargera le reste de vos courriels sur votre ordinateur. Assurez-vous de disposer de suffisamment d'espace disque pour tous les télécharger!
Si vous disposez d'Office 365, vous pouvez également accéder à vos courriers électroniques via l'application Web Outlook. Parce que l'application Web est essentiellement une fenêtre sur Exchange Server, elle vous montrera tous vos courriels. Si vous utilisez Outlook au travail, votre personnel de support informatique devrait pouvoir vous aider à accéder à l'application Web Outlook. Si vous êtes chez vous, rendez-vous sur Office.com et connectez-vous là. Vous pouvez accéder à Outlook, ainsi qu'à toutes les autres applications Web auxquelles vous avez accès, une fois que vous êtes connecté..
Puis-je changer la valeur par défaut?
Oui, vous pouvez. Dans Outlook, allez dans Fichier> Paramètres du compte, puis sélectionnez "Paramètres du compte" dans le menu déroulant..
Dans la fenêtre Paramètres du compte, sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez modifier la valeur par défaut (vous n’avez probablement qu’un compte), puis cliquez sur le bouton «Modifier»..
Dans la fenêtre Changer de compte qui s'ouvre, vous verrez que «Utiliser le mode Exchange mis en cache» est activé. Vous doit laissez cette option activée, sinon aucun courrier ne sera téléchargé sur votre ordinateur. Déplacez le curseur «Courrier pour rester déconnecté» vers la période souhaitée..
Les options sont:
- Trois jours
- Une semaine
- Trois semaines
- Un mois
- Trois mois
- Six mois
- Un ans
- Deux ans
- Cinq ans
- Tout
Remarque: les options de trois jours, une semaine et deux semaines ne sont pas disponibles dans Office 2013, mais dans les versions ultérieures..
Choisissez «Tous» si vous souhaitez que Outlook télécharge tout votre courrier sur votre ordinateur ou choisissez la valeur qui vous convient. (Si vous ne pouvez pas modifier le curseur, il est possible que votre administrateur ait défini cette valeur volontairement et vous ait empêché de la modifier.)
Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur “Suivant” et Outlook vous avertit qu’il doit redémarrer.
Cliquez sur «OK», fermez la fenêtre Paramètres du compte, puis redémarrez Outlook. Selon la quantité de courrier à télécharger, Outlook peut mettre un certain temps à mettre à jour chaque dossier. Vous verrez un message au bas d'Outlook lors du téléchargement du courrier dans chaque dossier..
Et c'est tout; vous avez terminé. Outlook va maintenant télécharger tout votre courrier (ou le nombre de fois que vous avez choisi) à partir de maintenant.
