Comment composer et envoyer un courrier électronique dans Outlook 2013

Outlook est assez synonyme de courrier électronique. Par conséquent, au-delà de toutes ses autres fonctionnalités, vous voulez vous assurer que vous savez comment l'utiliser avec le courrier électronique aussi efficacement que possible..

Cela fait un certain temps déjà que nous abordons l'utilisation des aspects d'Outlook et les vétérinaires de bureau déjà au courant sont déjà au courant, mais les nouveaux utilisateurs, comme ceux qui doivent savoir comment utiliser Outlook dans un environnement de bureau, devront peut-être savoir comment utiliser Outlook. sur une base quotidienne. Cela dit, c’est une application de messagerie polyvalente et mature que les utilisateurs de Windows devraient avoir dans leur boîte à outils..

Comme il y a tant à apprendre, nous avons peu de temps à perdre. Commençons dès maintenant par comment composer et envoyer des messages, ainsi que toutes les options que vous pouvez modifier pour rendre Outlook plus utile et plus agréable..

Rédiger et envoyer rapidement un message

Si vous voulez ou devez comprendre les bases d’Outlook, nous avons rédigé un guide pratique pour les débutants. Nous vous recommandons de le lire si Outlook est tout à fait nouveau pour vous..

Sinon, dans la boîte de réception Outlook, vous pouvez cliquer sur le bouton «Nouvel email» ou utiliser «CTRL + N»..

La nouvelle fenêtre de message qui en résulte devrait être assez simple. Si vous avez déjà utilisé Microsoft Word ou un programme d'édition de texte similaire, les fonctions de texte de base vous sembleront sûrement familières..

À ce stade, vous préciseriez à qui vous envoyez votre message, composez votre message et cliquez sur le bouton «Envoyer». C’est très bien si vous ne faites que rédiger un message ponctuel et que vous avez terminé, mais c’est plus que cela..

Un rappel de contacts

Lorsque vous composez un nouvel e-mail, la première chose à faire est probablement d'entrer votre ou vos destinataires. Vous pouvez le faire en tapant simplement leur adresse e-mail ou vous pouvez cliquer sur «À…» et choisir des noms dans votre carnet d'adresses..

N'oubliez pas que si vous souhaitez sélectionner rapidement plusieurs adresses simultanément, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur chaque nom que vous souhaitez sélectionner, puis choisissez les options d'adressage suivantes: À et Cc (ou Cci). Lorsque vous avez sélectionné tous vos destinataires, cliquez sur «OK».

Si vous n'avez pas encore de carnet d'adresses, nous sommes là pour vous. Vous pouvez importer vos contacts dans Outlook à partir de votre compte Gmail ou d'un service de messagerie similaire..

Changer l'adresse de réponse

Supposons que vous ayez plusieurs comptes de messagerie associés à Outlook. Comment envoyez-vous des emails à partir de vos autres comptes?

Vous remarquerez que sur le bouton "De" il y a une petite flèche. Cliquez sur ce bouton pour afficher vos autres comptes dans une liste déroulante afin que vous puissiez choisir un autre compte de messagerie..

Vous pouvez également utiliser un compte de messagerie qui n'est pas associé à Outlook, par exemple si vous utilisez l'ordinateur de quelqu'un d'autre ou que vous utilisez votre ordinateur au travail et que vous souhaitez acheminer les réponses vers votre compte personnel..

Si vous faites cela, gardez quelques points à l’esprit. Tout d'abord, quel que soit le message que vous envoyez, il sera copié dans le dossier Messages envoyés. Par conséquent, n'envoyez rien de personnel à moins que vous n'ayez l'intention de le supprimer et de vider la Corbeille. De plus, si vous envoyez un message depuis votre travail, ils le stockeront probablement sur leur serveur de messagerie..

Signatures et papeterie

Vous connaissez peut-être déjà le concept de signatures ou vous pouvez même les utiliser vous-même. Fondamentalement, les signatures sont des morceaux de texte pré-composés spéciaux que vous pouvez ajouter à chaque message. Cela peut être vos coordonnées, des informations vitales sur un produit ou un événement que vous promouvez, ou tout simplement une citation profonde que vous aimez vraiment..

Dans cet exemple, nous allons apposer une signature détaillant les projets de vacances futurs. Nous apposerons cette signature sur tous les courriels provenant de notre compte professionnel, mais pas sur les réponses et les transferts..

À partir de là, jusqu'à ce que vous supprimiez la signature à l'aide de ces paramètres, votre avertissement de vacances s'affichera chaque fois que vous composerez un nouveau message électronique..

Stationnaire?

Les signatures sont assez faciles à comprendre, mais qu'en est-il de la papeterie? Tant que c'est juste là, allons-y et discutons-en. Comme avec les signatures, vous avez probablement déjà vu le courrier électronique stationnaire sous une forme ou une autre, mais en gros, il fonctionne comme suit: puisque vous envoyez un courrier électronique au format HTML, stationnaire vous permet simplement d'attribuer des arrière-plans, des styles de police différents et des couleurs. messages.

Vous voyez ici comment cela fonctionne. Nous avons sélectionné le thème "Bears" dans la liste, ce qui nous donne un fond avec des ours en peluche.

Bien sûr, si vous êtes au travail, vous voudrez peut-être éviter les messages contenant des ours en peluche, mais si vous voulez que vos messages se démarquent vraiment, vous pouvez utiliser la fonctionnalité fixe pour créer des résultats vraiment attrayants..

Répondre à et transférer des messages

Répondre aux messages et les transférer est simple et vous avez probablement déjà remarqué les outils de réponse du ruban..

Vous voyez la réponse, répondez à tous (utilisez avec prudence), et les options de transfert, qui s'expliquent assez bien, mais qu'en est-il des autres options??

Si vous cliquez sur «Réunion», vous pouvez demander une réunion lorsque vous répondez. vérifier toutes les options que vous obtenez lorsque vous faites cela.

Nous allons couvrir les réunions plus en détail dans un prochain article où nous discuterons des pouvoirs de calendrier d'Outlook.

Définition des options de réponse et de transfert

Ouvrons la réponse et transmettons les options pour un aperçu rapide. Vous pouvez modifier l'apparence des messages d'origine lorsque vous répondez ou que vous les transférez, de plusieurs manières. Si ces messages sont inclus en tant que pièces jointes ou pas du tout..

Vous pouvez également définir le mode d'ouverture des réponses et des transferts et indiquer si votre nom est précédé de votre nom..

Options de messagerie du reste d'Outlook

Il y a beaucoup d'autres choses qui se passent dans les options de messagerie, alors avant de vous laisser aujourd'hui, nous voulons passer un peu de temps à en parler.

Voici quelques éléments de base, tels que les options de l'éditeur permettant de modifier la composition des messages, les options d'orthographe et de correction automatique, ainsi que les options de signature et stationnaire, déjà abordés..

Par exemple, si vous cliquez sur «Options de l'éditeur…», vous allez découvrir toute une série de cases à cocher supplémentaires (divisées en deux catégories, Vérification et Avancées) pour parcourir.

En défilant vers le bas, il existe des options d'arrivée des messages pour sélectionner la manière dont Outlook vous alerte lorsque des messages arrivent dans votre boîte de réception..

De même que la manière dont Outlook marque les éléments comme lus lorsque vous utilisez le volet de lecture.

Vous pouvez décider de la fréquence à laquelle les messages sont automatiquement enregistrés, de l'endroit où ils sont enregistrés, etc..

Quand vous envoyez des messages, que se passe-t-il? Avec les options «Envoyer des messages», sélectionnez les niveaux d’importance et de sensibilité par défaut, la vérification automatique du nom, et quelques autres modifications minuscules mais distinctes que vous pouvez apporter à votre expérience utilisateur..

Si vous souhaitez suivre les messages, vous pouvez également apporter des modifications. Par exemple, c'est ici que vous pouvez activer les accusés de lecture, ce qui vous envoie une notification chaque fois que quelqu'un lit votre courrier électronique..

Enfin, nous trouvons quelques options pour changer le format de vos messages, que vous n'utiliserez probablement jamais..

Les options Autres présentent certaines fonctionnalités utiles, telles que l'affichage des options de collage (éventuellement gênantes) et la possibilité d'afficher les liens suivants et précédents dans les en-têtes de message lors de la lecture de plusieurs messages dans votre boîte de réception (probablement utile)..

Il existe également des options pour configurer la manière dont le programme effectue le nettoyage de la conversation, mais nous traiterons de cela ainsi que d'autres aspects de la gestion du courrier Outlook dans un article à venir..

Le courrier électronique fait partie intégrante d'Outlook. Il n'est donc pas étonnant qu'il existe de nombreuses façons de le configurer. Inutile de dire que lorsque vous apprenez à utiliser Outlook, vous vous retrouvez parfois dans les options pour modifier certains aspects de la mise en forme et du comportement du courrier électronique..

Nous n'avons pas fini d'explorer Outlook, nous avons encore beaucoup à vous montrer, comme la façon dont vous allez gérer l'envoi et la réception de pièces jointes, le calendrier, les tâches et bien plus encore. Pour le moment, toutefois, nous aimerions en savoir plus sur vous. Veuillez donc prendre un moment pour nous laisser un petit mot sur notre forum de discussion..