Comment déléguer votre compte Outlook à quelqu'un

Il est assez courant de partager votre calendrier dans Outlook et, dans de nombreuses entreprises, tous les calendriers Outlook sont visibles par défaut pour l'ensemble du bureau. Toutefois, vous pouvez donner à une personne un niveau de visibilité et de contrôle beaucoup plus élevé en déléguant votre compte afin qu’elle puisse créer et répondre aux réunions et aux courriels pour vous. Voyons voir comment ça fonctionne.

Pour déléguer votre boîte aux lettres à quelqu'un, cliquez sur Fichier> Paramètres du compte, puis sur la commande «Déléguer l'accès»..

Cela ouvre la fenêtre Délégués, qui sera vide la première fois que vous l'ouvrez. Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour configurer un délégué.

Cela ouvre la liste d'adresses globale (la liste de toutes les personnes de votre entreprise), vous permettant ainsi de choisir un délégué. (Vous ne pouvez pas déléguer votre compte à une personne extérieure à votre domaine de messagerie. Cela signifie que si votre adresse électronique est [email protected], vous ne pouvez déléguer votre boîte aux lettres qu'à une personne dont l'adresse électronique se termine par «@ mycompany.com. ”)

Sélectionnez la personne à qui vous déléguez, puis cliquez sur «OK» pour ouvrir les autorisations de délégué..

Les autorisations par défaut accordent au délégué délégué des droits sur votre calendrier et votre liste de tâches, mais ne leur accordez aucun accès à votre boîte de réception, vos contacts ou vos notes. Toutefois, vous pouvez modifier l'autorisation par défaut pour l'une de ces catégories. Les options sont:

• Aucun: Le délégué n'a pas d'accès.
• Critique: Le délégué peut lire des éléments, mais pas les éditer.
• Auteur: Le délégué peut lire et créer des éléments, ainsi que modifier et supprimer des éléments qu'il crée (tels que des demandes de réunion ou des tâches)..
• Éditeur: Le délégué peut faire tout ce qu'un auteur peut faire et peut également modifier et supprimer les éléments que vous avez créés..

Si vous souhaitez simplement que votre délégué gère votre calendrier (et les tâches pouvant être attribuées à d'autres personnes), les autorisations par défaut fonctionneront correctement. L'option «Le délégué reçoit des copies des messages relatifs à la réunion qui m'ont été envoyés» est activée. Le délégué n'a donc pas besoin d'accéder à votre boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses leur sont automatiquement envoyées lors de l'activation..

Votre délégué ne verra aucune réunion ni rendez-vous que vous avez créé et marqué comme privé; ils vont juste voir qu'il y a un rendez-vous privé. Si vous souhaitez qu'ils voient (et modifient) vos rendez-vous privés, activez l'option "Le délégué peut voir mes éléments privés"..

Enfin, il est généralement judicieux d'activer l'option «Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations», afin que le délégué sache qu'il est autorisé à accéder à votre boîte aux lettres..

Cliquez sur OK pour revenir au panneau Délégués. Les trois options en bas qui étaient grisées avant l'ajout d'un délégué sont maintenant disponibles..

Les demandes de rendez-vous d'option par défaut sont envoyées à vos délégués et une copie vous est envoyée pour les ouvrages de référence de la plupart des utilisateurs, mais utilisez l'une des autres options si vous le souhaitez..

Une fois que vous avez cliqué sur «OK», votre délégué est ajouté. Ils peuvent maintenant ajouter votre boîte aux lettres à leur profil Outlook et accéder à tout ce que vous leur avez laissé accéder..