Comment envoyer un courriel à votre professeur et obtenir une réponse rapide

Photo par uniinnsbruck

Les professeurs sont parmi les plus occupés. Ils doivent donner des conférences, tenir des heures de bureau, travailler avec des étudiants diplômés et leurs collègues, assister à des conférences et à d'autres événements publics et mener, publier et présenter des recherches. Mais même s'ils ont peu de temps, il existe des moyens de communiquer avec eux par courrier électronique et d'obtenir une réponse rapide afin que vous puissiez continuer à faire votre travail avec moins de revers..

Mettre un visage sur le nom

L'idéal est de rencontrer votre professeur en personne avant d'envoyer ce premier courrier électronique. Présentez-vous pendant la première semaine d'école. Informez votre professeur de vos intérêts, de vos questions ou de quelque chose d'autre qui vous est propre. Si vous montrez que vous vous souciez suffisamment de les connaître plus personnellement, vous les incitez à répondre rapidement à vos demandes. La meilleure impression que vous laissez, le mieux ils peuvent se souvenir de vous.

Lorsque vient le temps d'envoyer le premier courrier électronique contenant des questions sur un travail, votre professeur sera en mesure de mettre votre visage sur votre nom. Cela les aide à mettre votre courrier électronique en contexte. S'ils ont déjà réussi à communiquer avec vous dans le passé, ils seront plus disposés à communiquer à nouveau sans hésitation. Et peut-être qu'ils vont déjà croire que vous êtes un étudiant sérieux.

Utiliser une ligne d'objet détaillée

La ligne d'objet est essentielle pour obtenir une réponse rapide au courrier électronique. Tout d'abord, lorsque les utilisateurs reçoivent des courriers électroniques d'expéditeurs qu'ils ne connaissent pas, ils se tournent vers la ligne d'objet pour trouver des indices. En fonction de la ligne d'objet uniquement, ils peuvent supprimer les messages spammés ou tout simplement sans importance pour eux..

Maintenant, les professeurs sont obligés de répondre au courrier électronique de l'étudiant pour des questions administratives et relatives à la classe. Mais la ligne d'objet est toujours importante pour pouvoir joindre rapidement votre professeur. Créez une ligne d'objet de sorte que votre professeur l'ouvre et la lise immédiatement après l'avoir vue, au lieu de la classer pour une lecture ultérieure. (Le prochain objectif est de concevoir le courrier électronique de telle sorte que votre professeur réponde immédiatement après l'avoir lu, mais nous y reviendrons plus tard.)

Avant d’envoyer votre courrier électronique, précisez-le. Énoncez cet objectif aussi directement que possible dans la ligne d'objet.

Au lieu d'utiliser «J'aimerais m'inscrire à votre classe», précisez le nom de la classe et comment ils peuvent vous aider à vous inscrire:

Plus vous êtes précis, plus vous facilitez les choses pour votre professeur. Un titre très spécifique leur permet de savoir en un coup d'œil ce qu'on attend d'eux.

Soyez courtois et formel

Une fois que vous avez utilisé une bonne ligne d'objet, vous devez vous assurer que votre ouverture n'empêche pas votre professeur de lire le message en entier. Vous ne voulez pas dire "Hey" et ensuite continuer votre message. Cela donne un ton peu professionnel qui peut constituer un obstacle à une communication efficace. Vous voulez pécher par excès de courtoisie.

Rédigez votre message aussi poliment et respectueusement que possible, même si cela implique de permettre une certaine imprécision. Par exemple, supposons que vous suiviez un cours d'un collège communautaire cet été pour satisfaire aux exigences générales. Votre instructeur n’est pas techniquement professeur, mais vient de commencer à enseigner à temps partiel cette année..

Vous voulez toujours les appeler «Professeur» parce que c'est formel, poli et cela montre que vous avez hâte d'établir une bonne communication. Err du côté de la courtoisie jusqu'à ce que corrigé - lorsque votre instructeur insiste pour que vous appelez eux "M. Bob "ou" Joey. "

Voici d'autres façons de garder votre message courtois:

• Toujours signer avec votre nom - de préférence en premier et en dernier s'il y a beaucoup d'élèves dans la classe.
• Terminez avec une phrase ou une phrase qui démontre votre gratitude pour la lecture de votre message. Il peut s'agir d'une phrase avant de signer votre nom, par exemple: «J'apprécie votre consultation de ce professeur John.». Ou il peut simplement s'agir d'un «merci» suivi de votre nom..
• Restez sur le sujet; aller sur des tangentes indique que vous ne respectez pas vraiment leur temps, car ils ont probablement des centaines d'autres e-mails à contacter.
• Ne présumez pas qu'ils feront tout ce que vous demandez. Les professeurs doivent faire certaines choses aux étudiants, par exemple, vous donner la permission de suivre un cours si vous remplissez les conditions préalables. Mais même dans ce cas, ne supposez pas qu'ils feront tout ce que vous leur demandez. Vous ne voulez pas montrer un manque de respect ou leur donner une raison de reconsidérer comment et s'ils veulent vous aider. Alors, demandez poliment, en indiquant le moins possible d'hypothèses.

Utiliser des noms propres et des étiquettes

Comme déjà couvert, utilisez les étiquettes appropriées dans votre sujet et référez-vous à votre professeur avec courtoisie. Assurez-vous que les étiquettes, les chiffres, les dates et les heures sont corrects. Si vous ne connaissez pas l'heure d'une réunion ou si vous faites référence par erreur au mauvais test, votre professeur devra passer plus de temps à vérifier et éventuellement à vous contacter à nouveau par courrier électronique. Cela transforme une réponse potentiellement rapide à une conversation qui couvre plusieurs emails.

S'en tenir au point

Lorsque vous vous connectez à un courrier électronique ou que vous divulguez plus d'informations (personnelles) qu'il n'est nécessaire pour la tâche à accomplir, cela gaspille en fin de compte le précieux temps de lecture de votre professeur - ainsi que votre temps personnel. Rester sur ce point est l’un des moyens de réduire le temps consacré à l’envoi de courriels et de réduire le besoin d’écrire des courriels supplémentaires à des fins de clarification.

Supprimez les mots et les phrases inutiles, tels que «Je me demandais si» ou «Penses-tu que tu pourrais éventuellement…» Au lieu de cela, pose simplement la question. Il peut être intimidant d’être aussi franc avec votre professeur, mais avec la pratique, ce ne sera pas le cas longtemps. Parce que vous apprendrez à obtenir le point de manière professionnelle, et cela renforce la confiance.

Voici un exemple de message plus long à lire et plus distrayant dans sa forme la plus longue:

Comme vous pouvez le constater, la forme condensée transmet le message plus efficacement:

Soyez bref

Le garder court est semblable à rester sur le point. Idéalement, vous ne voulez pas plus de trois à quatre phrases dans un paragraphe. Et vous ne voulez pas surcharger un message avec trop de paragraphes. À moins que vous ne partagiez des commentaires ou une histoire personnelle qui aideront votre professeur à mieux vous connaître et à mieux comprendre comment il peut vous aider..

Faire une demande directe

Même si vous avez une excellente ligne de sujet, vous devez quand même faire un suivi dans le message lui-même. Vous le faites en rendant votre demande directe. Cela peut être plus clair si vous formulez la demande sous forme de question. Ou si vous utilisez l'ouvreur de "Please ... [request here]". Gardez à l'esprit que si vous envoyez un courrier électronique à votre professeur simplement pour obtenir son opinion sur un sujet, c'est toujours une demande, car vous lui demandez de prendre le temps de le partager. ce qu'ils savent.

Faites votre demande tellement claire que votre professeur n'aura pas de questions sur ce que vous leur demandez. Si vous pouvez accomplir cette étape importante, vous pouvez aider votre professeur à prendre des mesures immédiatement après avoir lu votre courrier électronique. Et non seulement vous obtiendrez une réponse rapide de leur part, mais vous entrerez aussi beaucoup plus tôt dans cette classe d’attente..

Suivre

Même si vous appliquez avec succès les principes ci-dessus en envoyant un courrier électronique à votre professeur et que vous n'obtenez pas une réponse rapide, il est possible que votre professeur ne soit pas encore parvenu à votre messagerie ou qu'il soit indisponible pendant un certain temps. Ne vous inquiétez pas des raisons, mais faites simplement un suivi courtois si vous ne les entendez pas depuis plus de deux jours. Chaque campus a des politiques ou des cultures différentes (même si elles ne sont pas écrites) pour ce qui est considéré comme une réponse opportune. Cela peut donc varier en fonction de votre établissement ou du contexte..

Appliquez les exemples de principes énumérés ci-dessus à votre courrier électronique de suivi. Si, pour une raison quelconque, vous ne réussissez toujours pas, un autre courrier électronique de suivi peut être approprié après trois ou quatre jours supplémentaires (encore une fois, en fonction de la situation). Ou il est peut-être temps de parler à votre professeur en personne. Si tel est le cas, assurez-vous de connaître le meilleur moyen de communiquer par courrier électronique..

Communiquer efficacement avec votre professeur au besoin améliore considérablement vos chances de réussir dans une classe donnée. Veillez à ce que la communication soit rapide, productive et fluide afin que vous puissiez rester concentré sur votre travail..