Comment filtrer quels éléments Outlook télécharge à partir d'Exchange

Si vous avez un espace disque limité ou une connexion Internet lente, vous voudrez peut-être limiter les éléments téléchargés par Outlook. Nous vous avons montré comment contrôler les éléments téléchargés par Outlook en fonction de leur âge, mais cela n’est pas très flexible. Il ne fonctionne également que sur les courriers électroniques de votre boîte aux lettres (et, pour Outlook 2016 et ultérieur, des boîtes aux lettres de délégué). Ainsi, si vous avez accès à des dossiers publics ou partagés, ou si vous avez beaucoup d'événements de calendrier et de tâches, vous avez besoin de une autre option. Avancer synchronisation de dossiers, qui vous permet de filtrer les choses que Outlook télécharge dossier par dossier.

Remarque: La synchronisation des dossiers fonctionne avec toutes les versions prises en charge du client Outlook lorsque vous êtes connecté à un serveur Microsoft Exchange, y compris Hotmail ou Outlook.com. Si vous vous connectez à un autre service, comme Gmail ou un serveur de messagerie personnel, vous pouvez configurer ces options mais Outlook peut les ignorer..

Vous pouvez accéder aux options de synchronisation d'un dossier en cliquant sur Dossier> Propriétés du dossier..

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le dossier dans le volet de navigation, puis cliquer sur la commande "Propriétés"..

Dans la fenêtre des propriétés du dossier, passez à l'onglet «Synchronisation»..

La bonne nouvelle est qu'il n'y a qu'une seule chose à faire sur cet onglet: créez votre filtre. Cliquez sur le bouton "Filtre" pour ouvrir la fenêtre Filtre et commencer..

La fenêtre Filtre vous permet de choisir la ou les conditions qu'un message doit remplir pour qu'Outlook le télécharge dans ce dossier. Tout courrier électronique ne répondant pas à ces conditions existe toujours sur le serveur et vous pouvez accéder à ces messages via l'application Web Outlook ou Outlook en ligne..

Chaque dossier peut avoir différents filtres de synchronisation. Par conséquent, si vous créez un filtre dans votre boîte de réception, cela n'affectera aucun autre dossier. Vous devez créer un filtre distinct pour chaque dossier. Il est donc tout à fait judicieux de l'utiliser pour des dossiers contenant beaucoup d'éléments..

À l'heure actuelle, ma boîte de réception regorge de courriels où j'ai été traité sur des sujets qui ne sont pas si importants. Nous allons donc créer un filtre qui ne synchronise que les courriers qui me sont envoyés et où je suis la seule personne du " À la ligne.

Pour ce faire, ajoutez un nom à la case «Envoyé à», cochez la case «Où je suis», puis sélectionnez «la seule personne sur la ligne À» dans le menu déroulant à droite.

Cliquez sur le bouton "OK", et un message d'avertissement apparaîtra.

Ce message signifie que tous les courriers électroniques correspondant à votre filtre seront téléchargés dans le dossier et que les courriers électroniques ne correspondant pas à votre filtre seront supprimés du dossier local. Les e-mails qui ne correspondent pas ne seront pas supprimés. Ils resteront disponibles dans l'application Web Outlook. Si vous modifiez ou supprimez votre filtre, Outlook peut les télécharger à nouveau..

Cliquez sur «OK» dans le message, puis sur «OK» dans la fenêtre des propriétés. Redémarrez Outlook et le filtre doit être appliqué immédiatement, même si la resynchronisation peut prendre un certain temps sur des dossiers contenant des milliers de courriels. Une fois votre filtre de messagerie synchronisé, vous pouvez compacter votre boîte aux lettres pour maximiser le gain d'espace..

Pour supprimer le filtre, retournez à la fenêtre Filtre et cliquez sur le bouton “Effacer tout”. Fermez les fenêtres ouvertes et redémarrez Outlook pour appliquer les modifications..

Cet outil de synchronisation est idéal pour les boîtes aux lettres partagées pour lesquelles vous souhaitez uniquement voir les courriers électroniques envoyés à vous ou à votre équipe. Vous pouvez également l'utiliser pour ne plus afficher les courriers électroniques ou les événements de calendrier dépassant un certain âge, filtrer les pièces jointes volumineuses, arrêter de synchroniser les courriers électroniques d'adresses particulières, etc. Les critères de filtrage sont nombreux et variés. Par conséquent, si vous souhaitez filtrer des courriers électroniques particuliers, vous devriez pouvoir trouver une combinaison de critères de filtrage vous permettant de le faire..