Comment obtenir des notifications Outlook pour les courriels importants uniquement

Microsoft pensait qu'ils étaient utiles lorsqu'ils configuraient les notifications pour les nouveaux courriels. Cependant, un flot constant de notifications peut également perturber votre pensée. Vous pouvez désactiver complètement les notifications, ou mieux encore, vous pouvez configurer Outlook pour qu'il ne vous avertisse que des courriels importants..

Comment créer une règle simple

Si vous devez être attentif à certaines personnes, telles que les clients, votre supérieur hiérarchique ou les membres de votre famille, vous pouvez utiliser Règles dans Outlook pour recevoir des notifications relatives à certains messages uniquement. Voici comment configurer une règle qui affiche uniquement les notifications par courrier électronique d'un expéditeur donné..

Le moyen le plus simple de configurer cette règle consiste à rechercher un courrier électronique de cette personne. Pour cet exemple, je vais mettre en place une règle pour me prévenir lorsque je reçois un courrier électronique de mon patron, car les courriers électroniques de votre patron sont toujours importants, n'est-ce pas? Alors, je clique avec le bouton droit de la souris sur l'email de Whitson Gordon, rédacteur en chef de How-To Geek, et sélectionnez "Règles" puis "Créer une règle" dans le menu contextuel..

Dans la boîte de dialogue «Créer une règle», sélectionnez les conditions pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications concernant les nouveaux messages. Je souhaite recevoir des notifications immédiates sur les courriels que je reçois de Whitson. Je coche donc la première case..

Je coche également la case «Envoyé à» et m'assure que mon nom est sélectionné dans la liste déroulante. Je vais donc recevoir des notifications pour les courriels que Whitson m'a envoyés directement. Si vous ne souhaitez pas être averti des e-mails dont vous êtes client ou de l'un de plusieurs destinataires, sélectionnez «Moi seulement» dans la liste déroulante «Envoyé à». Cliquez sur "OK" une fois que vous avez fait vos choix.

Une boîte de dialogue «Réussite» s’affiche avec l’option «Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans le dossier actuel». Cliquez sur OK". Je veux savoir quels courriels sont dans ma boîte de réception de Whitson, alors je coche la case.

La boîte de dialogue "New Mail Alerts" (Nouvelles alertes par courrier électronique) apparaît. Elle requiert une action immédiate. Je n'ai actuellement qu'un seul email de Whitson dans ma boîte de réception, c'est donc le seul répertorié dans cette boîte de dialogue. Cependant, s’il y avait plus d’emails de Whitson, ils seraient tous listés ici. Si vous souhaitez afficher un courrier électronique directement à partir de cette boîte de dialogue, sélectionnez le courrier électronique à afficher, puis cliquez sur «Ouvrir un élément». Cliquez sur «Fermer» pour fermer la boîte de dialogue..

La boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier électronique" reste ouverte jusqu'à ce que vous cliquiez sur "Fermer", même si vous ouvrez un message électronique à partir de la boîte de dialogue, puis fermez le message..

Comment créer des règles plus avancées

Lors de la création de règles, vous pouvez sélectionner des options supplémentaires plus spécifiques que celles disponibles dans la boîte de dialogue principale "Créer une règle". Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue «Créer une règle», comme décrit précédemment dans cet article. Puis cliquez sur "Options avancées".

Le premier écran de la boîte de dialogue «Assistant de règles» affiche une liste de conditions détaillées à vérifier. Cochez les cases correspondant aux conditions que vous souhaitez vérifier pour les notifications par courrier électronique. Je souhaite recevoir des notifications lorsque je reçois uniquement des courriers électroniques de Whitson. Je sélectionne donc ces conditions..

Les textes soulignés en bleu sont des liens sur lesquels vous cliquez pour spécifier la ou les valeurs à vérifier dans cette condition. Une fois cette condition sélectionnée, cliquez sur le lien bleu correspondant à cette condition dans la zone «Étape 2» pour modifier les valeurs..

Une fois que vous avez sélectionné les conditions que vous souhaitez vérifier, cliquez sur «Suivant»..

Maintenant, sélectionnez les options pour indiquer ce qui doit être fait avec un message que vous recevez qui correspond aux conditions sélectionnées. Vous pouvez, par exemple, déplacer le message dans un dossier spécifique, le transférer à une ou plusieurs personnes, répondre à l'aide d'un modèle ou le marquer comme lu. Je souhaite recevoir une alerte de bureau lorsque je reçois un courrier électronique de Whitson. Je sélectionne donc la dernière option de la liste, "afficher une alerte de bureau". Une fois que vous avez sélectionné ce que vous voulez faire avec le message, cliquez sur «Suivant»..

L'écran suivant propose des options permettant de définir des exceptions à la règle, par exemple si vous ne souhaitez pas recevoir de notification si le message est une invitation à une réunion ou une mise à jour. Choisissez les exceptions que vous souhaitez appliquer à votre règle et cliquez sur “Suivant”. Je ne veux aucune exception, je clique donc simplement sur «Suivant» pour passer cet écran..

Le dernier écran vous permet de spécifier un nom pour la règle et de configurer certaines de ses options, notamment l’option «Activer cette règle» immédiatement. Si vous souhaitez exécuter la règle immédiatement sur les messages déjà dans la boîte de réception, sélectionnez l'option "Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans" Boîte de réception ""..

Passez en revue la description de la règle sous «Étape 3» et cliquez sur «Terminer» lorsque vous avez terminé..

Désormais, lorsque je reçois un courrier électronique de Whitson, une alerte sur le bureau apparaît sur le bureau Windows. Notez que cela diffère de la boîte de dialogue «New Mail Alerts» (Nouvelles alertes par courrier électronique). Il s'agit plutôt d'une notification Windows native. Si vous préférez ce style de notification, vous devrez passer par «Options avancées» pour chaque règle créée »..

Comment éditer vos règles

Modifier, supprimer ou même désactiver temporairement vos règles est facile. Je souhaite modifier ma règle pour afficher la boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier" plutôt qu'une "Alerte sur le bureau". Pour ce faire, je clique sur l'onglet "Accueil".

Cliquez sur le bouton «Règles» dans la section «Déplacer» et sélectionnez «Gérer les règles et les alertes» dans le menu déroulant..

La boîte de dialogue «Règles et alertes» s’affiche. Dans l'onglet «Règles de messagerie», cliquez sur «Modifier la règle», puis sélectionnez «Modifier les paramètres de la règle» dans le menu déroulant..

Comme indiqué précédemment, le premier écran de «l'Assistant de gestion des règles» affiche une liste de conditions que vous pouvez rechercher pour les e-mails entrants. Les sélections que j'ai effectuées lors de la configuration initiale de la règle s'affichent en haut de la liste et la description avec les paramètres actuels s'affiche dans la zone sous «Étape 2». Je ne veux pas changer les conditions, alors je clique sur «Suivant». Si vous souhaitez modifier les conditions de votre règle, apportez vos modifications, puis cliquez sur «Suivant»..

Sur l'écran énumérant les actions à entreprendre sur les courriers électroniques entrants (en fonction des conditions), je désactive l'option «afficher une alerte sur le bureau», qui s'affiche en haut de la liste, puis cliquez sur «Suivant»..

Supposons que vous souhaitiez afficher à la place la boîte de dialogue «Nouvelles alertes de courrier électronique», plus détaillée. Faites défiler la liste des actions vers le bas et cochez la case «afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte d'élément». Pour personnaliser le message qui s'affiche dans la boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier électronique", cliquez sur le lien "un message spécifique" dans la zone sous "Étape 2"..

Dans la boîte de dialogue "Message d'alerte", entrez un message à afficher dans la boîte de dialogue "Alertes par courrier électronique" et cliquez sur "OK"..

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des exceptions, cliquez sur “Suivant” pour accéder à la liste des exceptions et apporter vos modifications. Pour modifier le nom de la règle ou d'autres options sur le dernier écran de «l'Assistant de gestion de règles», cliquez à nouveau sur «Suivant» dans l'écran des exceptions. Je ne veux rien changer d'autre, alors je clique sur «Terminer» sur l'écran des actions pour accepter mes modifications et fermer «Assistant de règles»..

Vous revenez à la boîte de dialogue «Règles et alertes». Cliquez sur "OK" pour le fermer. Pour exécuter la règle immédiatement, cliquez sur «Exécuter les règles maintenant» en haut de l'onglet «Règles de messagerie»..

Dans la boîte de dialogue "Exécuter les règles maintenant", dans la zone "Sélectionner les règles à exécuter", cochez la case correspondant à la règle que vous souhaitez exécuter, puis cliquez sur "Exécuter maintenant"..

REMARQUE: Une fois que vous avez exécuté la règle, la boîte de dialogue «Exécuter les règles maintenant» ne se ferme pas automatiquement. Vous devez cliquer sur «Fermer» pour le fermer. La boîte de dialogue «Règles et alertes» ne se ferme pas automatiquement non plus. Cliquez sur «OK» pour la fermer..

La boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier" s'affiche avec votre message personnalisé en haut..

La fonctionnalité Règles dans Outlook fournit de nombreuses options pour gérer automatiquement vos messages électroniques. Vous pouvez déplacer des messages spécifiques dans des dossiers spécifiques, effectuer des actions sur des courriers électroniques avec un certain texte dans la ligne d'objet ou même supprimer des messages automatiquement en fonction de certaines conditions. Les règles Outlook peuvent sembler écrasantes au début en raison de toutes les options disponibles. Cependant, si vous savez comment gérer certains messages électroniques, il n'est pas difficile de créer et de gérer vos propres règles..