Comment lier ou incorporer une feuille de calcul Excel dans une présentation PowerPoint
Parfois, vous souhaitez inclure les données d'une feuille de calcul Excel dans une présentation Microsoft PowerPoint. Il existe deux façons de procéder, selon que vous souhaitiez ou non maintenir une connexion avec la feuille Excel source. Nous allons jeter un coup d'oeil.
Quelle est la différence entre la liaison et l'incorporation?
Vous avez en fait trois options pour inclure une feuille de calcul dans une présentation PowerPoint. La première consiste simplement à copier ces données de la feuille de calcul, puis à les coller dans le document cible. Cela fonctionne bien, mais il ne fait que convertir les données en un simple tableau dans PowerPoint. Vous pouvez utiliser les outils de mise en forme de tableau de base de PowerPoint, mais vous ne pouvez utiliser aucune des fonctionnalités d'Excel après la conversion..
Bien que cela puisse être utile parfois, vos deux autres options, lier et incorporer, sont beaucoup plus puissantes et nous allons vous montrer comment faire dans cet article. Les deux sont assez similaires, en ce sens que vous finissez par insérer une feuille de calcul Excel dans votre présentation cible. Cela ressemblera à une feuille Excel et vous pourrez utiliser les outils d'Excel pour la manipuler. La différence réside dans la manière dont ces deux options traitent leur connexion à cette feuille de calcul Excel originale:
- Si vous lien une feuille de calcul Excel dans une présentation, la présentation cible et la feuille Excel d'origine maintiennent une connexion. Si vous mettez à jour le fichier Excel, ces mises à jour sont automatiquement reflétées dans la présentation cible..
- Si vous intégrer une feuille de calcul Excel dans une présentation, cette connexion est rompue. La mise à jour de la feuille Excel d'origine ne met pas automatiquement à jour les données de la présentation cible..
Il y a bien sûr des avantages aux deux méthodes. La liaison d'un document (autre que le maintien de la connexion) présente l'avantage de limiter la taille du fichier de votre présentation PowerPoint, car les données sont encore principalement stockées dans la feuille Excel et uniquement affichées dans PowerPoint. Un inconvénient est que le fichier de feuille de calcul d'origine doit rester au même endroit. Si ce n'est pas le cas, vous devrez le lier à nouveau. Et comme il se base sur le lien vers la feuille de calcul d'origine, il n'est pas très utile de distribuer la présentation à des personnes qui n'ont pas accès à cet emplacement..
En revanche, l’incorporation de ces données augmente la taille de la présentation, car toutes ces données Excel sont en réalité incorporées dans le fichier PowerPoint. L’intégration présente toutefois certains avantages. Par exemple, si vous distribuez cette présentation à des personnes qui n’ont peut-être pas accès à la feuille Excel originale, ou si la présentation doit montrer cette feuille Excel à un moment donné (au lieu de la mettre à jour), incorporer la connexion à la feuille d'origine) a plus de sens.
Dans cet esprit, voyons comment lier et incorporer une feuille Excel à Microsoft PowerPoint..
Comment lier ou incorporer une feuille de calcul Excel dans Microsoft PowerPoint
Lier ou incorporer une feuille de calcul Excel à une présentation PowerPoint est en réalité assez simple et le processus de création de l'une ou de l'autre est presque identique. Commencez par ouvrir simultanément la feuille de calcul Excel et la présentation PowerPoint que vous souhaitez modifier..
Dans Excel, sélectionnez les cellules que vous souhaitez lier ou incorporer. Si vous souhaitez lier ou incorporer l'intégralité de la feuille de calcul, cliquez sur la case située à la jonction des lignes et des colonnes dans le coin supérieur gauche pour sélectionner l'intégralité de la feuille..
Copiez ces cellules en appuyant sur CTRL + C sous Windows ou sur Commande + C sous macOS. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une cellule sélectionnée, puis choisir l’option «Copier» dans le menu contextuel..
Maintenant, passez à votre présentation PowerPoint et cliquez pour placer le point d'insertion à l'endroit où vous souhaitez que le contenu lié ou incorporé aille. Sous l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur la flèche vers le bas située sous le bouton “Coller”, puis choisissez la commande “Coller spécial” dans le menu déroulant..
Cela ouvre la fenêtre Collage spécial. Et c'est ici que vous trouverez la seule fonctionnalité différente dans les processus de création de liens ou d'intégration de fichiers..
Si tu veux intégrer Dans votre feuille de calcul, choisissez l’option “Coller” à gauche. Si tu veux lien Dans votre feuille de calcul, choisissez plutôt l’option «Coller avec liaison». Sérieusement, c'est tout. Ce processus est par ailleurs identique.
Quelle que soit l'option choisie, vous sélectionnerez ensuite «Objet feuille de calcul Microsoft Excel» dans la zone de droite, puis cliquez sur le bouton «OK»..
Et vous verrez votre feuille Excel (ou les cellules que vous avez sélectionnées) dans votre présentation PowerPoint.
Si vous lié les données Excel, vous ne pouvez pas les modifier directement dans PowerPoint, mais vous pouvez double-cliquer n'importe où dessus pour ouvrir le fichier de feuille de calcul d'origine. Et toutes les mises à jour que vous apportez à cette feuille de calcul originale sont alors reflétées dans votre présentation PowerPoint.
Si vous intégré les données Excel, vous pouvez les modifier directement dans PowerPoint. Double-cliquez n'importe où dans la feuille de calcul et vous resterez dans la même fenêtre PowerPoint, mais le ruban PowerPoint sera remplacé par le ruban Excel et vous pourrez accéder à toutes les fonctionnalités d'Excel. C'est plutôt cool.
Et lorsque vous souhaitez arrêter de modifier la feuille de calcul et revenir à vos contrôles PowerPoint, il vous suffit de cliquer n'importe où en dehors de la feuille de calcul..
