Comment enregistrer des macros et automatiser des tâches fastidieuses dans Microsoft Word

Les macros sont des éléments de base de la programmation qui vous permettent d'appuyer sur un bouton rapide ou sur un raccourci clavier pour déclencher une action préenregistrée. Voici comment en créer facilement dans Word.

Qu'est-ce qu'une macro??

Une macro n'est en réalité qu'un enregistrement d'une série de pressions sur des boutons, de clics et de frappe. Lorsque vous enregistrez une macro, vous frappez simplement l'enregistrement, suivez les étapes que vous souhaitez automatiser, arrêtez l'enregistrement, laissez Word créer la programmation pour vous, puis affectez la macro à un bouton ou à un raccourci clavier. Chaque fois que vous souhaitez effectuer cette série d'actions dans le futur, il vous suffit d'activer la macro.

Vous pouvez utiliser des macros pour toutes sortes de choses. Honnêtement, les possibilités sont quasiment illimitées. Par exemple, vous pouvez configurer une macro qui crée un nouveau pied de page avec les informations de votre entreprise, formate le texte à votre guise et insère même des numéros de page. Alors, pourquoi ne pas simplement faire cela en utilisant un modèle avec du texte passe-partout? Bien, vous pouvez. Mais que se passe-t-il quand vous avez un document existant auquel vous voulez ajouter ce genre de choses??

Vous pouvez également créer des macros pour insérer des tableaux déjà formatés d’une taille spécifique, rechercher un style de paragraphe spécifique ou simplement insérer du texte..

Nous allons utiliser l'exemple très élémentaire d'insertion de texte pour vous expliquer comment enregistrer une macro. Mais utilisez votre imagination et expérimentez. Vous serez surpris de voir combien vous pouvez faire avec eux.

Comment enregistrer une macro

Commencez par créer un nouveau document Word vierge dans lequel vous pourrez travailler. Vous pourrez enregistrer vos macros dans une base de données à l’échelle du système. Il n’est donc pas nécessaire d’en créer de nouveaux pour chaque document sur lequel vous travaillez. Dans le document vierge, passez à l'onglet "Affichage" du ruban, cliquez sur le menu déroulant "Macros", puis sur la commande "Enregistrer une macro"..

Ensuite, donnez à votre macro un nom approprié et saisissez une brève description. C'est une étape importante, surtout si vous envisagez de créer beaucoup de macros. Pour notre exemple, nous allons créer une sorte d’insertion de texte rigolote portant le nom suivant: «Lwaxana Troi, fille de la cinquième maison, titulaire du calice sacré de Rixx, héritière des Anneaux sacrés de Betazed». ne voudrait pas taper encore et encore si c'était notre titre complet.

Choisissez d’affecter votre macro à un bouton ou à un raccourci clavier. Et enfin, choisissez où stocker votre macro. La valeur par défaut consiste à le stocker dans le modèle maître de Word (un fichier nommé Normal.dotm) afin que vous puissiez l'utiliser dans tous vos documents. Mais vous pouvez également le stocker uniquement dans le document actuel si vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton "OK" lorsque vous avez terminé.

Par souci d'explication, nous allons vous montrer le processus de création du bouton et du clavier. Et notez que vous pouvez toujours cliquer sur le bouton de menu «Macros» et éditer ces paramètres ultérieurement si vous souhaitez les modifier..

Si vous choisissez l’option «Bouton», un écran vous permettant de choisir où stocker le nouveau bouton s’affiche. La valeur par défaut est de le placer sur la barre d’accès rapide. Cliquez sur le nom de la macro dans la colonne de gauche, puis cliquez sur le bouton “Ajouter” pour ajouter la macro à la liste des boutons de la barre d'outils affichée à droite. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton “OK”.

Si vous affectez votre macro à un raccourci clavier, l’écran ci-dessous apparaîtra à la place. Assurez-vous que le nom de la macro est sélectionné dans le volet «Commandes», cliquez dans la case «Press New Shortcut Key» (Appuyer sur une nouvelle touche de raccourci), puis appuyez sur la liste déroulante du clavier que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez choisir presque n'importe quelle combinaison de touches Ctrl, Alt, Shift et toute autre clé primaire, mais gardez à l'esprit que vous en aurez besoin d'une qui n'est pas déjà affectée à un raccourci Word ou Windows / macOS..

Pour notre jokey Star Trek macro, nous allons tenir Ctrl, puis appuyez sur L, lâchez le L, et puis appuyez sur T-all sans relâcher Ctrl. Le raccourci obtenu est exprimé par «Ctrl + L, T.». Cette extension à plusieurs lettres est un moyen d’éviter les conflits avec les raccourcis par défaut courants. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton “Attribuer”, puis sur le bouton “Fermer”..

Maintenant, vous êtes replacé dans l'interface d'écriture principale de Word. Le programme est en mode enregistrement, alors effectuez toutes les actions que vous aimez. Vous pouvez cliquer sur des boutons, ouvrir des menus, insérer des objets - vous le nommez. Word surveille et enregistre tout ce que vous faites en tant que macro. Et ne vous inquiétez pas pour prendre votre temps. Word ne duplique pas vraiment ces actions à la vitesse à laquelle vous les exécutez. Au lieu de cela, il prend les actions que vous faites et crée un script pour les exécuter.

Pour notre exemple, nous ne faisons que répéter notre nom et titre plutôt ringard:

Lors de la création de votre macro, vous pouvez cliquer sur le bouton "Suspendre l'enregistrement" si vous devez ajuster quelque chose ou créer des notes rapides. Cliquez sur le bouton «Resume recorder» pour continuer à travailler sur votre macro..

Lorsque vous avez terminé, ouvrez à nouveau le menu déroulant «Macros», puis cliquez sur la commande «Arrêter l'enregistrement»..

C'est tout. Word crée une macro à partir de votre enregistrement et l'enregistre sous forme de bouton ou de raccourci clavier (quelle que soit votre décision)..

Pour exécuter la macro, cliquez sur le bouton que vous avez attribué ou sur le raccourci clavier que vous avez défini. Si vous avez choisi l'option du bouton, vous verrez votre bouton de macro dans la «Barre d'outils Accès rapide» tout en haut de la fenêtre..

De toute évidence, ceci est un exemple très simple que nous vous avons donné. Vous pouvez utiliser Word pour créer des macros très sophistiquées. Les utilisateurs avancés peuvent même programmer manuellement les leurs (ou modifier manuellement leurs macros enregistrées). Mais ce guide devrait au moins vous aider à créer des macros de base.

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