Comment limiter la saisie de données dans Excel avec la validation de données

Si vous utilisez des feuilles de calcul Excel pour collecter des données auprès d'autres personnes, mais constatez qu'elles remplissent souvent vos cellules soigneusement planifiées avec le mauvais type d'informations, la validation des données peut vous aider..

Cet outil vous permet de limiter des cellules spécifiques pour autoriser uniquement les données correctement formatées. Si quelqu'un saisit quelque chose qui n'est pas supposé être là-bas, par exemple «déjeuner à l'aéroport» au lieu de «15,68 $» dans un rapport de dépenses, Excel refuse l'entrée jusqu'à ce que tout soit correct. Considérez cela comme un moyen passif-agressif de vous assurer que les gens ne perdent pas votre temps.

À titre d’exemple, voici la feuille de calcul du rapport de dépenses de base pour How-To Geek. Supposons que nous voulions nous assurer que les utilisateurs n'entrent que des valeurs numériques au format monétaire (c'est-à-dire quelques chiffres, suivis d'un point décimal, suivis de deux autres chiffres) dans certaines cellules..

Tout d'abord, sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez restreindre.

Basculez sur l'onglet «Données» du ruban, puis cliquez sur le bouton «Validation des données». Si votre fenêtre n'est pas en taille réelle et que vous ne pouvez pas voir les étiquettes, c'est l'icône avec deux cases horizontales, une coche verte et un cercle rouge barré.

Dans la fenêtre de validation des données, sous l'onglet «Paramètres», cliquez sur le menu déroulant «Autoriser». Ici, vous pouvez définir un type d’entrée spécifique pour tenir compte des cellules sélectionnées. Pour notre rapport de dépenses, nous allons insister pour que les utilisateurs insèrent un nombre avec deux valeurs décimales. Nous allons donc sélectionner l'option «Décimal». Vous pouvez également sélectionner d'autres critères, par exemple vous assurer qu'une cellule contient du texte, une heure ou une date, un texte d'une longueur spécifique ou même votre propre validation personnalisée..

Quel que soit le type de données sélectionné dans la liste déroulante "Autoriser", les options disponibles dans le reste de l'onglet "Paramètres" sont modifiées. Puisque nous voulons une valeur numérique correspondant à la devise, nous définissons le menu déroulant «Données» sur le paramètre «Entre». Ensuite, nous configurons une valeur minimale de 0,00 et une valeur maximale de 10 000,00, ce qui est largement suffisant pour couvrir nos besoins..

Pour le tester, cliquez sur «OK» pour appliquer les paramètres de validation, puis essayez de définir une valeur incorrecte. Par exemple, si vous tapez «crêpes» pour la valeur du petit-déjeuner au lieu du coût du repas, nous obtiendrons un message d'erreur..

Bien que cela empêche les utilisateurs de ne saisir que le type de données approprié, cela ne leur donne aucun retour sur le type de données requis. Alors, mettons cela en place aussi.

Revenez à la fenêtre de validation des données (Données> Validation des données sur le ruban). Vous avez deux options ici (et vous pouvez les utiliser si vous le souhaitez). Vous pouvez utiliser l'onglet «Message d'entrée» pour qu'une info-bulle contextuelle indique aux utilisateurs le type de données que vous souhaitez chaque fois qu'ils sélectionnent une cellule pour laquelle la validation des données est activée. Vous pouvez également utiliser l'onglet «Alerte d'erreur» pour personnaliser l'erreur qu'ils voient lorsqu'ils saisissent un type de données incorrect..

Commençons par l'onglet «Message d'entrée». Ici, assurez-vous que l'option «Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée» est activée. Ensuite, donnez à votre info-bulle d’entrée un titre et du texte. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il suffit de cliquer dans l'une des cellules pour faire apparaître le message permettant aux gens de savoir ce qui est attendu.

Dans l'onglet «Alerte d'erreur», vous pouvez personnaliser le message d'erreur que les personnes voient lorsqu'elles entrent dans le mauvais type de données. Assurez-vous que l'option «Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides» est activée. Choisissez un style pour votre message d'erreur dans le menu déroulant "Style". Vous pouvez choisir un Stop (le cercle rouge avec le X), un Warning (un triangle jaune avec un point d'exclamation) ou une Information (un cercle bleu avec un «i» minuscule), selon la force avec laquelle vous voulez que le message soit transmis..

Tapez un titre pour votre message, le texte du message lui-même, puis appuyez sur "OK" pour finir.

Maintenant, si quelqu'un essaie de saisir des données incorrectes, ce message d'erreur est un peu plus utile (ou sarcastique, si vous préférez).

Configurer la validation des données est un peu fastidieux, mais vous pourrez gagner beaucoup de temps par la suite si vous utilisez des feuilles de calcul pour collecter des données auprès d’autres personnes. C'est même utile pour prévenir vos propres erreurs. Et cela est d'autant plus vrai si vous avez configuré des formules ou tout type de tâches d'automatisation qui reposent sur ces données..