Comment enregistrer des courriels (et autres éléments) en tant que fichiers dans Microsoft Outlook

Vous pouvez enregistrer vos courriels, vos contacts et vos rendez-vous Outlook sous forme de fichiers individuels. L'enregistrement de ces éléments peut vous aider à y accéder plus rapidement et plus facilement. C'est un moyen pratique de sauvegarder ou de partager certains messages, ou simplement de les rendre facilement accessibles..

Comment enregistrer un message électronique en tant que fichier

Voyons d’abord comment enregistrer des messages sous forme de fichiers dans Outlook. Cela peut être utile si vous souhaitez une copie de sauvegarde du courrier électronique sur votre ordinateur (ou une copie sur un autre ordinateur), ou si vous souhaitez utiliser le message comme modèle pour des messages ultérieurs ultérieurement..

Commencez par ouvrir le message que vous souhaitez enregistrer. Dans la fenêtre de courrier électronique, cliquez sur le menu «Fichier» du ruban..

Sélectionnez la commande "Enregistrer sous".

Dans le menu «Enregistrer sous», accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis tapez un nom pour le fichier. Par défaut, Outlook le nomme avec l’objet du message, mais vous pouvez le changer comme vous le souhaitez..

Vous pouvez également enregistrer un message sous différents types de fichiers à l'aide du menu déroulant «Enregistrer sous le type». La valeur par défaut est le format de message Outlook. Si vous choisissez cela, vous pouvez simplement double-cliquer sur le fichier pour l'ouvrir à nouveau dans Outlook. Mais vous pouvez également choisir parmi quelques autres options:

Texte seulement: Lorsque vous enregistrez votre message sous forme de fichier texte uniquement, vous enregistrez uniquement les mots, pas le formatage ni les images.
Modèle Outlook: Enregistrer votre message en tant que modèle Outlook signifie que vous pouvez appliquer la mise en forme à vos prochains courriels. Lorsque vous ouvrez le fichier, Outlook crée un nouveau message avec le contenu du fichier que vous pouvez ensuite adresser et envoyer en cours de route..
HTML: Enregistrer votre message sous forme de document HTML signifie que vous enregistrez votre courrier électronique pour le visualiser dans une page Web. Vous pourrez ouvrir le message dans n’importe quel navigateur Web.
MHT: Un fichier MHT est un fichier d’archive de page Web. Comme un fichier HTML, il est conçu pour être visualisé dans un navigateur Web. Contrairement à un fichier MHT, un fichier HTML enregistre tout le texte, le code, les images et les autres supports dans un seul fichier..

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Et votre message est maintenant enregistré dans un fichier.

Comment enregistrer un message électronique au format PDF

Vous pouvez également enregistrer votre courrier électronique au format PDF à l'aide de l'imprimante PDF intégrée à Microsoft Office. L'enregistrement au format PDF est un excellent moyen de sauvegarder une copie de sauvegarde d'un message que vous pourrez lire avec tout le formatage approprié..

Dans la fenêtre de message, cliquez sur le menu "Fichier" du ruban..

Cliquez sur la commande "Imprimer".

Cliquez sur le menu déroulant "Imprimante", puis choisissez l'option "Microsoft Print to PDF"..

Notez que si vous avez une autre application de création de PDF installée sur votre ordinateur (ou si vous utilisez macOS), les options ici peuvent être différentes. Par exemple, si vous avez installé Adobe, vous verrez probablement une option «Adobe PDF». Cela fonctionnera aussi bien.

Ensuite, cliquez sur le bouton "Imprimer".

Dans la fenêtre «Enregistrer le PDF sous» qui s'ouvre, sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer votre PDF, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer»..

Vous avez maintenant enregistré votre email en format PDF.

Et notez bien que, puisque vous n'imprimez que sur un moteur de rendu PDF, cette même procédure fonctionne exactement de la même manière pour enregistrer un élément dans Outlook (contacts, rendez-vous, etc.) au format PDF..

Comment enregistrer un contact en tant que fichier

Vous pouvez également enregistrer des contacts sous forme de fichiers à l'aide d'Outlook. Cela fonctionne presque de la même manière que la sauvegarde des messages et peut être utile pour sauvegarder des contacts individuels ou les déplacer vers un nouvel ordinateur. Les contacts sont également enregistrés en tant que fichiers Vcard (CVF), un format utilisé par de nombreuses autres applications fonctionnant avec des contacts. Cela facilite également le transfert d'un contact vers une autre application ou l'envoi d'informations d'un contact à une autre personne afin qu'elle puisse l'importer dans l'application de son choix..

Dans la fenêtre Contact, cliquez sur «Fichier» dans le ruban principal..

Cliquez sur la commande "Enregistrer sous".

Dans la fenêtre «Enregistrer sous», accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de contact et modifiez le nom si vous le souhaitez..

Comme pour les messages, vous pouvez choisir ici quelques formats de fichier différents dans le menu déroulant «Type de fichier»:

Texte seulement: Lorsque vous enregistrez votre contact sous forme de fichier texte uniquement, vous enregistrez uniquement les mots, pas le formatage ni les images.
Format de texte enrichi: Enregistrer votre contact sous forme de fichier RTF signifie que vous pouvez enregistrer différents types de formatage, tels que gras et italique, ainsi que des images, dans votre fichier. Ce format peut être utile si vous avez une photo avec votre carte de contact..
Format de message OutlookRemarque: lorsque vous enregistrez votre contact au format de message Outlook, vous pouvez l’ouvrir dans Outlook (même sur un autre ordinateur) et cela fonctionnera comme tout autre contact Outlook. Mais alors, il se comportera de la même manière si vous le sauvegardez au format VCF par défaut, il n’ya donc pas beaucoup d’avantage ici..

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Vous avez maintenant enregistré votre contact sous forme de fichier.

Comment enregistrer un rendez-vous (ou tout votre calendrier) sous forme de fichier

Et tout comme avec les autres éléments Outlook, vous pouvez également enregistrer vos rendez-vous sous forme de fichiers. Bien qu'il ne soit pas aussi utile de sauvegarder des copies enregistrées de rendez-vous individuels, Outlook prend en charge la norme vCalendar, ce qui signifie que vous pouvez enregistrer un rendez-vous, l'envoyer à quelqu'un d'autre et l'importer ensuite dans une autre application prise en charge..

Ouvrez le rendez-vous que vous souhaitez enregistrer. Dans la fenêtre de rendez-vous, cliquez sur le menu «Fichier» du ruban..

Cliquez sur la commande "Enregistrer sous".

Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de rendez-vous, puis nommez-le..

Comme pour les messages et les contacts, vous pouvez choisir ici quelques formats de fichier différents dans le menu déroulant «Type de fichier»:

Texte seulement: Lorsque vous enregistrez votre rendez-vous dans un fichier texte uniquement, vous enregistrez uniquement les mots, pas le formatage ni les images.
Modèle Outlook: L'enregistrement de votre rendez-vous en tant que modèle Outlook signifie que vous pouvez appliquer la mise en forme à des calendriers ou rendez-vous futurs.
Format de message Outlook: Lorsque vous enregistrez votre rendez-vous au format de message Outlook, vous pouvez le rouvrir dans Outlook, même sur un autre ordinateur..
HTML: Enregistrer votre message sous forme de document HTML signifie que vous enregistrez votre rendez-vous pour le visualiser dans une page Web.
MHT: Un fichier MHT est un fichier d’archive de page Web. Comme un fichier HTML, il est conçu pour être visualisé dans un navigateur Web. Contrairement à un fichier MHT, un fichier HTML enregistre tout le texte, le code, les images et les autres supports dans un seul fichier..
Format iCalendar: iCalendar est une autre norme d'agenda qui vous permet de transférer des informations d'agenda vers différentes applications d'agenda..

Choisissez si vous souhaitez enregistrer un seul rendez-vous ou tout votre calendrier. L'enregistrement de l'intégralité de votre agenda enregistre toutes les données de votre agenda Outlook actuel..

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Et vous avez maintenant enregistré avec succès votre rendez-vous ou votre agenda.