Comment définir une date d'expiration lors du partage de fichiers sur Google Drive

Le partage d'un fichier à partir de Google Drive est un excellent moyen de permettre aux clients et aux sous-traitants d'accéder aux documents sans avoir à les télécharger. Si vous souhaitez uniquement que les utilisateurs aient un accès temporaire aux fichiers, vous pouvez définir une date d'expiration automatique lorsque vous les partagez. Voici comment.

Remarque: Pour utiliser cette fonctionnalité, en tant que propriétaire du document, vous devez disposer d'un compte G Suite payant. Les personnes avec qui vous partagez le document font ne pas besoin d'un compte payant pour voir les documents.

Comment définir une date d'expiration sur les fichiers Google Drive

Lancez le disque Google Drive lié à votre compte G Suite, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur "Partager" dans le menu contextuel..

Ajoutez les adresses électroniques de toutes les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier, puis cliquez sur le bouton "Envoyer". Si vous envoyez l'invitation à un compte Gmail, ces personnes sont automatiquement ajoutées à la liste des personnes pouvant accéder au fichier. Si vous envoyez à un autre type d'adresse, chaque personne recevra un email avec un lien qui dirige vers le fichier.

Maintenant, faites un clic droit sur le fichier et cliquez à nouveau sur la commande “Partager”.

Cette fois, avec les options de partage ouvertes, cliquez sur le lien "Avancé"..

À côté des informations de contact de chaque personne, vous verrez une icône de minuterie. Cliquez dessus pour définir une date d'expiration.

De là, cliquez sur le menu déroulant «Accès expiré» pour choisir 7 jours, 30 jours ou pour définir une date d'expiration personnalisée..

Le choix de l'option «Date personnalisée» ouvre un calendrier pour vous permettre de choisir une date plus précise..

Si vous souhaitez définir une date d'expiration pour quelqu'un d'autre, cliquez sur le minuteur en regard de son nom. Vous devez définir une date d'expiration pour chaque personne.

Enfin, cliquez sur «Enregistrer les modifications» pour finaliser les modifications que vous avez apportées à tous les utilisateurs..

Il y a une mise en garde ici dont vous devez être conscient. Par défaut, les personnes avec lesquelles vous partagez des ressources peuvent télécharger, imprimer ou copier le fichier. Si elles le font, elles ont accès à ces copies après la date d'expiration que vous avez définie. Vous pouvez définir leur autorisation pour afficher uniquement, puis activez l'option «Désactiver les options de téléchargement, d'impression et de copie pour les commentateurs et les téléspectateurs» pour éviter cela, mais ces personnes ne pourront pas modifier le document..

Néanmoins, si certaines personnes n'ont besoin que d'un accès temporaire pour afficher ou commenter un document, cette fonctionnalité est très utile..