Comment configurer et utiliser Open365, une alternative Open Source à Office 365

Si vous utilisez la suite de programmes LibreOffice, vous serez ravi d'apprendre à connaître Open365. Tout comme LibreOffice est l'alternative libre et open source à Microsoft Office, Open365 est l'équivalent gratuit d'Office 365 basé sur le cloud..

Open365, actuellement en version bêta, fonctionne beaucoup comme Office 365. Il vous permet de modifier des documents tels que .docx, .xlsx ou .pptx, mais vous pouvez également télécharger des fichiers multimédia sur votre compte Open365. Si un format de fichier n'est pas pris en charge, vous serez invité à télécharger le fichier afin de pouvoir l'ouvrir dans un programme approprié. Vous pouvez ouvrir et modifier des documents Microsoft Word, Excel et PowerPoint (bien sûr, des documents LibreOffice Writer, Calc et Impress), ainsi que les stocker dans le cloud afin de pouvoir y accéder de n'importe où. Lorsque vous vous inscrivez pour un compte Open365 gratuit, vous disposez de 20 Go de stockage en nuage pour vos fichiers, bien qu'il ne soit pas clair pour l'instant si ce n'est disponible que pendant la période bêta..

REMARQUE: au moment de la publication de cet article, le seul nouveau fichier que vous pouvez créer sur Open365 est un fichier Markdown. Si vous souhaitez créer un nouveau document LibreOffice Writer, Calc ou Impress, créez-en un sur votre disque dur local en utilisant l'une des applications de bureau LibreOffice (ou des applications portables), puis chargez le fichier dans votre bibliothèque Open365. Vous pouvez également télécharger des fichiers LibreOffice ou Microsoft Office sur votre compte Open365. Nous vous expliquerons plus tard comment télécharger facilement des fichiers de document dans cet article..

Comment s'inscrire pour un compte Open365

Pour vous inscrire à la version bêta d'Open365, visitez ce site Web et entrez votre adresse électronique..

Entrez un “Nom d'utilisateur”, qui sera votre adresse email sur Open365 ([email protected]). Vous utiliserez cette adresse e-mail pour vous connecter à votre compte Open365. Choisissez un mot de passe et saisissez-le deux fois (une fois dans la zone d'édition "Mot de passe" et une autre fois dans la zone d'édition "Répéter le mot de passe". L'e-mail que vous avez entré dans la page d'accès anticipé est automatiquement entré dans la zone "E-mail". Remplissez Dans le reste du formulaire, cochez la case «Je comprends et acceptez la politique de confidentialité Open365» (vous pouvez lire la politique en cliquant sur le lien «Politique de confidentialité»), puis cliquez sur «Enregistrer»..

La boîte de dialogue Enregistrer sous du navigateur s'ouvre automatiquement pour vous permettre de télécharger le client Open365. Il n'est pas nécessaire que le client utilise Open365, mais cela facilite la synchronisation de documents entre votre PC et votre compte Open365..

Vous n'avez pas non plus à télécharger le fichier d'installation du client maintenant; il peut être facilement téléchargé ultérieurement à partir de votre compte Open365. Si vous souhaitez télécharger le fichier d'installation du client maintenant, naviguez jusqu'à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez sur «Enregistrer». Sinon, cliquez sur «Annuler». Nous discuterons de l'installation et de l'utilisation du client Open365 plus loin dans cet article..

L'écran suivant s'affiche également une fois que vous avez terminé avec l'écran d'enregistrement. Cliquez sur «Je suis prêt» pour continuer.

Sur l'écran de connexion, entrez votre nouvelle adresse e-mail Open365 dans la zone d'édition "Nom d'utilisateur", puis entrez votre "Mot de passe" et cliquez sur "Connexion"..

Si vous souhaitez recevoir des notifications d'Open365, cliquez sur «Autoriser» dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. Ces notifications incluent des messages sur les ajouts et les téléchargements de fichiers en cours d'achèvement.

Comment ouvrir des bibliothèques et des fichiers

Une fois que vous vous êtes inscrit à Open365 et connecté, la vue «Hub» s'affiche. Au départ, vous avez une bibliothèque appelée «Ma bibliothèque» contenant des exemples de fichiers. Vous pouvez créer plusieurs bibliothèques pour catégoriser vos fichiers. Par exemple, vous voulez peut-être une bibliothèque pour les fichiers personnels et une autre pour les fichiers de travail.

Pour accéder aux exemples de fichiers de la bibliothèque, cliquez sur «Ma bibliothèque»..

Cliquez sur l'un des exemples de fichiers pour l'ouvrir..

Si le fichier est dans un format pris en charge, il s’ouvre dans l’ensemble du programme LibreOffice en ligne, sinon vous êtes invité à télécharger le fichier..

REMARQUE: le chargement du document peut prendre un peu de temps. Soyez patient si vous voyez une page vierge..

Utilisez les menus et les fonctionnalités de l'éditeur en ligne pour ajouter ou modifier votre document. Vous pouvez l’enregistrer à l’aide de la commande Enregistrer du menu Fichier, comme vous le feriez dans un programme installé localement sur votre ordinateur. Encore une fois, l'enregistrement de votre document peut prendre un certain temps, alors soyez patient.

Si vous enregistrez un document Microsoft Office, la boîte de dialogue d'avertissement suivante s'affiche pour vous indiquer que votre document peut contenir des mises en forme qui ne peuvent pas être enregistrées au format actuel. Si vous avez utilisé des fonctionnalités exclusives à LibreOffice, elles ne seront pas enregistrées avec le fichier si vous l’enregistrez en tant que fichier Microsoft Office. Pour continuer à enregistrer le document au format Office (Word dans cet exemple), cliquez sur «Utiliser le format XML Microsoft Word 2007-2013»..

REMARQUE: Notez que cette boîte de dialogue indique Word 2007-2013 (à compter de la publication de cet article). Vous pouvez également utiliser des fichiers Microsoft Office 2016 dans Open365. Nous avons testé le service à l'aide d'un fichier Word 2016.

Pour fermer le document, fermez simplement l'onglet. La boîte de dialogue Confirmer la navigation s’affiche, vous avertissant que vous pouvez perdre du travail si vous quittez la page. Si vous avez enregistré votre document, cliquez sur «Quitter cette page» pour fermer l'onglet..

Comment créer une nouvelle bibliothèque

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez créer plusieurs bibliothèques dans l'interface Web pour classer vos documents. Pour créer une nouvelle bibliothèque, cliquez sur le lien «Bibliothèques» au-dessus de la liste des documents pour revenir à la liste principale des bibliothèques..

Ensuite, cliquez sur «Nouvelle bibliothèque» à droite au-dessus de la liste de documents..

La boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque s’affiche. Entrez un nom pour votre nouvelle bibliothèque dans la zone d'édition "Nom". Nous avons testé le cryptage sur une nouvelle bibliothèque créée dans l'interface Web et celle-ci ne fonctionne pas encore. Donc, ne cochez pas la case "Crypter". Cliquez sur «Soumettre».

Cliquez sur la nouvelle bibliothèque dans la liste des bibliothèques pour l'ouvrir..

Comment télécharger un document

Le téléchargement de documents sur votre compte Open365 vous permet d'afficher et de modifier ces documents partout où vous avez une connexion Internet. Pour télécharger un document, ouvrez l'Explorateur de fichiers (ou l'Explorateur Windows), recherchez le document que vous souhaitez télécharger et faites-le glisser dans la fenêtre du navigateur dans votre nouvelle bibliothèque..

Vous pouvez également cliquer sur le bouton "Télécharger" de la barre d'outils et sélectionner un fichier à télécharger à l'aide de la boîte de dialogue Ouvrir..

Lorsque le téléchargement du fichier est terminé, la fenêtre contextuelle Terminer le téléchargement du fichier s’affiche en bas de la fenêtre du navigateur..

Le document est disponible pour visualisation et édition dans la nouvelle bibliothèque..

Comment télécharger un document

Vous avez donc modifié votre document en ligne à partir de différents emplacements et vous souhaitez maintenant télécharger le fichier sur votre ordinateur portable afin de pouvoir y travailler hors ligne. Peut-être aurez-vous besoin de travailler sur le document dans un endroit sans connexion Internet pendant un moment. Vous pouvez le télécharger à nouveau et remplacer le fichier de document en ligne une fois la connexion Internet établie..

Pour télécharger un document, déplacez votre souris sur la ligne du document souhaité, puis cliquez sur le bouton “Télécharger”..

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le document. Le nom actuel du document est entré dans la zone d'édition "Nom du fichier". Changez le nom si vous le souhaitez puis cliquez sur "Enregistrer".

Comment utiliser le client Open365

Le client Open365 vous permet de télécharger et de télécharger facilement des documents en créant une bibliothèque à partir d'un dossier de votre ordinateur local et en synchronisant ce dossier avec la bibliothèque connectée de votre compte Open365, à l'instar de Google Drive ou de Dropbox. Si vous n'avez pas encore téléchargé le client, connectez-vous à votre compte et cliquez sur le lien «Télécharger le client» au bas de l'écran..

Installez le client à partir du fichier téléchargé en suivant les instructions à l'écran..

Une fois le client installé, lancez-le. Sous Windows 7 et 10, vous pouvez exécuter Open365 à partir du menu Démarrer. Sous Windows 8 / 8.1, recherchez Open365 sur l'écran de démarrage pour rechercher le programme et l'exécuter..

L’écran Choisir un dossier Seafile vous permet de spécifier le dossier de votre ordinateur sur lequel les bibliothèques seront téléchargées par défaut. Initialement, votre dossier utilisateur sous C: \ Utilisateurs est sélectionné et un sous-dossier Seafile sera créé dans ce dossier. Pour changer ce dossier, cliquez sur "Choisir".

Dans la boîte de dialogue Veuillez choisir un répertoire, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez télécharger les bibliothèques par défaut, puis cliquez sur «Sélectionner un dossier»..

Le chemin d'accès complet au dossier sélectionné est entré dans la zone d'édition. Cliquez sur Suivant".

La boîte de dialogue Ajouter un compte s'affiche. Par défaut, l'URL du serveur Open365 est automatiquement entrée dans la zone d'édition "Serveur". Cependant, les développeurs d’Open365 prévoient de publier des outils qui vous permettront d’héberger votre propre serveur. Ainsi, contrairement à Office 365, vous aurez accès à des fonctionnalités similaires à Office 365 sans abandonner le contrôle de vos propres données. Pour cet exemple, cependant, nous utiliserons le serveur Open365, acceptez donc le chemin d'accès par défaut au serveur..

Dans la zone d'édition «E-mail», entrez l'adresse e-mail Open365 que vous avez créée à partir de votre nom d'utilisateur, puis entrez votre «Mot de passe». Le nom actuel de votre ordinateur est automatiquement entré dans la zone d'édition "Nom de l'ordinateur". Modifiez ce texte si vous souhaitez utiliser un nom différent. Cliquez sur "Connexion".

Le client Open365 s'ouvre. Vous pouvez mapper un dossier de votre disque dur local sur une bibliothèque de votre compte Open365. Cela vous permet simplement d'ajouter des fichiers à ce dossier pour les télécharger et de supprimer des fichiers de ce dossier pour les supprimer de votre compte. Vous pouvez ouvrir des fichiers à partir de ce dossier, les modifier et faire en sorte que le document modifié soit à nouveau chargé sur votre compte Open365..

Pour synchroniser un dossier local avec une bibliothèque en ligne, ouvrez l'Explorateur de fichiers (ou l'Explorateur Windows), accédez au dossier que vous souhaitez synchroniser et faites-le glisser dans la zone «Sélectionner ou supprimer le dossier à synchroniser» au bas de la fenêtre du client Open365..

Dans la boîte de dialogue Créer une bibliothèque, le chemin du dossier que vous avez fait glisser dans la fenêtre du client est automatiquement entré dans la zone d'édition "Chemin", mais vous pouvez cliquer sur "Choisir" pour modifier ce chemin. Peut-être avez-vous changé d'avis ou déplacé le mauvais dossier dans la fenêtre du client. Par défaut, le nom du dossier est entré comme nom de la bibliothèque. Cependant, vous pouvez changer cela dans le champ "Nom". Le chiffrement ne fonctionne pas non plus dans le client Open365, donc ne cochez pas la case "chiffré". Cliquez sur OK".

Tous les documents du dossier local sont automatiquement téléchargés vers la nouvelle bibliothèque de votre compte Open 365 en ligne..

Comment partager une bibliothèque ou un document

Vous pouvez également partager des bibliothèques et des documents avec d'autres. Pour ce faire, déplacez votre souris sur la bibliothèque dans la liste et cliquez sur le bouton “Partager”.

La boîte de dialogue Partager s'affiche, proposant différentes manières de partager les bibliothèques. Vous pouvez générer un lien de téléchargement pour permettre à d'autres personnes de télécharger la bibliothèque et les fichiers de la bibliothèque ou vous pouvez générer un lien de téléchargement permettant à d'autres personnes de télécharger des fichiers dans votre bibliothèque. Vous pouvez également partager une bibliothèque entière avec un utilisateur ou avec un groupe entier. Vous souhaiterez peut-être créer des groupes de vos collègues, amis ou membres de votre famille et partager une bibliothèque de fichiers avec tous les membres du groupe à la fois..

Lors du partage de documents, vous pouvez uniquement générer un lien de téléchargement..

Pour cet exemple, je vais créer un lien qui permettra aux autres de télécharger la bibliothèque que j'ai partagée. Pour ce faire, assurez-vous que «Lien de téléchargement» est sélectionné à gauche. Si vous souhaitez ajouter une protection par mot de passe à la bibliothèque ou au document partagé, cochez la case «Ajouter une protection par mot de passe» et entrez un mot de passe deux fois..

Lorsque vous partagez une bibliothèque et que vous y avez appliqué un mot de passe, le destinataire du lien doit saisir ce mot de passe sur la page Web pour accéder aux fichiers..

Si vous partagez un document, un lien de téléchargement direct est également disponible (que vous ayez ou non appliqué un mot de passe au document). Cela permet au destinataire du lien de télécharger le document sans entrer de mot de passe, même si un mot de passe a été appliqué au document..

Open365 a des applications disponibles pour iOS et Android. Sous Open365 sur iOS, il semble que vous ne pouvez ouvrir que des documents dans d’autres traitements de texte sur votre appareil et que la création de nouveaux fichiers ne fonctionne pas correctement. Pour Android, il existe également la version bêta de LibreOffice Viewer pour Android, qui en est à ses débuts. Il existe un mode d’édition expérimental que vous pouvez activer et «utiliser à vos risques et périls». Nous l'avons essayé et cela n'a pas encore très bien fonctionné.

Open365 est utile si vous créez et modifiez des documents LibreOffice sur un ordinateur Windows, Mac ou Linux et souhaitez accéder à vos documents depuis n’importe quel ordinateur sans devoir les transférer par «réseau de baskets». Rappelez-vous, il est en version bêta et en est encore aux premiers stades de développement, donc tout ne fonctionne pas encore et il y a peut-être quelques bugs, mais cela semble prometteur.