Comment configurer des règles dans Apple Mail

Même si la popularité du courrier électronique diminue, laissant la place à des moyens plus instantanés de communication en ligne, elle reste un élément essentiel du répertoire professionnel de la plupart des gens. Mais indomptable, le courrier électronique peut rapidement devenir incontrôlable, raison pour laquelle il est important d'utiliser des règles et des filtres.

Les règles d'Apple Mail vous permettent de hiérarchiser ce qui est important tout en éliminant ce qui ne l'est pas. Un bon système de règles réduira rapidement l'encombrement des e-mails tout en vous donnant la possibilité de répondre aux messages prioritaires plus rapidement..

Apple Mail simplifie la configuration des règles en vous permettant de classer, de signaler et de vous informer sans peine de nouveaux messages afin que vous ne cherchiez pas constamment ce message important de votre patron ou de votre collègue..

Pour configurer des règles, vous devez d’abord ouvrir les préférences d’Apple Mail, ce qui se fait en sélectionnant le menu Courrier, puis «Préférences» ou en utilisant la combinaison de touches Commande +,.

Dans les préférences, on clique sur le dernier onglet à droite, "Règles" puis sur "Ajouter une règle"..

Pour cet exemple, nous allons configurer une règle pour acheminer un courrier électronique d'un expéditeur spécifique vers une boîte aux lettres spécifique. Avant de faire cela, cependant, nous devons nous assurer que la boîte aux lettres est déjà configurée. Si ce n'est pas le cas, nous pouvons cliquer sur le menu «Boîte aux lettres» et sélectionner «Nouvelle boîte aux lettres…» dans les sélections du menu. Maintenant, choisissez l'emplacement de votre nouvelle boîte aux lettres et attribuez-lui un nom approprié. (Dans mon cas, je l'appelle «Lowell», où iront tous les messages de mon chef.)

De retour dans nos préférences de règles, nous allons construire notre nouvelle règle, qui sera très simple. L'expéditeur en question, mon chef, a deux adresses de messagerie qu'ils utilisent couramment. Nous allons donc les inclure dans notre règle pour nous assurer que tout courrier provenant de l'une ou l'autre adresse est acheminé vers notre nouvelle boîte aux lettres..

Pour ajouter une autre adresse e-mail, nous devons cliquer sur le signe "+". Ceci ajoutera un champ supplémentaire pour une autre adresse e-mail..

Avec cette nouvelle règle, tout courrier qui vient de soit une adresse e-mail sera déplacé à la boîte aux lettres spécifique. Cela signifie que nous allons ignorer la boîte de réception. Nous devons donc vérifier régulièrement cette boîte aux lettres pour ne rien rater..

Malheureusement, vous ne pouvez pas utiliser de règles booléennes avec des règles de messagerie. Par conséquent, chaque partie de la règle que vous avez configurée doit avoir son propre élément. Il serait facile d’utiliser l’opérateur «OU» dans notre règle lorsque l’on spécifie l’une ou l’autre adresse de courrier électronique, mais nous ne pouvons pas - chacun d’entre eux doit avoir sa propre ligne..

Si nous voulions nous assurer que tous les messages de cet expéditeur restent dans la boîte de réception mais sont toujours classés dans la nouvelle boîte aux lettres, nous pouvons modifier la règle afin qu'ils soient copiés au lieu d'être déplacés..

C'est juste un exemple simple, alors essayons quelque chose d'un peu plus complexe. Supposons que nous voulions définir une règle qui signalera des messages spécifiques, les acheminera vers une boîte aux lettres spéciale et transmettra une copie à une autre adresse de messagerie. Voici comment nous ferions cela:

Ainsi, avec cette règle, le message sera copié dans notre dossier Boîte aux lettres importante, l’arrière-plan sera ombré en rouge et il sera transféré vers un compte de messagerie distinct. Nous pourrions continuer à ajouter des critères à notre règle, mais vous avez probablement l'idée.

C’est amusant, alors essayons-en un de plus et le rendons un peu plus long. Dans cette règle, il y a toutes sortes de choses qui se passent.

D'abord, si le sujet ou le contenu de notre message contient les mots «roller derby», puis le message sera déplacé dans un dossier spécial. Dès réception de ce message, Mail nous en informera en émettant un son, en nous envoyant une notification et en renvoyant l'icône dans le Dock. Enfin, il va changer le fond en rose et le marquer avec un drapeau vert.

Cela semble beaucoup pour un type de message particulier, mais si vous voulez vraiment savoir quand quelque chose arrive, vous pouvez certainement vous assurer que Mail vous avertit..

Avant de terminer, jetez de nouveau un coup d’œil à nos préférences en matière de règles car vous souhaiterez peut-être utiliser certaines fonctions très utiles..

Chaque fois qu'une règle est «active», une case à cocher est cochée. Si vous souhaitez désactiver une règle et la rendre ainsi inactive, il vous suffit de la désélectionner. Cela ne supprimera pas la règle, donc si vous souhaitez la conserver et simplement suspendre son utilisation pendant un certain temps, désactivez-la..

La fonction «Modifier» vous permet de revenir en arrière et de modifier une règle si nécessaire. Alternativement, vous pouvez simplement double-cliquer sur une règle que vous souhaitez modifier..

Le bouton «Dupliquer» peut s'avérer utile de temps en temps lorsque vous souhaitez reproduire une règle une fois de plus, avec seulement quelques modifications mineures, mais ne souhaitez pas la créer plusieurs fois..

Enfin, si vous devez supprimer une règle, cliquez sur le bouton "Supprimer" ou sélectionnez simplement la règle et cliquez sur le bouton "Supprimer" de votre clavier..

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, la mise en place de règles est certainement un excellent moyen de regrouper tous vos messages en des endroits agréables et bien rangés afin que rien ne soit oublié ou perdu à la volée. Vous n'avez pas besoin d'être un expert pour les utiliser non plus. Avec Mail, il est très facile de configurer même quelques règles simples pour pouvoir retrouver des messages importants en quelques clics. Une fois que vous avez compris, vous allez probablement créer des règles encore plus complexes qui vont au-delà de ce que nous vous avons montré ici aujourd'hui..