Comment arrêter le transfert d'une demande de réunion dans Outlook

Si vous avez déjà eu un problème avec le fait que des participants potentiels à la réunion transmettent des demandes à d'autres personnes, nous avons de bonnes nouvelles. Si vous disposez de la dernière version d'Outlook (2016 ou 365) ou que vous êtes un abonné Office 365 utilisant l'application Web Outlook, vous pouvez empêcher les personnes de transférer les demandes de réunion..

Obtenir une réunion avec les bons participants peut être frustrant. Vous devez trouver un moment où tout le monde est disponible. Ensuite, vous devez trouver une chambre libre. Ensuite, espérez que les participants ne transmettent pas la demande de réunion à une personne supplémentaire qui n'a pas besoin d'assister ou, pire, transmettent la réunion à un subordonné. Nous ne pouvons pas forcer les gens à être libres, et nous ne pouvons pas vous installer dans une salle de réunion, mais si vous utilisez Outlook, nous pouvons vous montrer comment empêcher les personnes de transférer votre demande de réunion. Nous allons jeter un coup d'oeil.

Mettre à jour: Un de nos lecteurs a attiré notre attention sur le fait que cette technique n’est disponible que sur la version Windows d’Outlook et ne pas la version macOS. Merci de l'avoir signalé, Floris!

Empêcher le transfert d'une demande dans Outlook ou Outlook Web App

Pour faire cesser le transfert d’une demande de réunion, il suffit d’inverser un paramètre unique avant de l’envoyer..

Dans le client Outlook complet, avec une demande de réunion ouverte, basculez vers l'onglet "Réunion". Cliquez sur le bouton «Option de réponse», puis sur le bouton «Autoriser le transfert» dans le menu déroulant pour le désactiver (activé par défaut)..

Dans l'application Web Outlook, assurez-vous qu'une demande de réunion est ouverte et qu'au moins un participant a été ajouté. Cliquez sur le rouage «Participants», puis sur le bouton «Autoriser le transfert» pour le désactiver pour cette réunion..

Malheureusement, il n’ya aucun moyen de désactiver l’option «Autoriser le transfert» par défaut. Vous devez le désactiver chaque fois que vous créez une nouvelle demande..

Que se passe-t-il si quelqu'un essaie de transmettre ma demande de réunion?

Trois choses peuvent se produire lorsque quelqu'un tente de transférer un message pour lequel vous avez désactivé l'option «Autoriser le transfert»:

• Si votre participant utilise la même version d'Outlook que vous (et s'ils travaillent pour la même entreprise, il est fort probable qu'ils le soient), ils ne pourront pas transférer la demande de réunion..
• S'ils utilisent une version plus ancienne d'Outlook, ils pourront alors transférer la demande de réunion, mais Microsoft Exchange bloquera la diffusion et enverra un message «non distribuable» à votre participant..
• S'ils utilisent un système de messagerie non-Microsoft, comme Gmail, ils pourront alors transmettre la demande de réunion sans aucune restriction. En effet, les systèmes tiers ne sont pas tenus de respecter l'indicateur «Ne pas transmettre» de Microsoft. Dans le futur, il est possible qu'ils commencent à le respecter (il s'agit souvent d'une situation de type «on se gratte le dos et on se gratte le vôtre», où quelqu'un comme Google veut que Outlook respecte un indicateur spécifique à Gmail, afin qu'un accord soit conclu. ), mais il est également tout à fait possible qu'aucun système à part Outlook ne respecte jamais le drapeau.

Néanmoins, tant que vous organisez des réunions avec des personnes de votre organisation, cela devrait fonctionner correctement..