Comment tester la lisibilité de votre écriture dans Microsoft Word ou Outlook

Microsoft Word et Outlook offrent depuis longtemps la possibilité d'afficher des statistiques de «lisibilité» pour ce que vous écrivez, afin que vous sachiez à quel point vous écrivez simple ou complexe. Cela peut aider à assurer que votre écriture est suffisamment lisible pour votre public cible.

Dans les anciennes versions de Word, la fonctionnalité était accessible en un clic dans la barre d'état. Dans les versions commençant en 2013, vous devez d'abord activer la fonctionnalité, puis y accéder en exécutant une vérification orthographique et grammaticale..

La vérification de l'orthographe et de la grammaire dans Word et Outlook s'effectue dans le panneau de vérification et constitue un moyen assez solide de vérification des documents. Il existe de meilleurs compléments de vérification grammaticale pour Office, mais même si vous les avez activés, vous devez toujours activer la vérification grammaticale intégrée pour pouvoir utiliser les statistiques de lisibilité. Que cela vaille la peine, cela dépend vraiment de vous. Et si cela ne vous dérange pas que la vérification grammaticale soit active, mais si vous préférez ne pas être distrait par les soulignements ondulés tout en travaillant, vous pouvez toujours désactiver la vérification orthographique et grammaticale pendant la frappe..

Comment activer les statistiques de lisibilité

Pour accéder aux statistiques de lisibilité dans Word, vous devez d'abord activer la fonctionnalité. Dans Word, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet Vérification. Cochez les cases "Vérifier la grammaire avec l'orthographe" et "Afficher les statistiques de lisibilité". Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Le processus est similaire dans Outlook. Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l'onglet Courrier, puis cliquez sur le bouton «Orthographe et correction automatique»..

Dans la fenêtre Options de l'éditeur, sélectionnez l'onglet Vérification. Activez les cases à cocher «Vérifier la grammaire avec l'orthographe» et «Afficher les statistiques de lisibilité», puis cliquez sur OK..

Notez que dans Word et Outlook, vous pouvez désélectionner les options permettant de vérifier les erreurs d’orthographe et de grammaire au fur et à mesure que vous tapez si vous trouvez que cela gêne..

Comment afficher les statistiques de lisibilité

Maintenant que vous avez activé la lecture des statistiques, il est simple de vérifier le score de lisibilité d'un document ou d'une sélection de texte. Tout ce que vous avez à faire est de lancer une vérification orthographique et grammaticale. Vous pouvez sélectionner un texte spécifique à vérifier ou vous assurer que rien n'est sélectionné pour vérifier l'ensemble du document. Lancez une vérification orthographique et grammaticale en appuyant sur F7 ou en cliquant sur le bouton Vérification dans la barre d'état en bas de la fenêtre..

Exécuter la vérification orthographique et grammaticale et, lorsque vous avez terminé, la fenêtre Statistiques de lisibilité apparaît..

La fenêtre affiche des statistiques de base telles que le nombre de mots et de caractères, ainsi que des moyennes telles que les phrases par paragraphe. Dans la section Lisibilité, vous verrez deux partitions: Flesch Reading Ease et Flesch-Kincaid Grade Level. Les deux scores sont basés sur des formules qui tiennent compte de la longueur de phrase moyenne (ASL) et de la moyenne des syllabes par mot (ASW).

• Facilité de lecture Flesch. Ce score évalue la lisibilité de votre texte sur une échelle de 100 points, les scores les plus élevés étant plus faciles à lire. Les scores de 0 à 60 sont généralement considérés comme des études supérieures et sont assez difficiles à lire. Les partitions de 60 à 80 sont considérées comme relativement faciles à lire et à écrire en anglais simple. La plupart des documents professionnels se situent dans cette plage. Des scores plus élevés que 80 sont considérés comme faciles à lire pour les enfants.
• Niveau de Flesch-Kincaid. Cette note évalue la lisibilité du texte en fonction des niveaux scolaires américains. Une note de 4,0, par exemple, signifie une écriture compréhensible par une quatrième niveleuse. La plupart des documents professionnels se situent entre 7,0 et 11,0..

Et si vous aimez connaître le calcul derrière les choses, la formule utilisée pour déterminer le score Flesch Reading Ease est la suivante:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

La formule utilisée pour déterminer le score de Flesch-Kincaid Grade Level est la suivante:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15,59

Et c'est tout! C'est une fonctionnalité simple à activer et à utiliser et, même si vous ne souhaitez peut-être pas baser tout ce que vous écrivez sur des scores de lisibilité, ils peuvent quand même être un outil pratique pour vous assurer de toucher le bon public avec votre écriture..