Comment utiliser l'outil de nettoyage de conversation dans Outlook

Certaines personnes aiment garder leurs dossiers Outlook parfaitement contrôlés, avec des courriels soigneusement classés et stockés dans une structure de dossiers logique et minimale. La plupart d'entre nous ne sommes pas comme ça, alors Microsoft a fourni des outils pour vous aider. L’un de ces outils est l’outil peu connu de Conversation Cleanup, qui supprime ou déplace les courriers électroniques redondants d’une conversation. Voici comment ça fonctionne.

Vous pouvez exécuter l'outil Nettoyage de conversation sur une seule conversation, un dossier ou un dossier et tous ses sous-dossiers. Il recherche les e-mails redondants, c'est-à-dire ceux qui sont inclus en totalité dans un autre message de la conversation. Il supprime ensuite (par défaut) ou déplace ces courriels vers un autre dossier, selon la configuration choisie. Cela permet d'éviter que votre boîte aux lettres ne soit remplie avec plusieurs copies du même message..

Tout d'abord, vous devez définir les paramètres de nettoyage de la conversation. Allez dans Fichier> Options> Courrier, puis faites défiler jusqu'à la section «Nettoyage de la conversation»..

Par défaut, Conversation Cleanup supprime les éléments, mais si vous souhaitez déplacer des éléments redondants dans un dossier, vous pouvez cliquer sur «Parcourir» et choisir le dossier dans lequel vous souhaitez les déplacer. C'est pratique si vous voulez vérifier par vous-même que les messages détectés par l'outil sont vraiment redondants. D'après notre expérience, l'outil de nettoyage de conversation est fiable, mais rien ne remplace parfois la vérification par vous-même..

Vous pouvez probablement laisser les autres options par défaut telles quelles car elles ont beaucoup de sens, mais si votre situation ou vos préférences sont différentes, continuez et activez ou désactivez les paramètres à votre guise. Une fois que vous avez défini les paramètres de votre choix, cliquez sur «OK» pour revenir à Outlook..

Maintenant, vous devez ouvrir l'outil. Sur l'onglet “Accueil”, cliquez sur le bouton “Nettoyer”. Le menu déroulant vous donne la possibilité de nettoyer la conversation actuellement sélectionnée dans le dossier, le dossier entier ou le dossier entier et tous les sous-dossiers..

Vous pouvez également accéder à ce menu en cliquant sur Dossier> Nettoyer le dossier si vous n'avez pas besoin de l'option «Nettoyer la conversation»..

Nous allons utiliser «Nettoyer le dossier» pour l'instant, mais le processus est le même, que vous nettoyiez une conversation, un dossier ou un dossier et ses sous-dossiers. Et pour une option en un clic, vous pouvez toujours cliquer avec le bouton droit de la souris sur un dossier dans le volet de navigation et sélectionner «Nettoyer le dossier».

La première fois que vous exécutez cet outil, un avertissement apparaît, vous permettant de modifier les paramètres, d'exécuter l'outil ou d'annuler l'opération..

Si vous souhaitez que l'outil s'exécute sans afficher cette fenêtre contextuelle, activez l'option "Ne plus afficher ce message"..

Cliquez sur «Nettoyer le dossier» pour exécuter l'outil (si vous avez activé l'option «Ne plus afficher ce message», l'outil s'exécutera dès que vous l'avez sélectionné). Lorsque l'outil est en cours d'exécution, ce qui peut prendre un certain temps si vous l'exécutez pour la première fois sur un dossier contenant beaucoup de messages, un avis d'état apparaît dans la barre en bas d'Outlook..

Vous pouvez continuer à utiliser Outlook pendant son exécution. Une fois la notification d'état disparue, l'outil est terminé. Cela ne vous dira pas que c'est fini, l'outil est conçu pour fonctionner en arrière-plan pour vous aider, pas pour vous bombarder de messages, mais il vous dira s'il ne trouve aucun message à nettoyer..

C'est tout ce qu'on peut en dire. Lorsque nous avons exécuté cet outil sur un exemple de dossier contenant 2487 courriels, 502 courriels pouvant être supprimés ont été trouvés. Plus du cinquième des courriels dans le dossier était redondant. C’est donc une révélation et un outil à utiliser si vous manquez d’espace ou si vous en avez marre des conversations.