Comment utiliser Trello pour simplifier la gestion de projets
Trello peut être un excellent moyen de gérer des projets, de communiquer avec votre équipe, d'organiser des idées et de constituer une sorte de «tableau blanc Internet» où les gens peuvent échanger des idées et collaborer dans un espace partagé..
Une fois que vous avez créé un tableau, vous pouvez commencer à ajouter les membres du projet qui composeront l’équipe. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Afficher le menu» situé à droite, visible ici..
Une fois que tous les membres de votre conseil sont réunis et prêts à commencer, vous pouvez commencer à ajouter de nouvelles listes. Les titres de ces listes peuvent être quelconques selon le type de projet que vous créez, le flux de travail indiquant comment vous souhaitez gérer des attributions individuelles et la façon dont vous préférez gérer votre contenu dans son ensemble..
À titre d'exemple, nous avons énuméré quelques idées différentes ci-dessous. Dans chaque liste, vous trouverez l'option «Ajouter une carte», sur laquelle vous pouvez cliquer ici..
Une fois la carte créée dans la liste, cliquez dessus et vous verrez une fenêtre ressemblant à ceci:
Et c'est dans ces cartes que la véritable organisation commence. Tout, de l'ajout de membres à «S'abonner à une carte» (ce qui signifie qu'ils recevront une alerte soit sur leur adresse email ou par téléphone lorsqu'une nouvelle action se produit), à étiqueter une carte pour sa sous-section se passe dans les boutons sur le côté.
Vous pouvez modifier la description d'une carte (par exemple, «Brainstorm uniquement», un lien vers des recherches pertinentes, des clips YouTube, etc.), ainsi que créer une «liste de contrôle» (voir ci-dessous)..
Les listes de contrôle sont un excellent moyen de gérer des cartes individuelles et de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont constamment au courant de l’état actuel du projet. Pour ajouter une liste de contrôle et la remplir avec de nouveaux éléments, il suffit de passer la souris sur le bouton “Liste de contrôle”, de cliquer sur “Ajouter” et de commencer à remplir les tâches..
Les autres paramètres de chaque carte incluent la possibilité d'ajouter une date d'échéance, qui peut être mise à jour ou modifiée par tout membre ayant reçu l'autorisation de la carte..
Le flux d'activité se trouve dans le menu de droite, et tant qu'une carte n'est pas marquée comme «privée», toutes les actions de votre équipe peuvent être visualisées d'un flux simple à suivre..
Une autre fonctionnalité intéressante de Trello est que tous vos fichiers et dossiers peuvent être attachés directement aux cartes elles-mêmes. Plus besoin de fouiller dans une panoplie infinie de dossiers Dropbox avec des mots de passe compliqués ni d'essayer de faire organiser correctement les autorisations d'accès de Drive, avec Trello, tout ce dont vous avez besoin est là et prêt à être téléchargé directement du serveur.
Toutefois, si votre équipe n'est pas prête à "abandonner" leur Dropbox pour l'instant, le service s'intègre automatiquement à la plupart des services cloud les plus populaires et vous permet de joindre du contenu directement à partir de votre propre compte associé..
Ensuite, c’est là que les étiquettes entrent en jeu.
Les étiquettes sont un surnom universel qui peut facilement vous permettre de séparer vos sections en sous-sections, etc. Supposons, par exemple, que vous ayez quelque chose dans votre liste "Assigned" mais que vous ne sachiez pas à quel département appartient l'article.?
Les étiquettes vous permettent de coder rapidement un contenu spécifique avec un code de couleur afin que toute personne attachée à la carte puisse reconnaître rapidement à qui elle appartient et quel est le but de la tâche. Ce repère visuel constitue un système d’organisation facile, pas très différent des onglets colorés que vous verrez au-dessus des dossiers alignés dans un classeur..
Enfin, vous pouvez choisir de «partager» une carte avec qui que ce soit par courrier électronique ou simplement de la lier dans votre espace de travail en dehors du réseau Trello..
Certaines des fonctionnalités les plus amusantes de Trello incluent la possibilité d’ajouter des autocollants conviviaux à une carte ou à un membre, dont certaines sont incluses dans l’abonnement Basic, ainsi qu’une bibliothèque supplémentaire qui s’ouvrira si vous vous inscrivez au Trello Gold. Souscription mensuelle.
La Classe Affaires vous procurera les mêmes autocollants, mais au lieu de payer les 5 dollars par mois, vous pouvez choisir de donner une prime d’abonnement à chacun de vos employés à un prix à la carte réduit de 3,75 dollars par personne..
Des paramètres supplémentaires dans la barre de menus vous permettront de contrôler soigneusement les autorisations des membres de votre équipe, y compris ceux qui peuvent lire les cartes, qui peuvent les commenter et qui a la possibilité d'archiver, de supprimer ou de déplacer des assignations plus anciennes servi leur but.
C’est là que vous trouverez également le menu «Power Ups», comprenant la possibilité de voir toutes les assignations et leurs propriétaires dans un format de calendrier complet avec les dates d’échéance et les calendriers correspondants, ainsi que l’option permettant aux membres de votre équipe de « vote ”sur des cartes particulières.
L'idée derrière le système de vote est que si tout le monde ne peut pas se mettre d'accord sur une idée ou sur une tâche à laquelle travailler ensuite, vous pouvez donner la parole pour un vote. Quelle que soit l'option qui obtienne le plus grand nombre de votes, le prochain projet envoyé est-il envoyé?.
Si un conseil ne suffit pas, il y a toujours la possibilité d'en faire plus. Séparer votre personnel de cette manière peut vous aider à dissiper une trop grande diaphonie entre différents départements et constitue toujours une bonne option si vous vous inquiétez des autorisations ou des personnes qui voient des projets privés en action avant qu'ils ne soient prêts pour le grand public..
Une fois qu'une carte a rempli sa fonction, vous pouvez la ranger proprement dans les archives en appuyant sur un bouton. L’Archive conservera le contenu pendant plus de 30 jours avant de le supprimer définitivement. Assurez-vous de ne rien envoyer dans cette zone de Trello, à moins d’être absolument sûr que vous en aurez fini pour de bon..
Trello peut être un moyen utile et facilement accessible pour vous et les membres de toute votre équipe de rester organisé tout au long du chaos intense de la journée de travail. En utilisant toutes ses nombreuses fonctionnalités et astuces, vous pouvez garder votre esprit clair, vos projets sur la bonne voie et l'ampleur de vos missions publiées à temps, à chaque fois..
