Assurez-vous que vos collègues ont vu cet «e-mail important» avec les e-mails de rappel de confirmation de lecture et de retard
Beaucoup de gens demandent comment planifier un email pour une date donnée et pour une bonne raison. Comme nous espérons que nos collègues fixent les dates et les heures des réunions dans leur calendrier Outlook et mettent en place un rappel, il y a toujours quelqu'un qui “N'a pas reçu l'email”. Aujourd'hui, nous allons examiner quelques fonctionnalités faciles à implémenter dans Outlook 2007 pour nous assurer qu'ils ont bien reçu le courrier électronique et même l'avoir lu..
La première chose que vous pouvez faire pour vous assurer qu'un courrier électronique a été envoyé et lu est en demandant une livraison et un accusé de lecture. Le message que vous composez étant ouvert, cliquez sur le bouton Les options onglet et dans le suivi section cochez la case Demander une livraison et Demander un reçu. De cette façon, vous pouvez savoir quand le message a été remis et quand il a été ouvert..
Juste parce que vous recevez un accusé de réception indiquant que la personne a lu le courrier électronique, assurez-vous que leurs paramètres ne sont pas définis sur Toujours envoyer une réponse lorsqu'un accusé de lecture est demandé. Pour vérifier ce paramètre, allez à Outils Options Préférences Email Options puis le Options de suivi languette.
Maintenant, dans la zone Options de suivi, assurez-vous “Toujours envoyer une réponse” ou “Ne jamais envoyer de réponse”. Bien sûr, vous voudrez peut-être en discuter avec le destinataire ou votre département informatique..
Pour plus de certitude, ils connaissent le rendez-vous en cliquant sur l’onglet situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. suivi section pour arriver à Options de message. Ici, nous pouvons faire plusieurs choses, dont l’une est très pratique et qui consiste à retarder la remise du message à une date ultérieure. Sous Options de livraison vérifier “Ne pas livrer avant” et sélectionnez la date et l'heure d'envoi d'un message de rappel. Un inconvénient à cela est avec les comptes POP3, vous devez garder l'application Outlook ouverte jusqu'à ce qu'il soit temps d'envoyer le message.
En outre, vous pouvez définir l’importance de Haute et ajoutez quelques comptes de messagerie supplémentaires pour que les réponses soient envoyées à… hé, vous ne savez jamais..
N'oubliez pas que lorsque vous planifiez l'envoi d'un courrier électronique à une date ultérieure, il restera dans votre courrier électronique. Boîte d'envoi jusqu'à ce qu'il soit temps d'être envoyé.
Avec ces options simples et le partage d'un calendrier, il devrait exister une communication parfaite sur les Rapports TPS. Bien entendu, vous pouvez toujours facilement renvoyer le message..
