Préparez votre document Word pour la distribution en masse

Cet article d'invité a été rédigé par Askar, le geek à l'origine du site technique de DemoGeek..

Si vous travaillez en équipe ou avec vos clients, vous voudrez peut-être vous assurer de distribuer vos documents correctement, de manière à ce que les informations contenues dans le document parviennent au bon public et que la confidentialité des informations soit respectée..

Word 2007 comporte une fonctionnalité avec laquelle vous pouvez préparer formellement votre document Word en vue de sa distribution appropriée à un groupe de personnes ou même à toute personne présentant un facteur de crédibilité donné..

Préparation

Lancez Word 2007 et créez le document comme vous le souhaitez.

Une fois que vous êtes satisfait du document et que vous êtes prêt à le distribuer, faites une pause un instant avant d'appuyer sur l'application de messagerie et suivez ces étapes simples pour que le document soit prêt à être distribué. Gardez à l'esprit que ces étapes sont isolées et que cela signifie que vous pouvez choisir les étapes que vous souhaitez suivre..

Clique sur le Bouton bureau et cliquez sur le “Préparer”Option de menu. Il y a 7 options différentes que vous devriez pouvoir voir. Je vais vous expliquer chacune de ces options afin que vous puissiez choisir la bonne combinaison d'options pour vos besoins de distribution..

Propriétés du document

Le premier de la liste est le “Propriétés' option avec laquelle vous pouvez entrer des informations de métadonnées sur le document.

Vous pouvez entrer le nom de l'auteur du document, titre, sujet, mots-clés, catégorie, statut et commentaires.

Certains d’entre eux peuvent être vus à travers le Fichier >> Propriétés dialogue.

N'oubliez pas qu'une fois le document finalisé, vous ne pourrez plus voir ces propriétés, mais vous pourrez alors associer des propriétés à votre document pour que d'autres puissent en avoir une idée avant de l'ouvrir..

Inspecter le document

La deuxième option de la liste est le “Inspecter le document”Option. Dans le cadre de la préparation de la distribution de votre document, vous pouvez l'inspecter pour en savoir plus sur les commentaires, les révisions, les marques de révision et les annotations d'encre. Vous pouvez rechercher des métadonnées masquées ou toute information personnelle enregistrée avec le document. Vous pouvez rechercher toutes les données XML personnalisées stockées avec le document. Vous pouvez également rechercher des informations sur les en-têtes, les pieds de page et les filigranes. Enfin, vous pouvez également rechercher des textes cachés dans le document..

Choisissez les options de contrôle à vérifier avant de distribuer le document et lorsque vous appuyez sur la touche “Inspecter”Bouton Word inspectera le document et vous notifiera de tout élément trouvé lors de son inspection.

Les articles qui nécessitent votre attention seront marqués d’un point d’exclamation et vous pourrez choisir de procéder à une nouvelle inspection si vous le souhaitez..

Chiffrer le document

Le troisième dans la liste est le “Chiffrer le document”Option. Choisissez cette option si vous souhaitez que le document ne soit affiché que par certaines personnes de confiance. Il vous permet de chiffrer le document avec un mot de passe de votre choix et les utilisateurs doivent entrer ce mot de passe pour afficher le document..

Choisissez un mot de passe que vous pouvez distribuer au groupe. Mon conseil est de ne pas choisir un mot de passe que vous utilisez personnellement, mais plutôt un mot de passe que personne ne peut utiliser pour retrouver vos comptes en ligne ou tout compte sensible que vous utilisez personnellement..

Confirmez le mot de passe une fois de plus. Les mots de passe sont sensibles à la casse et veillez à conserver / mémoriser le mot de passe car il n'y a aucun moyen de récupérer le mot de passe si vous oubliez et il n'y a aucun moyen d'ouvrir le fichier si vous oubliez le mot de passe..

Une fois crypté, vous devriez pouvoir voir que l’option de menu a une petite couleur de fond pour indiquer que ce document est crypté..

Lorsque des membres de votre groupe de distribution essaient d'ouvrir un document crypté, ils sont invités à entrer un mot de passe..

Sans mot de passe, ils ne pourront pas ouvrir le document..

Restreindre la permission

Le quatrième sur la liste est le «Restreindre la permission”Option. Vous pouvez utiliser l'option «Limiter les autorisations» pour limiter ce que les utilisateurs peuvent faire avec le document. Si le document est sensible, vous pouvez utiliser «Limiter les autorisations» pour l'empêcher de modifier, de copier et d'imprimer le document..

Limiter les autorisations utilise le client Windows Rights Management pour mettre en œuvre les restrictions.

Vous serez peut-être invité à installer le Gestion des droits Windows outil. Ne vous inquiétez pas, allez-y et installez-le, il provient de la source de confiance. Une fois installé, vous devriez pouvoir configurer ce que les utilisateurs peuvent faire avec le document..

Ajouter une signature numérique

Le cinquième de la liste est le “Ajouter une signature numérique”Option. Les signatures numériques garantissent l'intégrité du document. Considérez les signatures numériques comme une signature papier, mais faites électroniquement pour plus de commodité. Lorsqu'un document a une signature numérique, cela signifie l'intégrité et la confiance du document. Cela serait pratique si vous distribuez le document à un très grand nombre de personnes..

Clique sur le "Ajouter une signature numérique”Option et Word vous invitera avec la boîte de dialogue ci-dessus à rechercher des fournisseurs de signature numérique sur Office Marketplace.

Sur son marché en ligne Office, vous devriez pouvoir trouver un fournisseur de signature numérique que vous pouvez utiliser pour signer le document..

Exécuter le vérificateur de compatibilité

Passons à la dernière option “Exécuter le vérificateur de compatibilité" premier. Si vous avez utilisé des fonctionnalités spécifiques à Word 2007 et si vous pensez que votre public utilise déjà d'anciennes versions de Word, vous pouvez exécuter le vérificateur de compatibilité pour vous assurer que votre document peut être lu par l'ensemble du public..

Word 2007 exécutera un ensemble de vérifications de compatibilité prédéfinies. S'il trouve des problèmes de compatibilité, il les répertoriera dans la boîte de dialogue ci-dessus. Dans le cas contraire, vous pouvez passer à l'étape finale avant de distribuer le document..

Marquer comme finale

Ceci devrait être la dernière étape que vous souhaitiez suivre avant de distribuer le document au groupe. Comme son nom l'indique, cette action marque le document comme étant défini pour la distribution..

Comme cela apporte des modifications significatives au document, vous serez invité à vous assurer que vous souhaitez marquer le document comme final..

Une fois qu'un document est marqué comme final, le document ne peut plus être modifié et sera nettoyé de toutes les épreuves, commentaires, etc..

Les documents finalisés ont une nouvelle icône dans la barre d’état qui ressemble plus à un tampon sur un papier..

Préparer un document pour la distribution peut vous aider à éviter certaines erreurs évidentes que vous commettez lorsque vous distribuez un document à un grand groupe de personnes. Vous n'êtes pas obligé de suivre toutes les étapes; vous pouvez plutôt choisir celui que vous voulez / préférez. Word 2007 est suffisamment souple pour faire ce que vous lui demandez de faire lors de la préparation d'un document pour distribution.

J'espère que vous trouverez cela utile et que vous utiliserez les capacités de Word 2007 pour finaliser correctement un document avant sa distribution. Si vous avez des questions ou des commentaires s'il vous plaît faites le moi savoir dans les commentaires.