Gagnez du temps avec les dossiers de recherche personnalisés dans Microsoft Outlook
Rechercher dans Outlook est assez facile, mais pourquoi se donner la peine de taper les mêmes recherches encore et encore si vous les effectuez régulièrement? Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent de sauvegarder ces recherches personnalisées afin que vous puissiez y revenir d'un simple clic ou deux..
Et s'il est tentant de penser aux dossiers de recherche personnalisés comme à une recherche enregistrée, ils sont en réalité plus cool que cela. Comme ils sont automatiquement mis à jour, ils fonctionnent davantage comme des dossiers virtuels, semblables à la fonctionnalité Étiquettes de Gmail, à l’exception de plus puissants. Vous voulez un dossier qui ne montre que les messages non lus d'une personne en particulier et qui comporte une ou plusieurs pièces jointes? aucun problème.
Voyons comment les mettre en place.
Créer un dossier de recherche prédéfini dans Outlook
Outlook possède déjà un certain nombre de dossiers de recherche prédéfinis que vous pouvez utiliser. Vous ne pouvez pas personnaliser davantage ces éléments, mais ils valent la peine d’être examinés d’abord au cas où ils couvriraient vos besoins..
Pour commencer, vous trouverez vos dossiers de recherche au bas de la liste des dossiers de votre fichier de données Outlook, dans la partie gauche de la fenêtre. Chaque fichier de données possède son propre dossier de recherche. Par conséquent, si vous utilisez Outlook pour vérifier plusieurs comptes, vous pouvez configurer différents dossiers de recherche pour chacun..
Vous ne pourrez même pas sélectionner ce dossier «Dossiers de recherche» tant que vous n’aurez pas créé votre premier dossier de recherche. Pour créer un dossier de recherche, ouvrez l'onglet «Dossier» du ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche»..
Cela ouvre la fenêtre Nouveau dossier de recherche. Vous verrez un ensemble de dossiers de recherche prédéfinis organisés en catégories telles que Lire le courrier, Mail à partir de personnes et de listes et Organiser le courrier. La plupart des dossiers sont assez explicites, nous ne les traiterons donc pas en détail - vous pouvez simplement les parcourir.
Ici, nous créons un nouveau dossier de recherche qui affiche les messages non lus. C'est un dossier de recherche extrêmement pratique car il affiche tous vos messages non lus, quel que soit le dossier dans lequel ils sont stockés. Cliquez simplement sur le dossier de recherche que vous souhaitez créer, puis cliquez sur le bouton "OK"..
Assez simple, non? Voyons maintenant comment créer vos propres dossiers de recherche personnalisés, qui sont bien plus puissants..
Créer un dossier de recherche personnalisé dans Outlook
Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent d'ajouter des critères que les dossiers de recherche prédéfinis n'incluent pas. Vous pouvez effectuer une recherche dans n'importe quel champ contenu dans un message Outlook. Plus important encore, vous pouvez créer un dossier de recherche personnalisé qui utilise plusieurs critères pour sélectionner des messages. Par exemple, vous pouvez n’avoir qu’un seul message d’affichage de certaines personnes contenant des mots spécifiques dans la ligne de sujet..
Pour créer un dossier de recherche, ouvrez l'onglet «Dossier» du ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche»..
Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, faites défiler l'écran jusqu'en bas de la liste, sélectionnez l'option «Créer un dossier de recherche personnalisé», puis cliquez sur le bouton «Choisir» qui apparaît..
Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisée, saisissez un nom pour votre dossier..
Ensuite, vous allez configurer les critères pour la recherche, alors cliquez sur le bouton "Critères".
La fenêtre Critères du dossier de recherche vous permet de personnaliser réellement votre recherche et de sélectionner autant de critères que vous le souhaitez..
L'onglet «Messages» contient des critères de base vous permettant de rechercher des mots spécifiques dans l'objet ou le corps du message, les expéditeurs et les destinataires. Vous pouvez également limiter la recherche aux messages pour lesquels vous êtes la seule personne sur la ligne «À» ou sur la ligne «À» ou «Cc» avec d'autres personnes..
Et vous pouvez même spécifier une plage de temps pour les messages en fonction du moment où ils ont été reçus, envoyés, modifiés, etc. Ainsi, par exemple, vous ne pouvez afficher que les messages reçus au cours des sept derniers jours..
L'onglet «Plus de choix» fournit encore plus de critères pour affiner votre recherche. Vous pouvez rechercher des messages dans des catégories spécifiques, ceux qui ne sont pas lus ou qui ont des pièces jointes, par l’importance du message, ceux qui sont marqués ou non et même par la taille réelle du message. Ce dernier peut être utile pour trouver et supprimer des pièces jointes volumineuses, soit dit en passant.
L'onglet «Avancé» vous permet d'ajouter des critères basés sur tous les champs qu'un objet Outlook peut stocker. Il y en a beaucoup, donc nous ne les couvrirons pas ici. Mais si vous devez effectuer une recherche à l'aide de quelque chose que vous n'avez pas trouvé dans les autres onglets, il est fort probable que vous le trouviez en cliquant sur le bouton «Champ» et en parcourant les menus..
Une fois que vous avez défini tous les critères de votre choix dans ces trois onglets, continuez et cliquez sur le bouton «OK» pour revenir à la fenêtre Dossier de recherche personnalisée. Il y a encore une chose que vous voudrez peut-être configurer ici avant de finir.
Par défaut, la recherche personnalisée que vous créez sera extraite de tous les dossiers de votre fichier de données Outlook. Si vous voulez limiter cela à certains dossiers seulement, cliquez sur le bouton "Parcourir"..
Dans la fenêtre Sélectionner des dossiers, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez inclure dans la recherche, puis cliquez sur le bouton «OK»..
Et ensuite, dans la fenêtre principale Personnaliser, continuez et cliquez à nouveau sur «OK»..
Outlook crée le dossier de recherche personnalisé et l'ajoute à l'affichage de votre dossier.
Une fois que vous maîtrisez son utilisation, la fonctionnalité Dossier de recherche personnalisé est assez puissante. Voici quelques exemples d'éléments pour lesquels vous pouvez utiliser les dossiers de recherche:
- Messages à votre patron
- Messages avec des indicateurs de suivi non résolus par catégorie (par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les éléments non résolus de la catégorie personnelle)
- Messages de haute importance
- Messages à destination et en provenance d'un client (vous pouvez même utiliser leur domaine complet dans le champ de recherche et choisir de rechercher dans tous les champs)
- Messages contenant des pièces jointes et dépassant une certaine taille (idéal pour supprimer les pièces jointes volumineuses et réduire la taille de votre fichier de données)
Et cela ne fait qu'effleurer la surface. Alors, quels types de dossiers de recherche créez-vous? Faites le nous savoir dans les commentaires!
