Utilisez la mise en forme conditionnelle pour que les messages Outlook importants se démarquent

Outlook vous permet de créer et de personnaliser les affichages de dossiers de nombreuses manières, telles que l'ajout et la suppression de colonnes ou le regroupement et le tri des messages. Vous pouvez également appliquer des règles pour que Outlook affiche les messages de différentes manières en fonction de leurs propriétés (comme l'expéditeur, la ligne d'objet ou l'horodatage). C'est appelé mise en forme conditionnelle. Voyons comment cela fonctionne.

Mettre à jour: Un de nos lecteurs a attiré notre attention sur le fait que la mise en forme conditionnelle n’est disponible que sur la version Windows d’Outlook et ne pas la version macOS. Merci, christy!

Commencer

Pour commencer à configurer la mise en forme conditionnelle, allez dans Affichage> Afficher les paramètres.

Vous pouvez également accéder aux paramètres d'affichage avancés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête du dossier et en sélectionnant la commande «Afficher les paramètres»..

La fenêtre Paramètres d'affichage avancés vous permet de personnaliser l'affichage des dossiers. Cliquez sur le bouton "Mise en forme conditionnelle".

Cela vous amène à la fenêtre de mise en forme conditionnelle que vous utiliserez pour configurer différentes règles de mise en forme des messages..

Les éléments affichés dans la liste «Règles pour cette vue» sont les règles par défaut fournies avec une vue de dossier non personnalisée. Par exemple, vous pouvez voir que les «messages non lus» sont affichés en gras, police bleue Segoe UI avec une taille de 11 points.

Comment fonctionnent les règles

Les «règles» sont les conditions auxquelles un message doit satisfaire pour qu'Outlook puisse appliquer le formatage. Par exemple, dans les règles par défaut, la règle «Messages non lus» est activée lorsqu'un message est marqué comme non lu. Lorsque cette règle est activée, Outlook utilise la police Segoe UI en gras, bleue et 11 points pour l'afficher..

Outlook applique les règles dans l'ordre, en haut de la liste. Les règles en haut de la liste ont priorité sur les règles en bas. Comment cela fonctionne-t-il dans la pratique? Supposons que vous avez deux règles, une en haut de la liste qui modifie la police en vert et l'autre en bas de la liste qui modifie la police en rouge. Si un message remplit les conditions des deux règles, la police sera changée en vert car cette règle est en haut de la liste. La règle qui définit la police en rouge est ignorée..

Avec les règles par défaut, vous ne pouvez changer que la police. Vous ne pouvez pas supprimer les règles par défaut, déplacer l’ordre ou modifier les conditions de la règle. Vous pouvez cependant désactiver les règles par défaut en les décochant dans la liste «Règles pour cette vue»..

Comment ajouter une nouvelle règle

Dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton “Ajouter”. Une nouvelle règle appelée «Sans titre» sera ajoutée à la liste. Donnez un nom à votre règle puis cliquez sur le bouton "Condition".

La fenêtre Filtre vous permet de choisir la ou les conditions que le courrier doit remplir pour être formaté..

Nous allons simplement utiliser un exemple simple ici et le faire rechercher les messages envoyés par «Rob Woodgate» et contenant le mot «Outlook» dans le champ Objet..

Pour cela, commencez par cliquer sur le bouton "De", qui ouvre le carnet d'adresses, puis sélectionnez un contact..

Ensuite, nous ajoutons «Outlook» dans le champ «Rechercher le (s) mot (s)», en veillant à ce que l'option «Sujet seulement» soit sélectionnée dans la liste déroulante «Dans». Cliquez sur "OK" quand vous avez terminé.

De retour dans la mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton "Police".

Nous allons faire en sorte que les messages correspondant au filtre défini soient affichés en violet et en gras. Configurez-le comme vous le souhaitez, cliquez sur le bouton «OK», cliquez à nouveau sur «OK» pour fermer la fenêtre Formatage conditionnel, puis une fois de plus pour fermer la fenêtre Paramètres d'affichage avancés..

Les règles sont appliquées immédiatement. Vous pouvez voir ci-dessous que les messages répondant à nos conditions sont maintenant en gras et en violet..

Ceci est juste un exemple simple, vous pouvez ajouter beaucoup de conditions, même très complexes. De retour dans cette fenêtre de filtre, vous pouvez passer à l’onglet «Plus de choix» pour voir un tas de conditions supplémentaires que vous pouvez choisir..

Ici, vous pouvez choisir de faire correspondre un message indiquant si:

On lui a attribué une catégorie particulière
Il est lu ou non lu
Il a des pièces jointes ou pas de pièces jointes
Il est marqué comme priorité élevée, normale ou faible
Il a été signalé par vous, par quelqu'un d'autre, par personne, ou marqué comme complet
Le texte que vous recherchez doit correspondre à la casse
C'est une taille particulière, supérieure ou inférieure à une taille particulière, ou entre deux tailles

Basculez sur l'onglet "Avancé" pour créer des conditions complexes.

L'onglet Avancé vous permet de sélectionner n'importe quel champ de n'importe où dans Outlook et de sélectionner une condition que vous souhaitez associer. Cela peut être assez simple, comme faire correspondre l'expéditeur à une adresse exacte, mais vous avez le choix entre plusieurs options. Supposons que votre règle corresponde aux courriels que vous avez reçus. Cliquez sur le bouton «Champ», pointez sur «Champs de date / heure», puis cliquez sur l'option «Reçu»..

Cliquez sur le menu déroulant "Condition" pour choisir votre condition..

Les choix sont beaucoup plus vastes que ce à quoi vous pourriez vous attendre:

À tout moment
Hier
Aujourd'hui
Demain
Dans les 7 derniers jours
Dans les 7 prochains jours
La semaine dernière
Cette semaine
Prochaine semaine
Le mois dernier
Ce mois-ci
Le mois prochain
Sur
Sur ou après
Sur ou avant
Entre
Existe
N'existe pas

Et les autres champs que vous pouvez choisir offrent des quantités similaires d'options.

Sélectionnez votre condition, ajoutez une valeur et cliquez sur le bouton «Ajouter à la liste»..

Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez à la liste. Pour vous donner une idée du nombre de champs, cliquez simplement sur le menu «Tous les champs du courrier»..

Le menu «Tous les champs de contact» contient plus de quatre colonnes d’options. Nous ne pouvions donc pas l’intégrer dans une capture d’écran sensible. Donc, nous n'allons pas passer en revue chacun des champs et conditions, mais maintenant vous savez où ils se trouvent et comment les utiliser.

Vous pouvez définir plusieurs conditions dans une règle pour obtenir des éléments aussi spécifiques que vous le souhaitez. Voulez-vous que les messages Outlook s'affichent dans une police rouge de 16 points s'ils proviennent d'un contact donné, reçus au cours des sept derniers jours, contiennent un mot spécifique dans le sujet, et inclure une pièce jointe? Pas de problème.

Comment supprimer une règle

Si vous avez créé une règle et que vous ne la souhaitez plus, il est facile à supprimer. Dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle, sélectionnez la règle que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton “Supprimer”. Rappelez-vous simplement que vous ne pouvez supprimer que les règles que vous avez créées, pas les règles par défaut intégrées d'Outlook..

Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez et définir autant de règles que vous le souhaitez. Et comme nous vous l'avons déjà montré, une fois que vous avez défini les règles de mise en forme conditionnelles comme vous le souhaitez, vous pouvez copier la vue dans un autre dossier ou dans tous les dossiers si vous le souhaitez..