Guide de l'utilisateur des dossiers partagés Dropbox
Dropbox est un outil extrêmement utile pour garder tous vos fichiers synchronisés entre vos ordinateurs et le cloud. Ici, nous allons voir comment vous pouvez garder toute votre équipe sur la même page avec les dossiers partagés Dropbox..
Créer un dossier partagé
La configuration d'un dossier partagé dans Dropbox est simple. Ajoutez les fichiers que vous souhaitez partager dans un dossier Dropbox sur votre ordinateur, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Dropbox, puis choisissez Partager ce dossier.
Sinon, connectez-vous à votre compte Dropbox en ligne, cliquez sur le menu déroulant en regard du dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Partager ce dossier.
Maintenant, entrez les adresses électroniques des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et éventuellement un message expliquant pourquoi vous partagez le dossier..
Les personnes que vous invitez recevront un courrier électronique les invitant à consulter et à rejoindre le dossier partagé. S'ils ne se sont pas inscrits à Dropbox, ils peuvent s'inscrire directement. sinon, ils peuvent simplement se connecter à leur compte Dropbox et commencer à ajouter ou modifier des fichiers.
Les dossiers partagés ont une icône légèrement différente dans votre Dropbox. Notez que le dossier partagé de gauche comporte une icône avec 2 personnes, tandis que le dossier de droite non partagé affiche un aperçu de son contenu..
Voir l'historique de votre dossier partagé
Chaque fois que vos collaborateurs avec vos dossiers partagés ajoutent ou modifient des fichiers, vous verrez une notification info-bulle vous dire ce qui a changé..
Vous pouvez également afficher les modifications en ligne. Connectez-vous à votre compte Dropbox dans votre navigateur et sélectionnez l'onglet Evénements. Cela affiche toutes les modifications apportées à votre Dropbox, mais vous pouvez afficher uniquement les modifications de votre dossier partagé en sélectionnant son nom dans la barre latérale gauche..
Vous pouvez maintenant voir toutes les modifications récentes apportées à votre dossier et savoir qui a ajouté ou supprimé chaque fichier..
Au bas de la page, vous pouvez même ajouter un commentaire que tous les collaborateurs verront.
Si quelqu'un a supprimé un fichier dont vous avez toujours besoin, vous pouvez le restaurer en cliquant sur son lien dans cet historique en ligne. Ou, vous pouvez afficher tous les fichiers supprimés en cliquant avec le bouton droit de la souris sur votre dossier Dropbox dans l'Explorateur. Sélectionnez Dropbox, puis cliquez sur Afficher les fichiers supprimés.
Être averti lorsqu'un changement est effectué
Vous n'êtes pas toujours devant votre ordinateur; vous avez une vie au-delà de vos projets, après tout (du moins, espérons-le). Si vous voulez vraiment rester connecté à ce qui se passe avec votre projet, vous pouvez le faire facilement, peu importe où vous vous trouvez..
La page d'historique de votre dossier Dropbox partagé propose un flux RSS de toutes les modifications apportées au dossier. Clique le Abonnez-vous à ce flux hyperlien.
Maintenant, dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur «Copier dans le presse-papier» pour pouvoir utiliser ce flux RSS..
Vous pouvez vous abonner à des flux RSS via de nombreux navigateurs Web, clients de messagerie, lecteurs de flux dédiés, etc. Dans Firefox, Internet Explorer 7/8 ou Opera, vous pouvez coller l'adresse du flux dans votre barre d'adresse et vous abonner au flux directement dans votre navigateur..
Cependant, vous abonner au flux dans une application de bureau ne vous aidera pas beaucoup lorsque vous êtes loin de votre ordinateur. Une excellente option consiste à vous abonner au populaire Google Reader. Ensuite, vous pouvez vérifier votre flux depuis n'importe quel navigateur, sur n'importe quel ordinateur ou appareil mobile..
Pour ajouter votre flux Dropbox à Google Reader, connectez-vous à Google Reader (lien ci-dessous), Cliquez sur Ajouter un abonnement en haut à gauche, collez votre flux RSS depuis Dropbox, puis cliquez sur Ajouter..
Vous pouvez maintenant voir les modifications apportées aux fichiers ou aux dossiers dans Google Reader..
Vous pouvez même ajouter votre flux à votre page d'accueil iGoogle. Clique le Ajoutez-le maintenant bouton à droite de la page d'accueil de Google Reader pour ajouter vos flux à iGoogle.
Vous pouvez maintenant voir les mises à jour de vos fichiers depuis votre page d'accueil. Si vous utilisez un autre ordinateur, connectez-vous simplement à votre compte Google pour voir ce qui se passe..
Vous pouvez également accéder à vos flux Google Reader à partir de nombreux programmes et applications pour la plupart des principaux smartphones, notamment iPhone, Windows Phone et Blackberry..
Recevez un tweet ou un texte lorsque des modifications sont apportées
Si vous êtes un individu hyper-connecté, il est probable que vous envoyiez et recevez des tweets lors de vos déplacements. Si tel est le cas, il s’agit peut-être du meilleur moyen d’être averti lorsque des modifications sont apportées à votre dossier partagé Dropbox. Pour ce faire, commencez par créer un nouveau compte Twitter pour publier vos modifications. Si vous ne voulez pas que le monde entier voie vos mises à jour, cliquez sur Paramètres et définissez votre nouveau compte Twitter sur Privé..
Une fois le nouveau compte créé, suivez-le avec votre compte Twitter habituel pour afficher les mises à jour..
Maintenant, publions notre flux RSS Dropbox sur Twitter. Créez un compte avec Twitterfeed (lien ci-dessous).
Une fois votre compte configuré, ajoutez-y votre flux. Nommez votre flux et entrez votre adresse de flux dans Dropbox. Cliquez sur Paramètres avancés pour que votre flux fonctionne comme vous le souhaitez..
Dans les paramètres avancés, définissez la fréquence sur «Toutes les 30 minutes» pour vous assurer que les modifications sont actualisées le plus rapidement possible. Vous pouvez également modifier d'autres paramètres si vous le souhaitez.
Cliquez sur «Continuer à l'étape 2», puis sur Twitter sous les services disponibles pour ajouter votre compte..
Assurez-vous que vous êtes connecté à votre nouveau compte Twitter, puis cliquez sur Authentifier Twitter..
Autoriser l'application.
Enfin, enfin, cliquez sur Créer un service..
Chaque fois qu'une modification est apportée, vous recevrez un tweet via votre nouveau compte Twitter. Et comme vous pouvez recevoir des tweets par SMS ou par de nombreuses applications mobiles, vous ne serez jamais très loin de vos modifications Dropbox.!
Conclusion
Les dossiers partagés Dropbox sont un excellent moyen de permettre à toute votre équipe de travailler ensemble sur les mêmes fichiers d'un projet. Et avec ces astuces pratiques, vous pouvez suivre vos fichiers partagés où que vous soyez! Dropbox vous permet de vous familiariser avec nos publications sur l’ajout de Dropbox au menu Démarrer de Windows 7, l’accès aux fichiers Dropbox à partir de Chrome et la synchronisation de votre profil Pidgin sur plusieurs PC..
Liens
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