Qu'est-ce que le BCC et pourquoi vous êtes une personne terrible si vous ne l'utilisez pas
Peu de commodités dans le flux de travail numérique moderne sont si largement disponibles, mais si largement ignorées (ou totalement abusées) que la fonction BCC de messagerie. Si vous êtes coupable d'abus ou de négligence de son pouvoir (et que vous avez de bonnes chances de le faire), il est temps de vous repentir et, dans le processus, de réduire le spam et de protéger la vie privée de vos amis et de votre famille..
Qu'est-ce que BCC et d'où vient-il??
Il existe trois emplacements d'adresse dans chaque client de messagerie: TO, CC et BCC, qui correspondent respectivement à «[livrer] à», à «copie conforme» et à «copie invisible». Ces dénotations sont une retenue du monde qui a précédé le courrier électronique: lettres physiques et mémos.
Dans les notes professionnelles au milieu du siècle, par exemple, il y aurait un emplacement TO pour le destinataire principal, un emplacement CC pour les personnes devant participer à la communication mais qui n'étaient pas les destinataires principaux, et un troisième emplacement, BCC, pour les personnes qui doivent également participer à la communication mais qui, pour une raison quelconque, leur identité ne seront pas divulguées des mémos distribués aux destinataires dans les tranches d'adresses TO et CC.
À l’avènement du courrier électronique, les mêmes conventions que celles utilisées pour le courrier papier et les mémos étaient copiées, à la fois par familiarité et parce qu’elles restaient utiles même si le message n’était plus copié ni livré physiquement..
Si ces conventions existaient depuis des décennies avant l'avènement du courrier électronique et avaient continué d'exister au cours des quelque cinquante dernières années, quel est alors le problème? Il existe deux formes d'abus BCC: la copie carbone invisible passive-agressive (la forme malveillante de trouble) et la négligence d'utiliser la copie carbone invisible pour protéger la vie privée (problème né de l'ignorance). Voyons comment et pourquoi les éviter.
Dites non à la copie carbone aveugle passive-agressive
La pire utilisation de la copie carbone invisible consiste à piéger de manière agressive et passive un collègue. Ce type d'abus BCC survient lorsque les employés recourent à la fonction BCC pour contourner indirectement leurs collègues, sucer leur supérieur hiérarchique ou se livrer autrement à des manœuvres dysfonctionnelles en milieu de travail..
Image reproduite avec l'aimable autorisation de EC Comics.
Un employé, par exemple, peut mettre son responsable en tant que destinataire BCC dans un courrier électronique qu’il envoie à un autre employé afin que celui-ci s’aperçoive qu’il communique avec cet autre employé ou que celui-ci ne remplit pas une obligation quelconque. date limite. Ce type de communication secret-écureuil est généralement mal perçu sur le lieu de travail et nous n'approuverons aucun type de comportement qui engendrerait un environnement de travail agressif mesquin et passif..
Notre seul conseil en la matière est: Stop it.
Sauf si votre département des ressources humaines ou votre patron explicitement vient à vous et vous demande de BCC vos communications, vous devriez éviter la pratique.
Si des personnes extérieures à la communication principale doivent rester dans la boucle, même plus haut, la meilleure pratique consiste à les inclure en tant que destinataires CC et à informer les destinataires TO de qui a été inclus et pour quelle raison..
Cela permet non seulement de créer un dialogue plus mature sur le lieu de travail, mais également d'éviter un événement particulièrement embarrassant: si votre supérieur hiérarchique ou un autre destinataire BCC utilise la fonction répondre à tous, il se démasque et révèle qu'il a été au courant du contenu. de l'email précédent. Essayez d’expliquer celui-ci au collègue avec lequel vous conspirez à la fontaine.
Heureusement, le nombre de personnes utilisant de manière malveillante la fonction BCC est faible, ce qui nous conduit à ceux qui constituent le gros de l'abus: le fait involontaire.
Les amis ne copient pas les amis au carbone
Si la majorité des personnes n'utilisent pas de manière malveillante la fonction BCC dans le cadre d'une campagne de guerre psychologique contre leurs collègues, alors que nous en reste-t-il? Il nous laisse avec le des millions des personnes qui négligent involontairement même d'utiliser la fonction BCC en premier lieu.
Image reproduite avec l'aimable autorisation de la bibliothèque publique de Denver, Western History Collection.
Pourquoi la fonction BCC est-elle si importante? Il vous permet d'envoyer un courrier électronique à une personne sans que cette personne ne voie tout le monde qui reçoit le courrier, protégeant ainsi efficacement leurs informations personnelles. Voici un exemple d’email forward, tiré de nos propres archives d’emails:
Chaque flou bleu dans l'image filtrée ci-dessus est une adresse électronique. Non seulement la liste des destinataires transférés comptait plus de 40 adresses e-mail, mais il y avait deux ensembles de blocs restants dans l'e-mail transféré (voir ci-dessus) qui comprenaient respectivement 13 et 8 adresses e-mail. Cela signifie qu'il y a plus de 60 adresses électroniques dans le corps complet de l'e-mail..
Maintenant, vous vous demandez peut-être «Et alors? Qu'est-ce qui compte? »Cela compte pour plusieurs raisons. D'abord et avant tout, il y a le simple problème de la confidentialité et du traitement respectueux de la confidentialité des personnes figurant sur votre liste de contacts (amis, famille ou associés). Il va sans dire que les personnes qui envoient des messages à des destinataires et à des courriers électroniques en masse avec des dizaines d’amis et d’associés ne prennent pas le temps de contacter personnellement chacune de ces dizaines de destinataires et de leur demander s’ils souhaitent que leurs coordonnées soient partagées avec toutes les autres personnes du réseau. liste des destinataires. Il est carrément irrespectueux de partager des informations de contact sans la permission de la personne en question..
Cela devient encore plus irrespectueux et gênant plus la foule de personnes que vous envoyez par courrier électronique est diversifiée. Si vous envoyez un courrier électronique à dix personnes d'une petite organisation civique qui se connaissent déjà, le problème pourrait être sans objet. Si vous êtes enseignant et que vous envoyez des documents supplémentaires à des dizaines (voire des centaines) d'étudiants, vous partagez tout à coup les coordonnées personnelles d'un grand nombre de personnes avec beaucoup d'autres personnes avec lesquelles ils ne souhaitent peut-être pas partager..
Pire encore, si quelqu'un clique accidentellement sur «Répondre à tous» à l'un des courriels que vous envoyez avec des fentes TO et CC entièrement chargées, chaque personne figurant sur la liste des destinataires d'origine reçoit la réponse. Au mieux, c'est relativement inoffensif, mais cela fait certainement perdre du temps à tous les autres lorsqu'ils ouvrent l'e-mail pour découvrir les nouveautés de la discussion. Dans le pire des cas, comme cela a souvent été le cas dans des entreprises du monde entier, le courrier électronique peut prendre sa propre vie lorsque des centaines d'employés répondent, discutent ou interagissent avec le courrier électronique. Une telle réponse à toutes les réactions en chaîne peut couvrir des milliers de courriels et même engendrer des guerres de flammes (il y avait une telle guerre de flammes chez Tandem Computers à la fin du 20ème siècle qui a duré années).
Deuxièmement, et plus pratique pour ceux qui ne se soucient guère de la bonne étiquette et de la protection de la vie privée de leurs amis, ces courriels volumineux créent par inadvertance de petites listes d’adresses pour les logiciels malveillants et les spammeurs à exploiter. Si votre adresse électronique se trouve sur un énorme courrier électronique envoyé dans le monde proverbial, vous pouvez être assuré que vous vous retrouverez quelque part sur une liste de courrier indésirable. Pire encore, si l'un des utilisateurs qui se retrouve avec votre courrier électronique transféré dans les cornes de sa boîte de réception se heurte à un logiciel malveillant qui se réplique via des listes de contacts et des adresses électroniques trouvées dans la boîte de réception, vous obtiendrez probablement un courrier électronique malveillant. trouver son chemin vers toi.
Utiliser judicieusement BCC
Si vous êtes dans ce dernier camp, ceux qui ignorent la fonction BCC, vous vous demandez probablement ce que vous pouvez faire pour éviter les erreurs de sécurité et de confidentialité que nous avons décrites ci-dessus. Ne vous inquiétez pas, une fois que vous savez à quel point il est terrible d'ignorer la fonction BCC, il devient évident de savoir ce que vous devez faire pour vous laver de vos mauvais comportements précédents en matière de courrier électronique..
Tout d'abord, vous commencez par vous demander: «Dois-je vraiment envoyer cet email à toutes les personnes figurant sur ma liste de contacts? Trente d'entre eux? N'importe lequel d'entre eux? »La réponse à ces questions pour la plupart des courriels est la suivante: Non, vous n'avez pas besoin de faire sauter un courriel personnel ou de le transférer à toutes les personnes figurant dans votre liste de contacts.
Deuxièmement, quand vous faire trouvez-vous avec une raison légitime d'envoyer un courrier électronique à un grand nombre de personnes à la fois. Par exemple, si vous passez à un nouveau fournisseur de messagerie ou souhaitez envoyer votre nouvelle adresse postale à une centaine de vos amis et parents, la seule chose à faire est de mettre leurs adresses dans l'emplacement BCC. Cela permet d’éliminer tous les maux de l’envoi en masse d’emails TO / CC: les adresses électroniques de tous les destinataires restent confidentielles, il n’ya aucune chance qu’un spam ou un programme malveillant sur l’ordinateur d’un destinataire récupère le courrier électronique d’un autre destinataire, et si l'un d'entre eux a besoin de vous répondre pour poser une question ou autre, il ne fera pas exploser sa question ou son commentaire à une autre personne..
BCC augmente la confidentialité, la sécurité et réduit la corbeille d'arrivée de vos amis et associés. Il n'y a absolument aucune raison d'éviter de l'utiliser lorsque c'est aussi simple que de mettre les adresses dans un emplacement différent.
