Qu'est-ce que l'archivage automatique dans Outlook et comment fonctionne-t-il?
Si vous avez utilisé l'outil de nettoyage de boîte aux lettres, vous avez déjà vu le bouton Archivage automatique, mais vous pouvez vous méfier de son fonctionnement et de ce qu'il fera. Voici ce qu'il fait et comment vous pouvez le mettre à profit.
En cliquant sur le bouton Archivage automatique, un processus balaie tous les dossiers d’Outlook et applique les règles d’archivage automatique que vous avez configurées (ne vous inquiétez pas, la règle par défaut d’archivage automatique consiste à ne rien faire. Vous ne pouvez donc pas nuire à en cliquant sur le bouton). Toutefois, si vous souhaitez déplacer vos éléments les plus anciens vers une archive où ils ne sont pas concernés, AutoArchive vous permet d'automatiser le processus. Passons en revue le configurer et l'exécuter.
Comment activer l'archivage automatique
Tout d'abord, vous devez activer l'archivage automatique et choisir ses paramètres. Allez dans Fichier> Options> Avancé puis cliquez sur le bouton «Paramètres d'archivage automatique»..
Tant que l'option «Exécuter l'archivage automatique tous les» est désactivée (ce qui est l'option par défaut), l'archivage automatique ne sera jamais exécuté..
Une fois que vous avez activé l'option «Exécuter l'archivage automatique de chaque», toutes les options sont maintenant disponibles..
Contrairement au nettoyage de dossiers, qui comporte une fenêtre de paramètres dans les options de fichier et vous permet ensuite d'exécuter ces paramètres sur n'importe quel dossier en tant que tâche manuelle, les paramètres d'archivage automatique affichés ici sont les paramètres par défaut. Chaque dossier sur lequel l'archivage automatique est activé peut utiliser ces paramètres par défaut ou vous pouvez utiliser des paramètres différents pour différents dossiers si vous le souhaitez. Nous verrons plus tard comment faire cela, mais pour l'instant, regardons les paramètres par défaut.
Comment configurer l'archivage automatique
La première chose à noter est qu’une fois l’archivage automatique activé, il fonctionnera tous les 14 jours. Vous pouvez changer cela en utilisant les flèches haut et bas ou en tapant un nombre, et vous pouvez choisir n'importe quelle valeur entre 1 et 60 jours. Vous pouvez taper n'importe quel nombre à deux chiffres, mais s'il est supérieur à 60, Outlook affichera un message d'erreur lorsque vous cliquerez sur «OK» et vous devrez modifier la valeur avant de pouvoir enregistrer..
L'option suivante, «Demander avant l'exécution de l'archivage automatique», vous donne le choix de demander à Outlook de vous afficher une invite avant que l'archivage automatique ne se produise. Cette invite vous permet de revoir les paramètres ou d’annuler cette exécution de l’archivage automatique si vous le souhaitez..
Les autres paramètres concernent les éléments qui seront archivés et ce qui se passe pendant le processus d'archivage. La première option ici - «Supprimer les éléments expirés (dossier de courrier électronique uniquement)» - concerne les courriers électroniques auxquels une date d'expiration a été ajoutée. Cela n'affectera pas les tâches ni les événements, même si vous activez l'archivage automatique pour ces dossiers..
Le reste des paramètres s’applique à tous les éléments, pas seulement au courrier électronique. Cela signifie que les événements de calendrier, les tâches, les notes et les entrées de journal.
En supposant que vous laissiez «Archiver ou supprimer les anciens éléments» activé, les paramètres par défaut sont ceux qui permettent à Outlook de déplacer les éléments de plus de 6 mois vers un nouveau fichier .pst distinct, nommé Archive (par défaut), et de le rendre visible dans le volet de navigation. Outlook afin que vous puissiez accéder aux éléments archivés quand vous le souhaitez. Vous pouvez modifier la valeur «Nettoyer les éléments plus anciens que» en 1 jour à 60 mois, choisir un fichier .pst différent dans lequel archiver les éléments ou choisir de «Supprimer définitivement les anciens éléments».
Sachez que cette suppression contourne le dossier Éléments supprimés et que vos éléments seront entièrement supprimés d'Outlook. Selon vos paramètres, vous pourrez peut-être toujours y accéder sur votre serveur de messagerie, mais vous ne devriez pas vous en fier. Ne choisissez cette option que si vous souhaitez supprimer les éléments pour toujours.
Lorsque vous cliquez sur «OK», l'archivage automatique est activé. Elle fonctionnera conformément à la valeur «Exécuter l'archivage automatique à chaque» que vous avez choisie (tous les 14 jours par défaut), à compter d'aujourd'hui. Donc, une fois que vous l’allumez, attendez-vous à ce qu’il s’exécute assez rapidement. Lors de nos tests, moins de dix minutes s'étaient écoulées entre l'activation et la réception de l'invite nous indiquant que l'archivage automatique allait s'exécuter. L'archivage automatique s'exécute uniquement par défaut sur quelques dossiers. Par conséquent, si vous souhaitez qu'il s'exécute sur des dossiers spécifiques ou si vous souhaitez personnaliser son exécution sur différents dossiers, poursuivez la lecture..
Comment activer et personnaliser l'archivage automatique pour différents dossiers
Lorsque vous activez l'archivage automatique, il s'exécute uniquement par défaut sur les dossiers suivants:
- Éléments envoyés
- Les éléments supprimés
- Calandre
- les tâches
Si vous souhaitez qu'il s'exécute sur un autre dossier, vous devez l'activer pour chaque dossier (ou le désactiver sur l'un de ces quatre dossiers sur lesquels vous ne souhaitez pas qu'il s'exécute). Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le dossier dans le volet de navigation, puis cliquez sur «Propriétés».
Vous pouvez également accéder aux propriétés du dossier en sélectionnant Dossier> Propriétés du dossier dans le ruban. (Pour les dossiers tels que Calendrier et Tâches qui n'apparaissent pas dans le volet de navigation, c'est le seul moyen d'accéder aux propriétés des dossiers.) Il est également possible d'accéder directement aux paramètres d'archivage automatique, ce qui vous enregistre une étape une fois. re dans les propriétés du dossier.
Dans la fenêtre Propriétés du dossier, cliquez sur l'onglet Archivage automatique pour accéder aux paramètres de ce dossier..
Pour la plupart des dossiers, le paramètre «Ne pas archiver les éléments de ce dossier» sera activé par défaut. Cela signifie que lors de l'exécution du processus d'archivage automatique, le dossier sera ignoré et aucun élément ne sera archivé. Si vous souhaitez que le dossier soit inclus, activez l'option «Archiver les éléments de ce dossier à l'aide des paramètres par défaut»..
Sinon, si vous souhaitez que les paramètres d'archivage automatique de ce dossier soient différents des paramètres par défaut, activez «Archiver ce dossier à l'aide de ces paramètres» et modifiez les paramètres selon vos préférences..
Si, à un moment quelconque, vous souhaitez que tous les dossiers utilisent les paramètres par défaut, vous pouvez revenir à Fichier> Options> Options avancées> Paramètres d'archivage automatique et cliquer sur le bouton «Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant». Cela modifiera tous les dossiers pour lesquels l'option «Archiver ce dossier avec ces paramètres» est activée et activer «Archiver les éléments de ce dossier avec les paramètres par défaut»..
Une fois que vous avez défini les paramètres par défaut d'AutoArchive et défini les paramètres par dossier comme vous le souhaitez, vous pouvez laisser le processus fonctionner en arrière-plan, ce qui vous libère de l'espace et évite que vos dossiers ne soient trop gonflés..
