Guide essentiel pour la gestion des contacts Google
Avec toutes les applications collectives de Google, Contacts s’est révélé être un système de carnet d’adresses très dynamique. Ce qui a commencé dans GMail est maintenant adapté à sa propre application Web dans laquelle vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et classer vos contacts Google..
Ces listes peuvent être synchronisées avec votre téléphone Android ou même avec la liste de contacts de votre iPhone / OS X - si vous pouvez le configurer correctement. Il est donc crucial de garder ces contacts organisés et faciles à parcourir..
Malheureusement, Google est loin d'être la meilleure gouvernante et la plateforme de développement en est encore à ses balbutiements. J'ai ajouté ci-dessous quelques conseils utiles permettant aux utilisateurs de Google d'organiser leur énorme liste de contacts..
La grande division
Si vous avez commencé à utiliser GMail, vous disposerez probablement d'une très grande liste de contacts. Dans le défaut Tous les contacts Le menu est une liste de toutes les personnes auxquelles vous avez déjà envoyé un courrier électronique, auquel vous avez déjà répondu, appelé ou envoyé un SMS via Google Voice. Il contient également les contacts qui vous ont déjà envoyé un message via Google Chat..
C'est bien que Google ait fourni plusieurs catégories par défaut pour commencer. Vous pouvez organiser les membres de votre famille et vos amis dans leurs propres groupes, mais cela peut sembler un peu gênant puisque Google+ utilise maintenant les cercles. Le moyen le plus simple de gérer et de configurer des contacts en double consiste à utiliser votre profil Google+, si vous êtes un utilisateur. Sinon, vous pouvez séparer les contacts pour les entreprises de ceux pour usage personnel.
Vous pouvez créer de nouveaux groupes dans la barre latérale sous l’étiquette. “Nouveau groupe”. Tous les nouveaux groupes sont stockés sous “Mes contacts” qui est le groupe principal que vous ne pouvez pas supprimer. Aussi difficile que cela puisse paraître, le moyen le plus fiable d'organiser tous vos contacts est de passer manuellement au groupe Autres contacts..
Je possède mon compte Google depuis environ 5 ans et mon groupe Autres contacts compte actuellement un peu plus de 6 000 personnes. Beaucoup d’entre elles sont des adresses électroniques vierges avec lesquelles j’ai déjà communiqué. Si vous ne souhaitez pas gérer une base de données de cette taille, organisez simplement les personnes que vous connaissez dans Mes contacts. Cela peut alors être votre dossier favori pour les contacts, car il est synchronisé avec tout appareil mobile Android couplé..
Contacts dans GTalk
Pour ajouter des contacts dans GTalk, vous devez d'abord envoyer une demande de discussion à quelqu'un ou accepter ses demandes de discussion avec vous. Ensuite, ils seront automatiquement ajoutés au groupe Mes contacts. Ce processus associe également leurs noms et prénoms à l’affichage du contact..
Maintenant, un problème que j'ai rencontré lors de l'utilisation de GTalk est sur l'application de bureau Windows. Lorsque vous téléchargez Google Talk et que vous vous connectez pour la première fois, votre liste de contacts normale s'affiche. Cela inclut tout le monde en ligne, en veille et hors ligne..
Le problème, c'est qu'il inclut également tous les contacts que vous avez et qui ne font pas partie du chat. au lieu de cela, il extrait les données de votre groupe Tous les contacts. Pour moi, cela signifie plus de 5 000 personnes et adresses de messagerie qui ne me dérangent pas et dont beaucoup n'utilisent même pas le chat est dans mon GTalk.
Pour désactiver cette fonctionnalité, regardez vers le bas de l'application pour une “Vue” bouton. Cliquez une fois pour ouvrir un menu et rechercher “Afficher tous les contacts du carnet d'adresses”. Cela a une coche par défaut, ce qui signifie que c'est activé. Il suffit de cliquer une fois pour désactiver et vous remarquerez un effacement drastique de votre liste de chat.
Travailler dans l'application Web Contacts
La nouvelle mise en page et la mise à jour de Google Contacts reflètent nombre de leurs modèles de conception récents. Il ressemble beaucoup à Google Docs et se comporte également dans une fonction similaire à celle du nouveau GMail. Tout en bas de la colonne principale, vous trouverez les contacts par défaut répertoriés avec leur nom complet, leur adresse électronique, leur numéro de téléphone et d'autres informations..
Dans la barre latérale gauche, vous pouvez parcourir d'autres groupes de contacts et même consulter Google+. Si vous n'utilisez pas leurs fonctionnalités de réseau social, cette liste sera vide. À partir du lien Importer, vous pouvez ajouter n’importe quel fichier CSV ou vCard pour n’importe quel autre contact..
Le menu principal principal présente des fonctionnalités supplémentaires et vous permet également d’ajouter directement un nouveau contact. Vous pouvez parcourir plusieurs pages à partir des boutons situés à droite..
De plus, dans le menu d'engrenage, vous trouverez un lien Paramètres. Ce menu affiche les entrées permettant d’augmenter le nombre de contacts jusqu’à 500 par page et d’activer et désactiver les raccourcis clavier. Vous pouvez obtenir une liste complète des raccourcis clavier auprès du centre de support de Google..
Détails du profil utilisateur
Dans la vue principale des contacts, vous pouvez cliquer sur n’importe quelle ligne pour ouvrir une vue plus détaillée. En haut, vous trouverez le nom du contact, la photo de profil, le titre du poste, la société, ainsi que les groupes et les cercles dans lesquels vous les avez..
Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir que le contact de mon ami Nathan est enregistré dans Mes contacts. “copains” cercle dans mon Google+.
Une grande partie de toutes ces données peuvent être extraites du compte Google de l'autre contact, à condition qu'il ait rempli les champs correspondants. Toutefois, vous pouvez également modifier manuellement les détails du contact vous-même, c’est-à-dire plusieurs numéros de téléphone, adresses e-mail ou URL de pages Web. Google vous donne même des sous-catégories telles que Blog, Page d'accueil, et Profil.
La grande zone de texte à droite a le texte réservé “Ajouter une note”. Aucune de ces informations n'est affichée publiquement ou partagée avec votre contact. Personnellement, je n'ai jamais ressenti le besoin d'utiliser cette section. Mais c’est un endroit idéal pour stocker des méta-informations supplémentaires que vous ne voulez pas oublier de contact. Il peut s'agir de dates mémorables telles que des anniversaires, des rencontres annuelles ou un rendez-vous ou une réunion à venir.
Fusion des doublons
C’est une fonction qui manque dans les autres livres de contacts traditionnels. Dans n'importe quelle vue de la liste de contacts Google, cliquez sur le bouton "Plus" pour afficher des options supplémentaires. Puis cliquez sur le “Trouver et fusionner les doublons” lien.
Si rien ne peut être trouvé, vous recevrez un petit message contextuel précisant que vous n'avez aucun doublon. Sinon, Google affichera une petite liste de contacts qui ont des entrées répétées dans plusieurs listes de groupes..
Le plus souvent, je trouve des doublons entre mes principaux contacts et mes cercles Google+. Si vous souhaitez garder ces éléments séparés, cela ne devrait pas poser de problème non plus. Mais à ma connaissance, la fusion des deux listes ne devrait affecter en dehors de Contacts.
Importation et exportation
Si vous n'avez pas le temps de parcourir tous vos groupes et de supprimer les entrées inutiles, la fonction d'exportation peut être la solution la plus rapide. Cliquez sur le bouton "Plus" et sélectionnez le menu “Exportation” lien pour ouvrir une nouvelle fenêtre.
À partir de là, vous pouvez sélectionner le groupe que vous souhaitez cibler (j'ai choisi Tous les contacts) ainsi que le format de sortie..
Les listes vCard sont un peu plus difficiles à éliminer. Le fichier .CSV pour Outlook ou des produits Microsoft similaires doit s’ouvrir correctement dans Excel. À partir de là, vous pouvez parcourir toutes les lignes et même supprimer d'importants blocs de contacts à la fois. Cela facilite beaucoup le nettoyage de votre liste que d'essayer de travailler dans la limite de 500 pages dans le gestionnaire de contacts..
Une fois que vous avez terminé l’activité d’organisation, il vous suffit d’enregistrer le fichier et de le réimporter dans Google Contacts. Je recommande de sauvegarder cette copie sous un nom de fichier différent afin de ne pas écraser la liste d'origine. Au cas où.
Google Chat dans GMail
La nouvelle application de chat dans le navigateur est présentée à la fois dans GMail et Google+. La fonctionnalité est beaucoup plus raffinée dans GMail, il est donc beaucoup plus facile de jouer avec vos contacts de chat. J'ai désactivé mon client de discussion sur G +, car j'estime souvent que G + est un peu trop difficile à gérer..
Si vous êtes déjà déconnecté, cliquez simplement sur le lien de connexion en haut du widget. Si vous ne trouvez pas de chat, il vous suffit de cliquer sur l'icône en forme de bulle située en bas de votre colonne de gauche. Si vous survolez cette zone du widget de discussion, vous remarquerez qu'un nouveau lien vers le menu déroulant apparaît en haut à droite. Un des paramètres est étiqueté “Afficher dans la liste de discussion”. Par défaut, seuls les contacts "Les plus populaires" sont affichés, ce qui peut être agaçant car vous ne pouvez pas voir qui est en ligne..
Je change toujours ceci en Tous les contacts afin que je puisse accéder à toute ma liste de discussion. Il est intéressant de noter que ce Tous les contacts n’est PAS le même que votre “Tous les contacts” groupe. Au lieu de cela, il affiche uniquement tous les contacts autorisés à discuter avec vous.
Travailler petit
Si vous passez la souris sur vos contacts dans la liste de discussion, vous verrez une petite fenêtre contextuelle avec leur photo de profil, leur nom et leur adresse électronique. Ce menu n'apparaît pas dans la liste de discussion Google+ - encore une autre raison de s'en tenir à GMail.
Maintenant, le meilleur moyen d’organiser vos contacts est de chercher dans la case située juste au-dessus de l’état de votre chat. Lors de la frappe, Google vous proposera des suggestions de personnes et vous pourrez choisir de les ajouter à votre liste de discussion, de leur envoyer un courrier électronique ou même de les bloquer..
Si la personne est déjà dans votre liste de discussion, elle aura une petite icône de notification à gauche de son nom. La bulle verte signifie qu’ils sont actuellement en ligne, le rouge signifie occupé, l’ambre signifie inactif et le gris signifie hors connexion. Sur la base de cette seule interface, je regarde rarement ma liste de discussion. Je peux accéder à tous mes contacts et à pratiquement toutes les fonctionnalités dont j'ai besoin directement à partir du champ de recherche.
Liens utiles
- Navigation dans les contacts Google
- Importation, exportation et synchronisation des contacts
- Comment: synchroniser les contacts Google avec l'iPhone
- Le guide complet pour la fixation de Google Contacts
- 5 bons conseils pour gérer vos contacts Google et Android
Conclusion
Avec ces quelques ressources pour vous aider à démarrer, il ne devrait pas falloir longtemps pour vous adapter au système Google Contacts. L’importation de contacts à partir d’une application tierce est largement prise en charge, ainsi qu’une tonne d’interconnectivité. Google+ a également ouvert un nouveau chapitre pour les utilisateurs de leurs services de chat et de messagerie..
Si vous avez essayé de nettoyer vos contacts Google, il vous faudra un peu de patience et de persévérance. S'organiser est agréable, et Google vous offre les outils pour y arriver. Les utilisateurs du client de messagerie instantanée de Google Chat se sentiront également soulagés par un tel accès direct à l'organisation des contacts de leurs amis. Si vous avez des idées ou des suggestions similaires pour la gestion des contacts dans Google, veuillez les partager dans l'espace de discussion qui suit..
