Déplacer automatiquement des courriels dans des dossiers dans Outlook à l'aide de règles

Dans cet article, nous examinerons comment mieux gérer votre courrier électronique Outlook en faisant en sorte que le courrier entrant soit automatiquement déplacé dans des dossiers distincts. Si vous recevez beaucoup de courrier électronique tous les jours, vous gagnerez beaucoup de temps..

Au lieu de devoir passer une heure par semaine à déplacer une e-mail de la boîte de réception vers vos dossiers catégorisés, les règles relatives à l'e-mail vous aideront à automatiser votre organisation de la boîte de réception. Cela ressemble beaucoup à l'utilisation d'étiquettes et de filtres dans Gmail..

Les règles relatives aux e-mails peuvent sembler compliquées et peuvent l'être si vous souhaitez réellement effectuer un tri sophistiqué, mais si vous souhaitez simplement déplacer automatiquement les e-mails professionnels dans le dossier Travail, c'est un jeu d'enfant..

Pour que les règles soient utiles, vous devez d’abord créer des dossiers sous votre boîte de réception afin de classer votre courrier électronique, tels que Projets, Travail, Famille, etc..

Vous pouvez créer des dossiers en cliquant avec le bouton droit de la souris sur Boîte de réception ou n'importe quel dossier et en sélectionnant Nouveau dossier. La procédure suivante fonctionne avec Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 et Office 365..

Configurer les règles Outlook

Maintenant, pour commencer, ouvrez Outlook, cliquez sur le bouton Fichier onglet et vous verrez le Gérer les règles et les alertes bouton vers le bas.

La fenêtre principale Rules and Alerts (Règles et alertes) s'affiche. Par défaut, une règle peut déjà être créée en fonction de votre version d'Outlook..

De là, vous cliquez sur le Nouvelle règle bouton pour commencer à utiliser votre première règle de messagerie Outlook. La boîte de dialogue de l'assistant de création de règles apparaît et affiche certains modèles de règles courants..

Ce sont les plus courants et probablement tout ce dont vous aurez besoin. La règle la plus courante est la première qui est listée, “Déplacer des messages de quelqu'un dans un dossier“. Allez-y et sélectionnez-le, puis cliquez sur Suivant.

Vous remarquerez que la zone de liste inférieure appelée «Étape 2:» reste en bas avec du texte souligné. En réalité, tout ce que vous avez à faire pour configurer la règle est de cliquer sur les hyperliens pour personnes ou groupe public et spécifié choisir l'adresse e-mail et l'endroit où vous voulez que ces emails aillent.

Ensuite, vous pouvez cliquer terminer et tu as fini. Toutefois, si vous souhaitez compliquer la règle, cliquez sur Suivant vous donnera beaucoup plus d'options:

Lorsque vous cochez différentes conditions dans la zone de liste supérieure, la description de la règle en bas se remplira également avec davantage de liens hypertexte. Vous pouvez même créer des règles qui recherchent des mots spécifiques dans le corps de l'e-mail, puis effectuer des actions sur ces e-mails..

Votre tâche suivante consiste à cliquer sur chaque lien hypertexte et à choisir les valeurs associées telles que les adresses électroniques, les dossiers, etc. Dans notre exemple ci-dessus, vous souhaiterez cliquer sur personnes ou groupe public et choisissez une adresse email.

Puis cliquez sur le mot spécifié et naviguez jusqu'au dossier dans lequel vous voulez que l'email soit déplacé ou cliquez dessus Nouveau et un nouveau dossier sera créé sous le dossier en surbrillance.

Maintenant, vous verrez la partie inférieure mise à jour avec les valeurs réelles de votre règle.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous pouvez définir plusieurs actions pour la règle. Vous pouvez normalement laisser cela seul s'il s'agit d'une règle simple, mais si vous souhaitez également effectuer d'autres actions telles que jouer un son, transférer le courrier électronique, en faire une copie, l'imprimer, lancer un autre programme, exécuter un script, etc. , alors vous pouvez faire tout cela sur cet écran.

Cliquez sur Suivant quand vous avez terminé et vous serez amené à la Exceptions dialogue, où vous pouvez choisir les conditions pour lesquelles vous ne souhaitez pas que cette règle soit traitée. Sauf si vous avez des cas uniques, vous pouvez le laisser vide, ce qui est le cas par défaut..

Cliquez sur Suivant et nous avons enfin atteint la fin de l'assistant de règle! Attribuez à la règle un nom tel que "Transférer l’email de vos amis" afin que vous sachiez ce qu’elle fait quand vous la consulterez plus tard..

Ensuite, si vous avez déjà des courriels dans votre boîte de réception qui correspondent à votre nouvelle règle, cochez la case "Exécuter cette règle sur les messages déjà dans la boîte de réception“. Vous pouvez laisser tout le reste par défaut et cliquez sur terminer!

Vous pouvez désormais créer des règles pour les personnes, les lettres d’information, les relevés de carte de crédit / bancaire et tout ce que vous pouvez imaginer pour gérer votre courrier Outlook plus efficacement! Prendre plaisir!