Créer des listes déroulantes dans Excel à l'aide de la validation des données

Si vous êtes un grand utilisateur d'Excel, vous vous êtes peut-être trouvé dans une situation où vous auriez souhaité pouvoir simplement sélectionner une valeur pour une cellule dans une liste déroulante plutôt que de devoir copier-coller du texte entre les cellules. Par exemple, supposons que vous ayez une feuille de calcul Excel pour votre budget personnel et que chaque fois que vous saisissez une transaction sur une nouvelle ligne, vous saisissez s'il s'agit d'un revenu ou d'une dépense..

Parfois, vous pouvez taper le texte de manière incorrecte ou créer une longue liste de types de dépenses et de revenus, ce qui peut être difficile à gérer et à mémoriser. Une solution simple dans Excel consiste à créer votre propre liste déroulante de choix tirés d'une colonne particulière de la même feuille ou d'une autre feuille. Cela peut être très utile car vous pouvez désormais utiliser une seule feuille pour stocker toutes vos listes de références, comme une base de données, et les utiliser sur n’importe quelle autre feuille du classeur..

Alors, comment faisons-nous cela? Ce n'est en réalité pas très difficile! Voici comment:

1. Commencez par créer un nouveau classeur et sur Feuille1 Commencez à la ligne 1, colonne 1 (A1) et tapez quelques catégories de dépenses dans la colonne. Par exemple, voici ce que je suis venu avec:

2. Maintenant que vous avez obtenu votre liste de références, continuez et sélectionnez les cellules contenant les données. Dans notre cas, nous allons sélectionner les cellules de A1 à A8. Faites un clic gauche sur A1 et maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser jusqu'à arriver à A8..

3. Dans la zone située à gauche de la zone de texte de la formule (également appelée zone Nom), saisissez un nom pour votre liste et appuyez sur Entrée. J'ai tapé Les dépenses pour notre liste. Cela donne essentiellement un nom aux cellules de A1 à A8 afin que le groupe de cellules puisse maintenant être référencé par un nom plutôt que de dire A1 à A8..

4. Nous pouvons maintenant utiliser notre liste pour créer un menu déroulant contenant ces valeurs. Commencez par sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez créer votre liste déroulante. Cela peut être sur la même feuille ou sur une autre feuille. Je suis allé de l'avant et sélectionné la cellule A1 sur la feuille Sheet2 pour l'exemple.

Ensuite, allez au menu du haut et choisissez Les données et alors Validation. Si vous utilisez une version d'Excel avec l'interface du ruban, vous devrez cliquer sur le bouton Les données languette.

Sur le Réglages onglet choisir liste sous le Permettre titre. Assure-toi Liste déroulante dans la cellule est sélectionné puis tapez le nom que nous venons de créer plus tôt (Les dépenses dans ce cas) avec un = signer à l'avant. Donc ça devrait être «= Dépenses“.

Cliquez sur D'accord et vous verrez maintenant que la cellule actuelle que vous avez sélectionnée a une petite flèche pointant vers le bas. Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des éléments que nous avons saisis dans Sheet1..

Maintenant, si vous avez besoin de cette liste sur 1000 lignes? Eh bien, c'est facile aussi. Déplacez simplement votre curseur dans le coin inférieur droit de la cellule A1 et faites-le glisser aussi bas que vous le souhaitez. La liste déroulante est maintenant disponible dans toutes les cellules..

C'est tout! N'oubliez pas que ceci peut être utilisé sur n'importe quelle feuille Excel contenant une sorte de liste de recherche à taper encore et encore. À l'aide de la validation des données, vous pouvez éviter les erreurs humaines et accroître l'efficacité. Si vous avez des questions sur l'utilisation des listes déroulantes dans Excel, postez un commentaire et je tenterai de vous aider. Prendre plaisir!