Formater les cellules à l'aide de la mise en forme conditionnelle dans Excel

Si vous utilisez déjà d'anciennes versions d'Excel, les options de mise en forme conditionnelle d'Excel 2007, 2010 et 2013 vous étonneront. Alors, pourquoi voudriez-vous utiliser la mise en forme conditionnelle? Eh bien, voici quelques raisons pour lesquelles j'aime utiliser cette fonctionnalité d'Excel:

1. Pour rendre vos données plus attrayantes.

2. Pour faciliter la compréhension de vos feuilles de calcul en un coup d’œil.

3. Identifier certains types de nombres pour aider à la résolution de problèmes.

4. Vous aider à tirer des conclusions de vos données.

5. Afficher visuellement à l'utilisateur ce qui est "bon" ou "mauvais" en utilisant vert et rouge.

Maintenant, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en forme chaque cellule d'une plage en fonction de vos propres critères (et vous avez le choix parmi de nombreuses options de mise en forme). Par exemple, si vous avez une feuille de résultat et souhaitez coder en couleur tous les bénéfices supérieurs à 200 USD en vert et tous les bénéfices inférieurs à 200 USD en jaune et toutes les pertes en rouge, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour effectuer rapidement tout le travail à votre place..

Mise en forme conditionnelle dans Excel

Le formatage conditionnel vous permet de formater des quantités importantes de données rapidement et facilement, tout en permettant de distinguer différents types de données. Vous pouvez créer des règles pour les options de formatage qui permettront à Microsoft Excel de formater automatiquement pour vous. Il suffit de suivre trois étapes simples.

Étape 1: Sélectionnez les cellules que vous souhaitez formater.

Étape 2: Clique le Mise en forme conditionnelle bouton sous le menu Accueil, section Styles.

Étape 3: Sélectionnez vos règles. Il y a Mettre en évidence les règles de cellules et Règles haut / bas au sommet qui vous permet de faire des comparaisons avec des valeurs. Pour cet exemple, nous avons imposé trois règles. La première était que toute valeur supérieure à 200 $ était verte.

Il convient de noter que seule la section Règles de surbrillance des cellules peut également être utilisée pour comparer un jeu de données à un autre. Tout le reste utilisera simplement le jeu de données que vous avez mis en surbrillance et comparera les valeurs les unes par rapport aux autres. Par exemple, lorsque vous utilisez la règle Supérieur à, je peux comparer les valeurs de A1 à A20 à un nombre spécifique ou comparer A1 à A20 à B1 à B20..

La même logique a été appliquée aux deuxième et troisième règles. La deuxième règle était que tout ce qui se situait entre 0 $ et 200 $ était formaté en jaune. La troisième règle était que tout ce qui était inférieur à 0 $ était formaté en rouge. Voici à quoi ressemble une partie du tableur fini.

Si vous n'aimez pas ces options de formatage, Excel propose de nombreuses nouvelles options de formatage conditionnel que vous pouvez utiliser. Par exemple, vous pouvez insérer des icônes telles que des flèches de couleur (Jeux d'icônes), des graphiques à barres comme dans le deuxième exemple (Barres de données), ou même une gamme de couleurs automatiquement sélectionnées comme dans le dernier exemple (Échelles De Couleur). Ces trois options comparent uniquement les valeurs du même ensemble de données. Si vous sélectionnez A1 à A20, les valeurs ne seront comparées que les unes par rapport aux autres..

Si vous décidez par la suite que vous ne souhaitez pas que vos cellules soient formatées de manière conditionnelle, il vous suffit d'effacer le formatage. Pour ce faire, sélectionnez le bouton Mise en forme conditionnelle, puis sélectionnez Règles claires. Ensuite, indiquez si vous souhaitez effacer les règles des cellules sélectionnées ou de la feuille de calcul entière..

De même, si vous avez créé plusieurs règles, vous pouvez oublier les règles que vous avez appliquées à quelles cellules. Etant donné que vous pouvez appliquer de nombreuses règles au même ensemble de cellules, cela peut être assez déroutant, en particulier si quelqu'un d'autre a créé la feuille de calcul. Pour voir toutes les règles, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, puis sur Gérer les règles.

Lorsque plusieurs règles sont appliquées à la même plage de cellules, elles sont évaluées dans l'ordre, de la priorité la plus haute à la priorité la plus basse. Par défaut, la règle la plus récente ajoutée aura la priorité la plus élevée. Vous pouvez changer cela en cliquant sur la règle, puis en utilisant les boutons fléchés du haut et du bas pour modifier l'ordre. En outre, vous pouvez cliquer sur la liste déroulante tout en haut et voir les règles pour la sélection actuelle ou pour chaque feuille du classeur uniquement..

Il y a aussi une case à cocher appelée Arrêtez si vrai, ce que je ne vais pas entrer dans les détails ici parce que c'est assez compliqué. Cependant, vous pouvez lire cet article de Microsoft qui l'explique en détail.

Nouvelles options de mise en forme conditionnelle Excel 2010

À peu près tout est identique dans Excel 2010 en ce qui concerne la mise en forme conditionnelle incluse dans Excel 2007. Cependant, il existe une nouvelle fonctionnalité qui la rend vraiment plus puissante..

Plus tôt, j'avais mentionné que le Mettre en évidence les règles de cellules Cette section vous permet de comparer un ensemble de données à un autre ensemble de données de la même feuille de calcul. En 2010, vous pouvez désormais référencer une autre feuille de calcul dans le même classeur. Si vous essayez de le faire dans Excel 2007, cela vous permettra de sélectionner les données dans une autre feuille de calcul, mais vous donnera un message d'erreur lorsque vous essayez de cliquer sur OK à la fin..

Dans Excel 2010, vous pouvez maintenant le faire, mais comme c'est un peu compliqué, je vais l'expliquer étape par étape. Supposons que j'ai deux feuilles de calcul et que sur chaque feuille figurent des données allant de B2 à B12 pour obtenir un bénéfice. Si je veux voir quelles valeurs B2 à B12 de la feuille 1 sont supérieures aux valeurs B2 à B12 de la feuille 2, je sélectionnerais d'abord les valeurs B2 à B12 de la feuille 1, puis cliquez sur Super que sous Règles de surlignage des cellules.

Maintenant, cliquez sur le bouton de référence de cellule que j'ai montré ci-dessus. La boîte va changer et l'icône du curseur deviendra une croix blanche. Allez maintenant et cliquez sur la feuille 2 et sélectionnez SEULEMENT cellule B2. Faire NE PAS sélectionnez toute la gamme de B2 à B12.

Vous verrez que la boîte a maintenant une valeur de = Sheet2! $ B $ 2. Nous allons avoir besoin de changer cela en = Sheet2! $ B2. Fondamentalement, juste se débarrasser de la $ Cela vient avant le 2. Ceci maintiendra la colonne fixe, mais permettra au numéro de ligne de changer automatiquement. Pour une raison quelconque, il ne vous laissera pas simplement sélectionner toute la gamme.

Cliquez à nouveau sur le bouton de référence de cellule, puis cliquez sur OK. Maintenant, les valeurs de la feuille 1 supérieures à la feuille 2 seront formatées en fonction des options de formatage choisies..

Espérons que cela a du sens! Dans Excel 2013, il ne semble pas y avoir de nouvelles fonctionnalités en matière de mise en forme conditionnelle. Dernier conseil, si vous estimez que les règles par défaut ne correspondent pas à ce que vous essayez d'accomplir, vous pouvez cliquer sur le bouton Nouvelle règle option et recommencer à zéro. Ce qui est formidable avec la création d’une nouvelle règle, c’est que vous pouvez utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater, ce qui est très puissant..

Même si la mise en forme conditionnelle semble relativement facile et simple en surface, elle peut devenir assez complexe en fonction de vos données et de vos besoins. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à poster un commentaire. Prendre plaisir!