Comment séparer les prénoms et noms de famille dans Excel
Si vous utilisez beaucoup Excel, vous avez probablement rencontré un nom dans une seule cellule et vous devez le séparer en différentes cellules. Ceci est un problème très courant dans Excel et vous pouvez probablement effectuer une recherche Google et télécharger 100 macros différentes écrites par différentes personnes pour le faire à votre place..
Cependant, dans cet article, je vais vous montrer comment configurer une formule pour que vous puissiez le faire vous-même et comprendre réellement ce qui se passe. Si vous utilisez beaucoup Excel, il est probablement judicieux de vous familiariser avec les fonctions les plus avancées pour pouvoir utiliser vos données de manière plus intéressante..
Si vous n'aimez pas les formules et souhaitez une solution plus rapide, faites défiler l'écran vers le bas. Texte en colonnes Cette section explique comment utiliser une fonction Excel pour faire la même chose. En outre, il est préférable d'utiliser la fonctionnalité de texte en colonnes si vous avez plus de deux éléments dans une cellule que vous devez séparer. Par exemple, si une colonne a 6 champs combinés, alors utiliser les formules ci-dessous deviendra vraiment compliqué.
Noms séparés dans Excel
Pour commencer, voyons comment les noms sont généralement stockés dans une feuille de calcul Excel. Les deux manières les plus communes que j'ai vues sont Prénom nom de famille avec juste un espace et nom de famille, Prénom avec une virgule séparant les deux. Chaque fois que j'ai vu une initiale moyenne, c'est généralement Prénom mi-initial nom de famille comme ci-dessous:
En utilisant quelques formules simples et en combinant plusieurs d'entre elles, vous pouvez facilement séparer le prénom, le nom de famille et l'initiale du prénom dans des cellules distinctes dans Excel. Commençons par extraire la première partie du nom. Dans mon cas, nous allons utiliser deux fonctions: gauche et recherche. Logiquement, voici ce que nous devons faire:
Cherchez un espace ou une virgule dans le texte de la cellule, recherchez la position, puis supprimez toutes les lettres situées à gauche de cette position..
Voici une formule simple qui fait le travail correctement: = LEFT (NN, SEARCH (”“, NN) - 1), où NN est la cellule dans laquelle le nom est stocké. Le -1 est là pour supprimer l'espace supplémentaire ou la virgule à la fin de la chaîne.
Comme vous pouvez le constater, nous commençons par la fonction left, qui prend deux arguments: la chaîne et le nombre de caractères que vous souhaitez saisir à partir du début de la chaîne. Dans le premier cas, nous recherchons un espace en utilisant des guillemets doubles et en plaçant un espace entre les deux. Dans le second cas, nous recherchons une virgule au lieu d’un espace. Alors, quel est le résultat pour les 3 scénarios que j'ai mentionnés?
Nous avons le prénom de la rangée 3, le nom de famille de la rangée 5 et le prénom de la rangée 7. Super! Donc, en fonction de la manière dont vos données sont stockées, vous avez maintenant extrait soit le prénom, soit le nom de famille. Maintenant pour la prochaine partie. Voici ce que nous devons faire logiquement maintenant:
- Recherchez un espace ou une virgule dans le texte de la cellule, recherchez la position, puis soustrayez-la de la longueur totale de la chaîne. Voici à quoi ressemblerait la formule:
= RIGHT (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))
Alors maintenant, nous utilisons la bonne fonction. Cela prend également deux arguments: la chaîne et le nombre de caractères que vous souhaitez récupérer à partir de la fin de la chaîne en partant de la gauche. Nous voulons donc que la longueur de la chaîne moins la position de l’espace ou de la virgule. Cela nous donnera tout à droite du premier espace ou virgule.
Génial, nous avons maintenant la deuxième partie du nom! Dans les deux premiers cas, vous avez presque terminé, mais si le nom comporte une initiale, vous pouvez constater que le résultat inclut toujours le nom de famille avec l'initiale. Alors, comment pouvons-nous simplement obtenir le nom de famille et nous débarrasser de l'initiale du prénom? Facile! Exécutez à nouveau la même formule que celle utilisée auparavant pour obtenir la deuxième section du nom..
Nous faisons donc un autre droit et appliquons cette fois la formule à la cellule combinée initiale et nom de famille. Il trouvera l'espace après l'initiale du milieu, puis prendra la longueur moins la position de l'espace. Nombre de caractères à la fin de la chaîne.
Donc là vous l'avez! Vous avez maintenant divisé le prénom et le nom de famille en colonnes séparées à l'aide de quelques formules simples dans Excel! Évidemment, tout le monde n'aura pas son texte formaté de cette façon, mais vous pouvez facilement le modifier pour répondre à vos besoins..
Texte en colonnes
Il existe également un autre moyen simple de séparer le texte combiné en colonnes distinctes dans Excel. C'est une vedette appelée Texte en colonnes et ça marche très bien. Il est également beaucoup plus efficace d’avoir une colonne contenant plus de deux données..
Par exemple, ci-dessous, j'ai des données dans lesquelles une ligne contient 4 éléments de données et l'autre ligne a 5 éléments de données. Je voudrais séparer cela en 4 colonnes et 5 colonnes, respectivement. Comme vous pouvez le constater, il serait peu pratique d’utiliser les formules ci-dessus..
Dans Excel, sélectionnez d'abord la colonne que vous souhaitez séparer. Ensuite, allez-y et cliquez sur le bouton Les données onglet puis cliquez sur Texte en colonnes.
Cela fera apparaître l'assistant de texte en colonnes. À l'étape 1, vous choisissez si le champ est délimité ou de largeur fixe. Dans notre cas, nous choisirons Délimité.
Sur l'écran suivant, vous choisirez le délimiteur. Vous pouvez choisir entre onglet, point-virgule, virgule, espace ou en saisir un personnalisé.
Enfin, vous choisissez le format de données pour la colonne. Normalement, Général fonctionnera parfaitement pour la plupart des types de données. Si vous avez quelque chose de spécifique comme les dates, choisissez ce format.
Cliquez sur terminer et observez comment vos données sont séparées comme par magie en colonnes. Comme vous pouvez le constater, une ligne est divisée en cinq colonnes et l’autre en quatre colonnes. La fonctionnalité de texte en colonnes est très puissante et peut vous rendre la vie beaucoup plus facile..
Si vous rencontrez des problèmes pour séparer les noms qui ne sont pas dans le format que j'ai ci-dessus, postez un commentaire avec vos données et j'essaierai de vous aider. Prendre plaisir!
