Comment utiliser la comparaison et la combinaison de documents dans Word

Word possède deux fonctionnalités très utiles que presque personne n'utilise jamais: Comparer des documents et Combiner des documents. Comme leurs noms l’indiquent, les fonctionnalités vous permettent de comparer deux documents Word ou d’en combiner deux..

Alors, quand auriez-vous besoin de l'utiliser? Eh bien, si vous êtes comme moi, vous avez probablement 20 versions différentes de votre CV sauvegardées à divers endroits au fil des ans. Parfois, je modifie légèrement un CV pour une entreprise en particulier pour souligner une compétence particulière ou parfois j'ai ajouté des éléments et simplement enregistré une nouvelle copie..

Quoi qu'il en soit, il serait bien de voir rapidement la différence entre mon dernier CV et les anciens pour voir s'il y a quelque chose que je devrais ajouter au dernier ou éventuellement le supprimer. Dans cet article, je vais vous montrer comment utiliser ces deux fonctionnalités pour trouver rapidement les différences entre deux documents et les fusionner si vous le souhaitez..

Comparer et combiner des documents

Dans mon exemple, je voulais voir quelle était la différence entre mon ancien CV rédigé en 2007 et le dernier mis à jour en 2013. Pour ce faire, ouvrez Word, cliquez sur le bouton La revue onglet puis cliquez sur Comparer.

Cela amènera le Comparer des documents boîte de dialogue dans laquelle vous devez choisir votre document original et le document révisé.

En bas, vous verrez une multitude de paramètres de comparaison, que vous pouvez simplement laisser cochés. Par défaut, toutes les modifications apportées à un nouveau document seront également affichées, ce qui est mieux que de jouer avec vos documents originaux ou révisés..

Un nouveau document s'ouvrira avec plusieurs sections différentes: une liste déroulante des révisions à l'extrême gauche, le document combiné indiquant toutes les modifications au milieu et les deux documents originaux à droite. Regardons de plus près chaque section.

Comme vous pouvez le voir ici, j'ai supprimé quelques éléments et inséré quelques autres lignes de texte. Si vous double-cliquez sur l'un des en-têtes (Aseem Kishore inséré ou Aseem Kishore supprimé), il déplacera le curseur à cette position exacte dans le document.

Au centre, vous verrez ces révisions de différentes couleurs. Par défaut, tout ce qui est barré est ce qui a été supprimé et tout ce qui est en rouge et souligné est ce qui a été ajouté au document révisé. Tout en vert a été déplacé. L'endroit où il a été déplacé sera en vert, et l'endroit où il a été déplacé sera en vert double souligné, comme indiqué ci-dessous:

Enfin, à droite, vous verrez le document original en haut et le document révisé en bas. Lorsque vous faites défiler le document du haut, celui du bas suit afin de les synchroniser. Vous pouvez faire défiler le bas indépendamment de l'écran du haut, bien que.

En plus de cette vue, vous pouvez également supprimer les documents source du volet de droite et afficher des bulles pour voir facilement les modifications. Pour voir ce que je veux dire, allez-y et cliquez sur le bouton Comparer bouton à nouveau, puis sur Afficher les documents source et enfin cliquez sur Masquer les documents source.

Maintenant, cliquez sur le Afficher le balisage bouton sous suivi et cliquez sur des ballons et alors Afficher les révisions dans les bulles.

Sur le côté droit du document, vous verrez maintenant toutes les révisions avec des lignes provenant du document. Cela facilite la visualisation de tous les changements si vous en avez beaucoup..

Notez que si vous voulez juste voir les différences entre les documents, vous n'avez rien d'autre à faire. Si vous voulez créer un document final à partir de ces deux documents, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur toute modification et choisir Acceptez ou Rejeter.

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer le nouveau document avec toutes les modifications que vous avez apportées.. Combiner des documents est à peu près exactement la même chose que Comparer. Si vous choisissez Combiner, vous obtiendrez le même dialogue dans lequel vous devrez choisir le document original et le document révisé..

Une fois que vous avez fait cela, vous obtenez la même mise en page qu'avant, où vous voyez les modifications combinées au milieu. De nouveau, le texte barré est supprimé, le texte souligné en rouge est ajouté et le texte vert déplacé. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur chaque modification et de choisir d’accepter ou de rejeter chaque modification. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le nouveau document combiné..

Globalement, ces options sont vraiment utiles lorsque vous avez plusieurs versions du même document ou que plusieurs personnes modifient un document Word et que vous vous retrouvez avec plusieurs documents à combiner en un seul. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!