Tutoriel sur les bases de Microsoft Excel - Apprendre à utiliser Excel

Si Microsoft Office est installé sur votre ordinateur, mais que vous n'avez jamais touché à Excel auparavant parce que vous ne saviez pas comment l'utiliser ou ne saviez pas ce qu'il pouvait faire pour vous, vous DEVEZ lire cet article à propos de l'apprentissage. comment utiliser Excel!

Microsoft Excel est un tableur puissant qui peut être utilisé pour n'importe quelle tâche, d'une simple base de données à une application Windows à part entière, avec des formulaires Windows, des macros et des add-ons. Vous pouvez utiliser Excel pour calculer un paiement de prêt auto, des données graphiques, gérer les dossiers des clients, tenir un carnet d’adresses, etc..

Excel est actuellement utilisé par la plupart des grandes institutions financières pour l'analyse quotidienne des données financières. Il propose une vaste gamme de fonctions financières, de formules et d’add-ons qui vous permettent d’utiliser Excel pour stocker et analyser des données de manière simple et rapide..

Dans ce didacticiel, nous allons passer en revue les bases d’Excel: création de classeurs, utilisation de feuilles de calcul, saisie de données, utilisation de formules, etc. afin de vous familiariser avec le logiciel et de commencer à apprendre par vous-même en le manipulant..

Premiers pas dans Excel

Commençons par ouvrir Excel et jetons un coup d’œil sur l’interface du programme. Ouvrez Excel et un nouveau classeur sera automatiquement créé. Un classeur est l'objet de niveau supérieur dans Excel. Il contient des feuilles de calcul, qui contiennent toutes les données réelles avec lesquelles vous allez travailler. Un classeur commence avec trois feuilles de calcul, mais vous pouvez ajouter ou supprimer des feuilles de calcul à tout moment, à condition qu'il y ait au moins une feuille de calcul dans un classeur donné..

Maintenant, selon la version d'Excel que vous utilisez, l'écran suivant peut sembler complètement différent. Microsoft a énormément changé l’interface d’Office 2003 à 2007 en 2010 et enfin en 2013. Malheureusement, je dois choisir une version pour écrire ce didacticiel et je choisis actuellement Excel 2010 car c’est exact entre 2007 et 2013 et les trois. les versions utilisent la nouvelle interface du ruban. Office 2013 rend l'apparence plus propre, mais la disposition générale reste la même.

En haut, vous avez le ruban Excel avec plusieurs onglets et également un tas de petites icônes en haut de la barre d’accès rapide. Ces petites icônes vous permettent d’exécuter des fonctions Excel très courantes, telles que l’ajout ou la suppression de lignes dans la feuille de calcul, le gel des volets, etc..

Si vous souhaitez personnaliser l’interface du ruban, c’est-à-dire ajouter un bouton ou une option qui vous manque dans une ancienne version d’Excel, vous pouvez le faire en cliquant sur Fichier puis en cliquant sur Les options.

Maintenant, cliquez sur Personnaliser le ruban en bas à gauche, vous pourrez ajouter ou supprimer toutes les options possibles. Par défaut, il affiche les commandes courantes, mais vous pouvez cliquer sur le menu déroulant pour afficher toutes les options possibles pour différents onglets. En outre, une option que j’aime vraiment est celle de choisir Commandes pas dans le ruban de la liste déroulante. De cette façon, vous pouvez facilement voir quelles commandes ne figurent pas déjà sur le ruban, puis ajouter celles dont vous avez besoin..

Au bas de l'écran, vous verrez trois feuilles, nommées Sheet1, Sheet2 et Sheet3. C'est le numéro par défaut avec lequel chaque classeur Excel commence.

Sur les anciennes versions d'Excel, le volet Office se situait à droite de l'écran. Toutefois, celui-ci a maintenant été supprimé et toutes les fonctions ont été déplacées dans l'onglet Fichier. C’est là que vous pouvez effectuer de nombreuses tâches courantes telles que l’ouverture d’un classeur, la création d’un nouveau classeur, l’impression, etc..

Débuter avec Excel

La meilleure façon d’apprendre quelque chose est de faire quelque chose d’utile et Excel en est le meilleur exemple! Supposons que vous soyez un enseignant du secondaire ou d'un collège et que vous souhaitiez suivre les notes de vos étudiants, calculer leur moyenne et leur indiquer la note la plus basse dont ils auraient besoin pour passer l'examen final afin de réussir leur cours..

Cela ressemble à un problème simple et c'est (une fois que vous avez la formule dans votre tête)! Excel peut le faire pour vous très rapidement, alors voyons comment.

Tout d'abord, entrons quelques données dans les cellules d'Excel. Dans Excel, les colonnes sont étiquetées en commençant par A et en continuant jusqu'à Z et au-delà. Une cellule est simplement un numéro de ligne et une colonne particuliers, c’est-à-dire que A1 est la toute première cellule d’une feuille de calcul Excel..

Tapons Étudiants dans bien A1 puis tapez UNE à travers E comme le nom de l'élève se poursuit dans la colonne A, comme indiqué ci-dessous:

Maintenant entrons Test 1, Test 2, et Test 3 dans les cellules B1, C1 et D1 respectivement. Maintenant que nous avons une grille 5 × 4, remplissons donc de fausses notes de test également comme indiqué ci-dessous:

Apprenons maintenant les bases du formatage des cellules dans Excel. À l'heure actuelle, notre tableau n'est pas très joli, car le texte et les chiffres sont alignés différemment et les en-têtes ne sont pas séparés visuellement des données. Commençons par centrer toutes les données pour que les choses soient plus belles. Cliquez sur la cellule A1 et faites glisser votre souris vers la cellule D6 pour mettre en évidence l'ensemble des données:

Puis cliquez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'onglet Centre Justifier bouton. La grille est maintenant bien centrée avec toutes les données directement sous les en-têtes.

Voyons maintenant comment formater les cellules Excel. Changeons la couleur de la première ligne en quelque chose d'autre afin de pouvoir séparer clairement l'en-tête des données. Cliquez sur la cellule A1 et faites glisser la souris tout en maintenant le bouton enfoncé dans la cellule D1. Faites un clic droit et sélectionnez Formater les cellules.

Vous avez maintenant deux options. Vous remarquerez dans l'image ci-dessus, un menu contextuel normal qui commence par Couper, Copier, etc., mais vous remarquerez également une sorte de barre d'outils flottante juste au-dessus du menu. Ce menu flottant est une sorte de barre d’outils populaire qui vous permet de changer rapidement la police, de changer la taille du texte, de formater la cellule en argent ou en pourcentage, de changer la couleur de l’arrière-plan ou de la police et d’ajouter des bordures à la cellule. C'est pratique car vous n'avez pas besoin d'ouvrir la boîte de dialogue Formatage des cellules séparément et de le faire ici..

Si vous devez effectuer une mise en forme plus avancée non disponible dans la barre d’outils rapide, continuez et ouvrez la boîte de dialogue. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer la méthode de dialogue afin que nous puissions la voir. Dans la boîte de dialogue Formatage des cellules, cliquez sur le bouton Les motifs onglet et sélectionnez une couleur dans la palette. J'ai choisi le jaune pour le distinguer.

Cliquez sur OK et vous verrez maintenant que la couleur a été modifiée pour les cellules sélectionnées..

Ajoutons également quelques bordures entre les cellules afin que, si nous décidons d’imprimer la feuille Excel, il y ait des lignes noires entre toutes les choses. Si vous n’ajoutez pas de bordures, les lignes que vous voyez par défaut dans Excel ne s’impriment pas sur papier. Sélectionnez la grille entière et allez à Formater les cellules encore. Cette fois, allez au Frontière languette. Clique sur le À l'extérieur et À l'intérieur boutons et vous devriez voir la petite boîte d’affichage directement sous les boutons changer en conséquence avec les bordures.

Cliquez sur OK et vous devriez maintenant avoir des lignes noires entre toutes les cellules. Alors maintenant, nous avons formaté notre grille pour qu'elle soit bien plus jolie! Vous pouvez effectuer ce type de formatage pour vos données également de la manière qui vous convient.

Utilisation de formules et de fonctions dans Excel

Passons maintenant à la partie amusante: utiliser des fonctions et des formules Excel pour faire quelque chose! Nous voulons donc commencer par calculer la note moyenne de nos 5 étudiants après leurs trois premiers examens. Excel a une fonction moyenne que nous pouvons utiliser pour calculer cette valeur automatiquement, mais nous allons le faire légèrement différemment afin de démontrer les formules et les fonctions..

Ajouter un en-tête appelé Somme en colonne F et Moyen en colonne g et les formater de la même manière que nous avons fait les autres cellules d'en-tête.

Nous allons d’abord utiliser la fonction de somme d’Excel pour calculer la somme des trois notes de chaque élève. Cliquez dans la cellule F2 et tapez “= somme (”Sans les guillemets. Le signe = indique à Excel que nous prévoyons de placer un type de formule dans cette cellule. Lorsque vous saisissez la première parenthèse, Excel affiche une petite étiquette indiquant les types de variables utilisés par cette fonction..

Le mot SUM est une fonction intégrée à Excel qui calcule la somme d'une plage de cellules spécifiée. À ce stade, après la première parenthèse, vous pouvez sélectionner la plage de cellules que vous souhaitez résumer! Pas besoin de taper les cellules une par une! Allez-y et sélectionnez les cellules B2 à D2 et vous verrez que la formule est automatiquement mise à jour et est en bleu.

Après avoir sélectionné la plage, tapez la parenthèse de fermeture (Maj + 0) et appuyez sur Entrer. Et maintenant vous avez la somme des nombres! Pas trop dur à droite !? Cependant, vous pourriez dire que ce serait une douleur royale de le faire pour un ensemble de 100 ou 500 étudiants! Eh bien, il existe un moyen simple de copier automatiquement votre formule pour les autres étudiants..

Cliquez sur la cellule F2 puis déplacez lentement votre souris vers le bord inférieur droit de la cellule. Vous remarquerez que le curseur passe d'une grosse croix blanche à une mince croix noire et que le bas à droite de la cellule est une petite boîte noire..

Cliquez et maintenez votre souris enfoncée lorsqu'elle change, puis faites-la glisser vers la rangée du dernier élève. Et avec cela, Excel utilise la même formule, mais met à jour les cellules de la ligne actuelle de sorte que la somme soit calculée pour chaque ligne en utilisant les données de cette ligne..

Ensuite, cliquez dans la cellule G2 et tapez les signes = pour indiquer que nous commençons une formule. Puisque nous voulons diviser la somme par 3 pour obtenir la moyenne, tapez le signe =, puis choisissez la cellule somme F2. Continuez avec la formule en tapant "/ 3", ce qui signifie diviser par 3.

Appuyez sur Entrée et vous avez maintenant entré votre propre forumla moyen! Vous pouvez utiliser des parenthèses et effectuer toutes les fonctions mathématiques de la même manière. Maintenant, faites la même chose que nous avons fait avec la colonne moyenne et cliquez sur la petite boîte noire dans le coin inférieur droit de la cellule. G2 et faites-le glisser vers le bas. Excel calculera la moyenne pour le reste des cellules en utilisant votre formule.

Et enfin, mettons une dernière formule pour calculer ce que chaque élève devrait avoir pour la finale afin d’obtenir un A dans la classe! Nous devons connaître trois informations: leur note actuelle, la note de passage pour la classe et le pourcentage de la note finale par rapport à la note totale. Nous avons déjà leur note actuelle que nous avons calculée et nous pouvons supposer que 70 est la note de passage et que la note finale vaut 25% de la note totale. Voici la formule, que j'ai obtenue de ce site.

Note finale = Valeur de l'examen x Note de l'examen + (1 - Valeur de l'examen) x Note en cours

La note finale serait de 70 puisque c'est la note de passage que nous supposons, la valeur de l'examen est de 0,25 et nous devons résoudre pour le score de l'examen. Ainsi, l'équation deviendrait:

Note de l'examen = (Note finale - (1 - Valeur de l'examen) x Note en cours) / Valeur de l'examen

Créons donc un nouvel en-tête dans la colonne I et dans la cellule I2, en tapant "= (70- (1,25) *”Puis sélectionnez la cellule G2 puis continuez avec“) /. 25”Puis appuyez sur Entrée. Vous devriez maintenant voir la note requise ainsi que la formule dans la barre de formule au-dessus des noms de colonne. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, l'étudiant A doit obtenir au moins 49 pour s'assurer qu'il obtient 70 points de réussite pour sa note finale..

Encore une fois, prenez la boîte noire en bas de la cellule et faites-la glisser vers le bas de l'ensemble de données. Et alto! Vous avez maintenant utilisé les fonctions Excel, créé vos propres formules dans Excel et mis en forme des cellules pour les rendre attrayantes..

J'espère que cela a aidé! J'essaierai d'en écrire davantage pour les fonctionnalités plus avancées d'Excel et d'autres produits Office. S'il vous plaît laissez vos commentaires sur ce tutoriel Excel! Prendre plaisir!