Rechercher dans Outlook Email par expéditeur, date, mot clé, taille, etc.

Rechercher dans Outlook peut s'avérer une tâche ardue si vous êtes comme moi avec plusieurs fichiers PST et des dizaines de milliers d'e-mails couvrant plusieurs décennies. La plupart des environnements d'entreprise utilisent Outlook pour le courrier électronique et de nombreuses personnes finissent par avoir des courriers électroniques professionnels et personnels stockés dans Outlook..

Dans les anciennes versions d'Outlook, vous aviez besoin de modules complémentaires tiers, tels que Xobni, pour rechercher rapidement votre courrier électronique. Heureusement, depuis Office 2010, Microsoft a créé une fonction de recherche utilisable qui fonctionne réellement et vous permet de trouver rapidement des courriels en utilisant une grande variété de filtres. Vous pouvez rechercher du texte, des adresses, des pièces jointes, des expéditeurs, etc. et filtrer par date, taille, sujet, importance et plus encore..

Dans cet article, je vais vous montrer comment vous assurer que tous vos courriers électroniques sont indexés par Windows, puis comment effectuer différents types de recherche en fonction de vos besoins..

Notez que cet article suppose que vous travaillez sur Office 2010, 2013 ou 2016 car ces versions sont les meilleures pour la recherche..

Activer l'indexation

Avant de pouvoir effectuer des recherches ultra-rapides dans Outlook, vous devez vous assurer que tous vos courriels ont été indexés. Pour vérifier cela, allez-y et cliquez dans la case de recherche que vous voyez en haut de votre boîte aux lettres..

Lorsque vous cliquez dans la zone de recherche, vous verrez le Outils de recherche onglet apparaît dans le ruban. A l'extrême droite, cliquez sur Outils de recherche puis cliquez sur Options de recherche.

Sous Sources, clique sur le Options d'indexation bouton.

Cela vous amènera à Windows Options d'indexation écran où vous pouvez choisir et choisir les différents emplacements que vous souhaitez indexés. Si vous ne voyez pas Microsoft Outlook dans la liste, vous devez cliquer sur le bouton Modifier bouton.

Allez-y, vérifiez Microsoft Outlook puis cliquez sur OK.

Windows commencera immédiatement à indexer les e-mails et vous pourrez vérifier le résultat en cliquant sur Statut de l'index sous Outils de recherche, comme indiqué ci-dessus.

Un message indiquant le nombre d'éléments restant à indexer s'affiche. Une fois l'opération terminée, Outlook indique que tous vos éléments ont été indexés. Maintenant, apprenons à rechercher dans Outlook.

Effectuer des recherches dans Outlook

Pour commencer à chercher dans Outlook, cliquez sur Boîte de réception ou cliquez sur un dossier spécifique. Si vous cliquez sur Boîte de réception, vous remarquerez que la boîte aura Rechercher dans la boîte aux lettres actuelle énumérés. Vous pouvez cliquer sur le petit menu déroulant à droite et choisir parmi d'autres options telles que Dossier en cours, Sous-dossiers, et Tous les éléments Outlook.

Lorsque vous cliquez sur Boîte de réception, Boîte aux lettres actuelle est automatiquement sélectionné. Ceci recherchera tous les messages de la boîte aux lettres entière, y compris tout ce qui est sous Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés, Boîte d'envoi, etc. Si vous cliquez sur un dossier spécifique, le champ de recherche affichera Dossier en cours, qui ne cherchera que le courrier électronique dans ce dossier particulier, sans compter les sous-dossiers.

Si vous avez un dossier qui a des sous-dossiers, assurez-vous de sélectionner Sous-dossiers à partir de la liste déroulante afin de rechercher uniquement les sous-dossiers.

Maintenant que nous comprenons cela, apprenons à effectuer différents types de recherche dans Outlook. Il y a deux façons de s'y prendre: en utilisant le ruban de recherche ou en utilisant la syntaxe de requête de recherche. Comme vous le savez peut-être, cette dernière option est plus technique, mais vous permet de créer des recherches compliquées..

Utilisation des outils de recherche dans Outlook

Commençons par la méthode la plus simple qui conviendra le mieux à la plupart des gens. Cliquez dans la zone de recherche une fois que vous avez sélectionné Boîte de réception ou un dossier, puis cliquez sur Outils de recherche dans le ruban. Jetons un coup d'oeil à toutes les différentes options.

À l'extrême gauche se trouve le Portée, qui est le même que la liste déroulante que j'ai mentionnée ci-dessus. Suivant est Résultats, qui ne sera actif que lorsque vous aurez effectué une recherche. Par défaut, Outlook ne vous montrera que les éléments les plus récents correspondant à une recherche et peut ne pas vous montrer tous les résultats. Vous pouvez cliquer Inclure les résultats plus anciens pour afficher tous les résultats ou faites défiler vers le bas des résultats de la recherche et choisissez Montre plus.

Affiner C’est là que nous pouvons vraiment creuser et trouver exactement ce que nous recherchons. Premièrement, comment pouvons-nous rechercher le texte exact dans Outlook? Supposons que vous souhaitiez trouver tous les courriels avec votre SSN ou avec un mot spécifique. Dans ces cas, il vous suffit d'utiliser des guillemets doubles.

Ci-dessus, j'ai cherché le mot sherlock en le mettant entre guillemets doubles. Si le mot est dans la ligne d'objet, il sera surligné en jaune. Lorsque vous cliquez sur l'un des emails, vous verrez également le mot en surbrillance pour vous, ce qui est pratique.

C'est l'un des types de recherche les plus courants. Une autre recherche courante est effectuée par l'expéditeur. C'est vraiment facile à faire dans Outlook. Cliquez simplement sur le De bouton dans le ruban et commencez à taper le nom de la personne ou l'adresse e-mail.

Si vous souhaitez ajouter plus de critères de recherche, comme ne voir que les courriels d'un expéditeur ayant des pièces jointes, vous devez simplement cliquer sur l'icône A des pièces jointes bouton.

Vous pouvez continuer à ajouter davantage de filtres pour réduire l'ensemble de résultats de courrier électronique. La plupart des autres options sont assez explicites, comme Non lu, Signalé, Important, etc. Si vous souhaitez effectuer une recherche par date, vous pouvez cliquer sur Cette semaine et vous obtiendrez deux options telles que Cette semaine, Ce mois, Ce mois-ci. Année, etc., mais c'est à peu près tout.

Si vous souhaitez effectuer une recherche par date ou effectuer une recherche similaire aux messages électroniques les plus anciens dans Outlook, vous devez utiliser l'option Recherche avancée ou la syntaxe de la requête. Commençons par la recherche avancée. Pour y accéder, vous devez cliquer à nouveau sur Outils de recherche et choisir Recherche avancée.

Notez que cette recherche ne recherche que le dossier actuel que vous avez sélectionné par défaut. Si vous voulez tout rechercher, vous devez cliquer sur le bouton Feuilleter bouton en haut à droite.

Si vous voulez tout rechercher, sélectionnez Boîte de réception puis cochez la case Rechercher dans les sous-dossiers boîte en bas.

Maintenant, sur l'écran de recherche principal, vous verrez Temps tout en bas, mais cela ne vous donne que les mêmes options que la liste déroulante du ruban. Pour faire une recherche plus avancée, vous devez cliquer sur le bouton Avancée languette.

Ici, vous devez définir vos propres critères de recherche. Cliquer sur Champ,ensuite aller à Champs de date / heure et sélectionnez Reçu. Maintenant, cliquez sur État et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyez d'autres options comme sur ou après, avant ou, et entre.

Si tu choisis entre, alors vous pouvez taper des dates comme 01/01/2005 et 31/12/2005 puis cliquez sur Ajouter à la liste. Voici à quoi ressemble ma recherche.

Notez que vous pouvez continuer à ajouter d'autres critères à la liste afin d'affiner les résultats. Dans mon exemple ci-dessus, je vais juste recevoir tous les emails dans cette plage de dates, ce qui sera probablement trop..

Si vous voulez trouver le courrier électronique le plus ancien dans Outlook, choisissez le avant ou condition et puis il suffit de taper n'importe quelle date que vous pensez est assez vieux.

Ajustez la date en fonction du nombre de courriels que vous recevez. Il devrait être assez facile de trouver le courrier électronique le plus ancien de l’ensemble de votre fichier Outlook à l’aide de cette recherche..

Une autre recherche populaire consiste à rechercher le courrier électronique le plus volumineux de votre fichier PST. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Plus de choix Onglet Recherche avancée et vous verrez une option pour la taille en bas. Choisir plus grand que puis tapez une valeur en kilo-octets. Si vous voulez trouver des courriels de plus de 5 Mo, par exemple, vous devez taper 5000.

Ce ne sont là que quelques-unes des recherches que vous pouvez effectuer à l’aide de la fonction Recherche avancée. De plus, vous pouvez taper tout cela dans le champ de recherche en utilisant la syntaxe de recherche et obtenir les mêmes résultats. Par exemple, je peux simplement taper taille du message:> 5MB et obtenir les mêmes résultats.

Je ne passerai pas en revue toutes les options de recherche de cet article, car Microsoft a une page qui répertorie toutes les options de syntaxe de recherche. Espérons que, en utilisant les outils ci-dessus, vous serez en mesure de trouver le courrier électronique que vous recherchiez. Prendre plaisir!