Pièces jointes, signatures et sécurité

Dans cette leçon, nous nous concentrons sur les pièces jointes et sur la manière de personnaliser vos messages électroniques avec une signature personnalisée..

NAVIGATION SCOLAIRE

1. Apprendre à connaître Gmail
2. L'application mobile, la composition du courrier et les conversations
3. Gestion de la boîte de réception et des étiquettes
4. Filtres de messagerie et le système Star
5. Pièces jointes, signatures et sécurité
6. Invitations et répondeurs de vacances
7. Utiliser Gmail en tant que liste de tâches
8. Comptes multiples, raccourcis clavier et déconnexion à distance
9. Utiliser votre compte Gmail pour accéder à d'autres comptes
10. Astuces et laboratoires Gmail

Nous clôturons les choses avec des informations sur la meilleure façon de protéger les données de votre compte et également de sauvegarder vos données localement pour que vous les ayez toujours, même si vous supprimez votre compte..

Les pièces jointes

Ajouter une pièce jointe à un email dans Gmail est simple. Mieux encore, avec Gmail, vous pouvez éviter l'embarras d'envoyer un email de suivi si vous oubliez de joindre un fichier..

REMARQUE: la taille des messages Gmail peut atteindre 25 mégaoctets (Mo). Si vous devez envoyer des pièces jointes dans le message entraînant une taille supérieure à 25 Mo, vous pouvez insérer des fichiers à partir de Google Drive. Il n'y a pas de limite au nombre de pièces jointes autorisées par message, à condition de ne pas dépasser la taille limite de 25 Mo..

Une solution consiste à cliquer sur «Joindre des fichiers» au bas de la fenêtre «Composer»..

Sélectionnez vos fichiers à joindre au message dans la boîte de dialogue «Ouvrir». Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à la fois en sélectionnant plusieurs fichiers de la même manière que dans l'Explorateur Windows. Cliquez sur «Ouvrir» pour joindre les fichiers sélectionnés..

La progression de la pièce jointe des fichiers s’affiche en bas du message..

Maintenant, si vous oubliez de joindre vos fichiers? Gmail ne vous laissera pas oublier. Gmail reconnaît que vous avez écrit certaines phrases dans le corps de votre message et, avant de l'envoyer, un message de rappel s'affiche..

Cliquez sur «Annuler» et joignez les fichiers avant d'envoyer le message..

Une des phrases suivantes invitera le rappel de pièce jointe à afficher.

• voir ci-joint
• voir pièce jointe
• voir ci-joint
• joint à cet e-mail
• J'ai joint
• J'ai joint
• J'ai inclus
• j'ai inclus
• pièce jointe

Utilisez le glisser-déposer pour joindre des fichiers

Vous pouvez également faire glisser des fichiers sur un message que vous composez pour les joindre. Faites simplement glisser un fichier d'une fenêtre de l'explorateur vers le message que vous composez..

Configurer une signature électronique dans Gmail Mobile

Une signature électronique vous permet d'inclure automatiquement quelques lignes d'informations de contact (ou toute autre information) au bas de chaque message électronique sortant, vous permettant ainsi de promouvoir facilement votre entreprise ou vous-même..

Gmail vous permet de définir une signature à inclure dans les messages que vous composez..

Pour définir une signature qui sera automatiquement ajoutée à tous les e-mails que vous composez dans Gmail, cliquez sur le bouton d'engrenage des paramètres, puis sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant. Restez sur l'onglet «Général», faites défiler jusqu'à la section «Signature» et sélectionnez l'option située sous «Aucune signature» pour activer la fonction..

Entrez le texte que vous souhaitez utiliser comme signature. Si vous avez un logo, vous pouvez l'insérer sous forme d'image avec votre texte ou seul. Vous pouvez également ajouter des hyperliens au texte de votre signature en sélectionnant le texte du lien et en cliquant sur le bouton "Lien" de la barre d'outils..

REMARQUE: Si vous souhaitez ajouter une image à votre signature, vous devez utiliser une image disponible publiquement sur le Web. Par exemple, pour utiliser le logo de votre entreprise, vous pourrez peut-être le trouver sur le site de votre entreprise et copier l'adresse URL à partir de cet emplacement. Vous avez besoin d'une URL Web pour inclure une image dans votre signature. Si l'image que vous souhaitez utiliser n'est pas encore disponible sur le Web, vous pouvez utiliser des sites tels que Blogger et Google Sites pour créer un site Web simple et y télécharger votre image. Ou, vous pouvez utiliser un service d'hébergement d'image.

Sous «Lien vers», indiquez s'il s'agit d'un lien vers une «adresse Web» ou une «adresse électronique». Entrez l'URL ou l'adresse électronique dans la zone «À quelle URL doit ce lien aller?». Si vous souhaitez tester le lien pour vous assurer qu'il fonctionne, cliquez sur «Tester ce lien». Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur «OK».

Le lien est inséré. Lorsque le curseur est sur l'un des textes liés, des options supplémentaires s'affichent. Vous pouvez cliquer sur «Aller au [lien]», «Modifier» le lien ou «Supprimer» le lien. Pour masquer ces options, cliquez sur le «X» à droite de la case ou cliquez sur un autre texte non lié dans la signature..

Gmail insère automatiquement deux tirets (-) au-dessus de votre signature, en les séparant du corps du message, comme indiqué ci-dessous..

Vous pouvez choisir de laisser de côté les tirets. Pour ce faire, cochez la case "Insérer cette signature avant le texte cité dans les réponses et supprimez la ligne" - "qui la précède. Notez que cette option insérera également votre signature avant le texte cité dans les réponses..

Cliquez sur «Enregistrer les modifications».

Vous pouvez modifier ou supprimer la signature manuellement une fois insérée dans un nouveau message..

Configurer une signature électronique dans Gmail Mobile

L'application mobile Gmail vous permet de définir une signature à utiliser dans l'application distincte de celle que vous avez définie dans Gmail dans un navigateur..

Nous allons vous montrer comment configurer une signature sur un téléphone Android. Pour ajouter une signature dans l'application Gmail sur un téléphone Android, cliquez sur le bouton de menu de votre téléphone et sélectionnez "Paramètres" dans le menu contextuel..

Sur l'écran «Paramètres», touchez l'adresse électronique du compte pour lequel vous souhaitez configurer une signature..

Touchez l'option "Signature" sur l'écran "Paramètres".

Entrez votre signature dans la boîte de dialogue «Signature» et touchez «OK».

REMARQUE: vous pouvez appuyer sur la touche "Entrée" de la signature pour insérer le texte de votre signature sur plusieurs lignes. Toutefois, vous ne pouvez pas ajouter de lien hypertexte au texte de votre signature dans l'application Gmail..

La signature s'affiche sous l'option "Signature" de l'écran "Paramètres"..

Appuyez deux fois sur le bouton «Retour» de votre téléphone pour revenir à votre boîte de réception. Touchez le bouton "Composer".

La signature que vous avez définie est automatiquement ajoutée au nouveau message électronique..

Configurer plusieurs signatures

Vous ne pouvez ajouter qu'une signature dans Gmail. Cependant, il existe un moyen de contourner cette limitation dans le navigateur. Si vous avez besoin de plusieurs signatures dans Gmail, vous pouvez en créer d'autres à l'aide de la fonctionnalité "Réponses prédéfinies" des laboratoires Gmail..

Nous aborderons cette fonctionnalité dans la leçon 10 à propos des fonctionnalités avancées de Gmail Labs..

Protégez votre compte et vos données

Pour le reste de cette leçon, nous souhaitons changer de sujet un peu plus afin de nous concentrer sur la sécurité des comptes et la sauvegarde de vos données. Etant donné que vous garderez une bonne partie de votre vie (contacts, calendriers, tâches, etc.) sur votre compte Gmail, il est impératif que vous sachiez comment le garder en sécurité et, si nécessaire, comment sauvegarder vos données en cas de besoin. vous décidez par exemple de supprimer votre compte.

Sécurisez vos données à l'aide des paramètres de compte Google

Vous pouvez modifier votre mot de passe, vos options de récupération de compte et vos notifications dans la section «Sécurité» de la section «Comptes»..

Pour accéder à l'écran «Comptes», cliquez sur le bouton d'engrenage «Paramètres» et sélectionnez «Paramètres» dans la liste déroulante. Cliquez sur «Comptes» en haut de l'écran «Paramètres»..

Dans la section "Modifier les paramètres du compte", vous pouvez modifier votre mot de passe, vos options de récupération de mot de passe et accéder à d'autres "paramètres de compte Google".

Changer votre mot de passe Gmail

Il est judicieux de changer vos mots de passe de temps en temps pour empêcher tout accès non autorisé à vos comptes en ligne, y compris Gmail. Si vous pensez que quelqu'un a pu accéder à votre compte Gmail, vous devez changer votre mot de passe immédiatement..

Pour changer votre mot de passe, accédez à l'écran principal «Comptes» comme décrit ci-dessus. Dans la section «Modifier les paramètres du compte», cliquez sur le lien «Modifier le mot de passe»..

Sur l'écran «Changer votre mot de passe», entrez votre «Mot de passe actuel», puis entrez un «Nouveau mot de passe», à nouveau dans «Confirmer le nouveau mot de passe», puis cliquez sur «Changer le mot de passe» pour accepter le changement..

Récupérer ou réinitialiser votre mot de passe Gmail si vous l'avez oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe Gmail, vous pouvez le récupérer ou le réinitialiser de plusieurs manières..

Accédez à la section "Comptes" de l'écran "Paramètres", comme indiqué précédemment. Cliquez sur le lien "Modifier les options de récupération du mot de passe" dans "Modifier les paramètres du compte".

Utilisez l'écran «Options de récupération de compte» pour renforcer la sécurité de votre compte Google et pour vous permettre d'accéder au compte en cas d'oubli de votre mot de passe..

Vous pouvez fournir un numéro de téléphone portable pour protéger votre compte, une "adresse e-mail de récupération" permettant à Google de vous contacter à propos des modifications apportées à votre compte, ainsi qu'une "adresse e-mail de remplacement" fournissant une autre adresse e-mail de récupération. une autre méthode de connexion à votre compte Google.

Vous pouvez également attribuer une "question de sécurité" à votre compte pour mieux établir qu'il s'agit bien de votre compte, lorsque vous contactez Google à ce sujet..

Apportez les modifications souhaitées aux options de récupération de votre compte, puis cliquez sur "Enregistrer" lorsque vous avez terminé..

Obtenez une couche de sécurité supplémentaire à l'aide de la vérification en deux étapes

La section «Sécurité» de l'écran «Comptes» vous permet également d'appliquer une vérification en deux étapes à votre compte pour fournir une couche de sécurité supplémentaire à l'aide de votre téléphone mobile..

En résumé, lorsque vous choisissez d'ajouter une vérification en deux étapes à votre compte Google, lors de la saisie de votre mot de passe, Google envoie ensuite un code numérique à votre téléphone mobile. Vous vérifiez ensuite votre identité en entrant le code à l’écran suivant, c’est-à-dire à la deuxième étape..

Consultez notre article sur la sécurisation de votre compte Google à l'aide de la vérification en deux étapes pour obtenir des informations détaillées sur la configuration de cette fonctionnalité..

Protégez votre vie privée à l'aide des options d'images externes

Jusqu'à présent par défaut, Gmail vous a toujours demandé avant d'afficher des images dans des e-mails. Certains expéditeurs peuvent essayer d'utiliser des images pour transmettre des virus ou des logiciels malveillants à votre ordinateur ou à votre appareil mobile, compromettant ainsi sa sécurité..

À partir de décembre 2013, Google a modifié la manière dont Gmail traite les images dans les e-mails. Dans votre navigateur, Gmail affichera automatiquement les images de vos messages. Ce changement sera déployé dans Gmail pour Android et iOS «au début de 2014».

Toutefois, les messages Gmail continueront d'être sécurisés. Normalement, les images sont servies directement à partir des serveurs hôtes externes d'origine. Toutefois, désormais, Gmail servira toutes les images via les propres serveurs proxy sécurisés de Google. Cela vous protège des manières suivantes:

• Les expéditeurs ne peuvent pas utiliser le chargement d'image pour obtenir des informations telles que votre adresse IP ou votre emplacement..
• Les expéditeurs ne peuvent pas définir ou lire les cookies dans votre navigateur.
• Gmail vérifie si vos images contiennent des virus ou des logiciels malveillants connus.

Gmail continuera d'analyser tous les messages à la recherche de contenu suspect. Si Gmail considère un expéditeur ou un message comme suspect ou potentiellement dangereux, les images ne seront pas affichées et il vous sera demandé si vous souhaitez les afficher..

Google sera donc toujours responsable de la sécurité des images reçues via Gmail. Selon Google, "votre courrier électronique sera désormais plus sûr, plus rapide et plus beau que jamais."

Choisissez si vous souhaitez afficher les images automatiquement dans les paramètres

Si vous ne souhaitez pas que les images soient affichées automatiquement, vous pouvez toujours choisir d'afficher les images message par message..

Consultez notre article sur How-To Geek pour en savoir plus sur cette fonctionnalité et sur la façon de modifier les paramètres afin de pouvoir décider d'afficher des images pour chaque message séparément..

Sauvegarder vos données

On vous a toujours appris qu'il est judicieux de sauvegarder vos données, telles que des documents, des notes, etc., de même que pour les courriels, les données de calendrier et les contacts..

Vous avez maintenant la possibilité dans Gmail d’exporter une copie de vos données à partir de divers produits Google, tels que le calendrier et les contacts, et vous pourrez bientôt exporter une copie de vos messages Gmail..

Chaque service Google est archivé dans un format différent. Pour plus d'informations sur chacun des formats disponibles pour les différents services, consultez la page d'aide de Google..

Pour archiver vos données Google, cliquez sur le bouton d'engrenage "Paramètres", sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant, puis cliquez sur l'onglet "Comptes" de l'écran "Paramètres"..

Dans la section "Modifier les paramètres du compte" de l'écran "Comptes", cliquez sur le lien "Paramètres du compte Google"..

Sur l'écran "Comptes", cliquez sur "Télécharger vos données" sous "Compte".

Sur l'écran «Télécharger une copie de vos données», cliquez sur «Créer une archive».

L'écran suivant vous permet de sélectionner les produits Google pour lesquels vous souhaitez télécharger vos données. Suivez les instructions à l'écran pour créer vos archives..

Vous pouvez également cliquer sur le lien «Mes archives» dans le coin supérieur droit pour accéder à vos archives et les télécharger sur votre ordinateur..

Sauvegardez votre compte Gmail en utilisant d'autres méthodes

Vous pouvez également utiliser un outil open source appelé GMVault pour télécharger une sauvegarde de votre compte Gmail. Il s’agit d’un outil de ligne de commande utilisable sous Windows, Linux et Mac OS X..

Si vous n'êtes pas à l'aise avec un outil de ligne de commande, vous pouvez utiliser le client de messagerie gratuit Thunderbird pour télécharger et sauvegarder votre messagerie depuis votre compte Gmail..

Si vous utilisez Ubuntu, nous avons expliqué comment utiliser un programme appelé Getmail pour sauvegarder votre compte Gmail..

Vous pouvez même sauvegarder vos messages Gmail en les transférant automatiquement vers une autre adresse e-mail. L'aide de Google explique comment procéder. Notez que cette méthode ne sauvegarde que le courrier électronique que vous recevez, pas le courrier envoyé..

À suivre…

L'ajout de pièces jointes à des messages Gmail est un jeu d'enfant et le meilleur de tout, si vous êtes du genre à oublier, le système vous le rappellera. C'est une bonne nouvelle, surtout si vous avez ajouté une signature attrayante au look professionnel et que vous ne voulez pas vous embarrasser en oubliant d'inclure un fichier..

Plus important encore, vous avez maintenant une meilleure compréhension des options de sécurité qui vous sont disponibles et de la meilleure façon de sécuriser votre compte tout en préservant l'intégrité de vos précieuses données..

La prochaine leçon abordera les invitations et les participants aux vacances afin que vous ne manquiez jamais un événement important et que vous puissiez informer rapidement les gens de votre absence et de votre retour au bureau..