Suivi des modifications apportées à un document

Maintenant que vous avez configuré le modèle pour votre document dans la leçon 1 et que le premier brouillon de votre document a été rédigé, c'est l'heure de l'édition. Si plusieurs personnes collaborent sur le document, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Suivi des modifications dans Word pour savoir quelles modifications ont été apportées et qui les a apportées..

NAVIGATION SCOLAIRE

1. Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
2. Suivi des modifications apportées à un document
3. Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document
4. Limitation et protection des documents et des modèles
5. Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents

Lorsque vous modifiez un document avec l'option «Suivi des modifications» activée, chaque modification apportée au document s'affiche sous forme de balisage coloré, chaque relecteur se voyant attribuer une couleur différente..

Le texte supprimé ne disparaît pas - il est barré et les affichages de texte ajoutés sont soulignés. Cela vous permet de visualiser toutes les modifications dans le document avant de les rendre permanentes et de choisir d'accepter ou de refuser chaque modification. Nous vous montrerons comment accepter et rejeter les modifications ultérieurement dans cette leçon..

Dans cette leçon, nous allons vous montrer comment activer la fonction "Suivi des modifications" et utiliser les différentes vues. Pour vous assurer que les autres réviseurs suivent leurs modifications, vous pouvez verrouiller la fonction «Suivre les modifications». Une fois que toutes les modifications ont été apportées, chaque modification doit être examinée. Nous allons vous montrer comment accepter et refuser les modifications. Personnalisez la fonction "Suivi des modifications" à l'aide des nombreuses options disponibles..

Activer le suivi des modifications

Pour activer "Suivi des modifications", cliquez sur l'onglet Révision, puis sur "Suivi des modifications."

Lorsque «Suivi des modifications» est activé, le bouton apparaît avec un arrière-plan bleu..

Désormais, toutes les modifications apportées au document s'affichent sous forme de balises colorées..

Modifier la vue des annotations et masquer les modifications suivies

Lorsque vous activez «Suivi des modifications», il existe différentes manières d'afficher le balisage. La vue «Toutes les annotations» affiche toutes les révisions réelles de votre document, comme indiqué ci-dessus. Ceci est la vue par défaut pour les documents ouverts avec «Suivi des modifications» activé. Cependant, si vous avez beaucoup de révisions dans le document, il peut être difficile de le lire avec toutes les révisions montrant.

Pour améliorer la lisibilité de votre document, vous pouvez utiliser la vue «Balisage simple», qui masque les balises complexes. Notez que chaque modification est marquée par une barre verticale à gauche du texte. Cliquez sur cette barre pour passer de la vue "Tout le balisage" à la vue "Simple balisage".

REMARQUE: le changement de vue de balisage affecte toutes les modifications suivies dans le document, pas seulement celle pour laquelle vous avez cliqué sur la barre verticale..

La vue «Balisage simple» masque les modifications suivies dans le texte et réduit les commentaires (décrits dans la leçon 3) en petites bulles. Les barres verticales indiquant les modifications suivies apparaissent en rouge. Cliquez à nouveau sur la barre pour passer à la vue «Tout le balisage» et voir tous les changements suivis en ligne..

Vous pouvez également modifier les vues de marquage à l'aide du menu déroulant "Afficher pour révision" de la section "Suivi" de l'onglet "Révision"..

En plus des vues «Annotation simple» et «Toutes les annotations», vous pouvez également choisir «Aucune annotation» pour afficher la version finale du document, comme si toutes les modifications suivies avaient été acceptées (nous en discuterons ultérieurement). cette leçon) ou "Original" pour afficher la version originale du document. Les options «Pas de marquage» et «Original» masquent le marquage en ligne..

REMARQUE: Les options «Pas de marquage» et «Original» aident également à l’impression d’un document comportant des modifications. Si vous masquez les modifications suivies, elles ne seront pas imprimées..

Afficher les révisions dans les bulles plutôt que dans la ligne

Par défaut, la plupart des révisions sont affichées en ligne, le texte lui-même étant annoté. Cependant, vous pouvez choisir d'afficher les révisions dans les bulles, ce qui déplace la plupart des révisions dans la marge de droite. Cela peut rendre le document plus facile à lire et les info-bulles fournissent des informations plus détaillées sur certaines annotations..

Pour afficher les révisions dans les bulles, cliquez sur l'onglet «Révision», puis sur «Afficher le marquage» dans la section «Suivi». Sélectionnez "Balloons" puis "Show Revisions in Balloons" dans le menu déroulant..

La plupart des révisions s'affichent dans la "Zone de marquage" dans la marge de droite. Cependant, tout texte ajouté est toujours affiché en ligne.

Pour afficher à nouveau les annotations en ligne, sélectionnez à nouveau les bulles dans le menu déroulant «Afficher les annotations», puis sélectionnez «Afficher toutes les révisions en ligne» ou «Afficher uniquement les commentaires et le formatage en bulles».

REMARQUE: Masquer les modifications suivies ne les supprime pas. Vous devez accepter ou refuser chaque modification pour les supprimer complètement avant de distribuer votre document final. Nous aborderons l'acceptation et le rejet des modifications un peu plus tard dans cette leçon..