Filtres de messagerie et le système Star
La leçon d'aujourd'hui de la Geek School élargira notre discussion sur les étiquettes dans Gmail afin d'inclure des filtres, puis passera au suivi des emails importants avec des étoiles..
NAVIGATION SCOLAIRE- Apprendre à connaître Gmail
- L'application mobile, la composition du courrier et les conversations
- Gestion de la boîte de réception et des étiquettes
- Filtres de messagerie et le système Star
- Pièces jointes, signatures et sécurité
- Invitations et répondeurs de vacances
- Utiliser Gmail en tant que liste de tâches
- Comptes multiples, raccourcis clavier et déconnexion à distance
- Utiliser votre compte Gmail pour accéder à d'autres comptes
- Astuces et laboratoires Gmail
Les étiquettes sont excellentes, mais elles peuvent être utilisées beaucoup plus efficacement en incorporant des filtres. Ainsi, les messages qui répondent à certains critères reçoivent automatiquement une ou plusieurs étiquettes. Cela aide grandement à l'organisation et peut considérablement réduire le chaos de la boîte de réception.
Créer un nouveau filtre en utilisant le champ de recherche
Pour créer un nouveau filtre, nous allons spécifier les options de recherche dans la case “Rechercher” et créer un filtre à partir de la recherche. Pour ce faire, cliquez sur la flèche vers le bas de la case «Rechercher»..
Entrez vos critères de recherche dans la zone des options de recherche. Vous pouvez choisir de rechercher des messages provenant d'une personne spécifique ou d'un domaine entier (@ example.com), avec certains mots dans le sujet, ainsi que d'autres conditions..
Pour créer un filtre basé sur cette recherche, cliquez sur le lien "Créer un filtre avec cette recherche"..
Les options de filtrage s'affichent. Cochez les cases indiquant ce que vous voulez faire avec les messages correspondant aux critères de recherche.
Par exemple, nous avons choisi de toujours marquer les messages provenant de l'adresse électronique spécifiée avec le libellé «HTG School» et de toujours marquer ces messages comme «importants». Nous avons également décidé d'appliquer le filtre à tous les courriers électroniques existants de cette personne..
REMARQUE: Si vous souhaitez que vos étiquettes agissent comme des dossiers, vous pouvez sélectionner «Ignorer la boîte de réception (archiver)» pour déplacer automatiquement les courriers électroniques dans les étiquettes dès leur arrivée. Vos e-mails seront ainsi mieux organisés, même si vous risquez de manquer un message important, car il n'apparaîtra pas automatiquement dans votre boîte de réception..
Une fois vos critères de filtre spécifiés, cliquez sur «Créer un filtre».
REMARQUE: lorsque vous choisissez de transférer un message en tant qu'action dans un filtre, seuls les nouveaux messages seront affectés. Les messages existants auxquels le filtre s'applique ne seront pas transférés.
Un message s'affiche indiquant que votre filtre a été créé. Notez que sur cette capture d'écran, tous les messages de cette personne portent l'étiquette «HTG School»..
Les messages ont également été marqués comme étant importants automatiquement (les icônes de balise à gauche des expéditeurs sont remplies de jaune).
Créer un nouveau filtre à l'aide de l'écran Paramètres
Vous pouvez également créer un filtre dans les «Paramètres».
Accédez à l'écran «Paramètres» comme décrit précédemment et cliquez sur le lien «Filtres» en haut..
Cliquez sur le lien "Créer un nouveau filtre"..
Spécifiez vos critères de recherche et de filtrage de la même manière que dans la méthode précédente et cliquez sur «Créer un filtre» dans la boîte de dialogue des options de filtrage..
Au lieu de vous retrouver dans votre boîte de réception, vous êtes renvoyé à l'écran «Filtres» et votre nouveau filtre est répertorié. Vous pouvez modifier, supprimer ou sélectionner le fichier à exporter (les filtres d'exportation seront abordés plus loin dans cette leçon)..
Cliquez sur le libellé "Boîte de réception" pour revenir à votre boîte de réception..
Utiliser un message spécifique pour créer un nouveau filtre
Vous pouvez également créer un filtre basé sur un message existant. Pour ce faire, sélectionnez un message dans votre liste de messages ou dans une étiquette..
Cliquez sur le bouton d'action "Plus" et sélectionnez "Filtrer les messages comme ceux-ci" dans le menu déroulant..
Notez que le champ "De" de la boîte de dialogue "Filtre" est automatiquement renseigné. Saisissez tout autre critère de filtrage souhaité, puis cliquez sur "Créer un filtre avec cette recherche".
Spécifiez vos critères de filtrage en sélectionnant les options de filtrage dans la boîte de dialogue suivante, comme décrit précédemment..
REMARQUE: vous pouvez utiliser cette méthode pour configurer des filtres afin de supprimer automatiquement les courriels indésirables au fur et à mesure de leur réception..
Appliquer le même filtre à plusieurs expéditeurs
Vous pouvez utiliser un filtre pour gérer les messages provenant de plusieurs adresses électroniques. Par exemple, nous pouvons spécifier d’étiqueter les messages de plusieurs personnes avec l’étiquette «HTG School». Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue des options de recherche à l’aide de la flèche vers le bas dans la case «Recherche».
Ajoutez chaque adresse électronique dans le champ "De", en la séparant du mot "OU", puis cliquez sur "Créer un filtre avec cette recherche".
Pour appliquer le même libellé aux messages de l'une ou l'autre de ces adresses électroniques, cochez la case «Appliquer le libellé», puis sélectionnez le libellé souhaité dans la liste déroulante. Appliquez toutes les autres actions pour ce filtre et cliquez sur «Créer un filtre».
REMARQUE: N'oubliez pas de cocher la case «Appliquer également le filtre aux conversations correspondantes» si vous souhaitez appliquer ce filtre aux messages que vous avez déjà reçus de ces deux adresses électroniques..
Filtres d'exportation et d'importation
Maintenant que vous avez appris à configurer les filtres, vous avez probablement créé des filtres très utiles que vous souhaiterez peut-être utiliser dans d'autres comptes Gmail. Vous pouvez exporter les filtres d’un compte et les importer dans un autre.
Exporter un filtre
Pour exporter un filtre, accédez d'abord à l'écran «Filtres» dans l'écran «Paramètres» (à l'aide du bouton d'engrenage «Paramètres»). Ensuite, sélectionnez le filtre que vous souhaitez exporter dans la liste et cliquez sur «Exporter».
REMARQUE: Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres à exporter simultanément..
Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", naviguez à l'endroit où vous souhaitez enregistrer le filtre. Le filtre est enregistré en tant que fichier XML avec un nom par défaut que vous pouvez modifier si vous le souhaitez. Assurez-vous simplement de laisser l'extension au format .xml et cliquez sur «Enregistrer».
Vous pouvez maintenant sauvegarder un fichier, le transférer sur un autre ordinateur, le partager avec un ami ou l'importer dans un autre compte Gmail..
Importer un filtre
Pour importer un filtre dans votre compte Gmail, accédez à la section "Filtres" de l'écran "Paramètres", puis cliquez sur le lien "Importer les filtres"..
Sous «Filtres d'importation», cliquez sur «Choisir un fichier».
REMARQUE: Si vous changez d’idée concernant l’importation du filtre, cliquez sur le lien «Annuler l’importation»..
Dans la boîte de dialogue "Ouvrir", accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le filtre exporté. Sélectionnez le fichier et cliquez sur «Ouvrir».
Le nom du fichier est indiqué à côté du bouton «Choisir un fichier». Cliquez sur «Open File» pour ouvrir le fichier et importer les filtres qu'il contient..
Un message apparaît sous la case «Rechercher» lors de l'ouverture du fichier de filtre. Cela peut prendre un certain temps, en fonction du nombre de filtres dans le fichier..
Tous les filtres du fichier sélectionné sont répertoriés dans «Importer les filtres». Sélectionnez les filtres à importer. Si vous souhaitez appliquer les filtres importés aux e-mails existants (comme vous le feriez lors de la création d'un nouveau filtre), cochez la case «Appliquer les nouveaux filtres à l'e-mail existant», puis cliquez sur «Créer des filtres».
Une boîte de dialogue affiche la progression du processus de création du filtre. Vous pouvez annuler la création des filtres en cliquant sur «Stop».
Une fois les filtres créés, ils apparaissent dans votre liste dans l'écran «Filtres»..
Gardez une trace des courriels importants en utilisant le système Star
Le système star de Gmail vous permet de marquer vos courriels les plus importants afin de pouvoir les retrouver facilement plus tard. Par défaut, les messages suivis sont étiquetés avec une étoile jaune, mais vous pouvez ajouter d'autres couleurs et types d'étoiles..
Les étoiles s'affichent à gauche du nom de l'expéditeur dans votre boîte de réception..
Ajouter une étoile à un message
Pour ajouter une étoile à un message dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône représentant une étoile en regard du nom de l'expéditeur, comme illustré ci-dessus..
Vous pouvez également ajouter une étoile à un message lorsqu'il est ouvert. Pour ce faire, cliquez sur l'icône en forme d'étoile dans le coin supérieur droit du message, à droite de la date. Dans les conversations, ce sera à la droite du premier message en haut de la conversation..
Pour ajouter une étoile à un message que vous composez, cliquez sur la flèche «Plus d'options» dans le coin inférieur droit de la fenêtre «Composer»..
Déplacez votre souris sur l’option “Label” puis sélectionnez “Ajouter une étoile” dans le sous-menu..
Dans votre étiquette "Envoyé", le message que vous avez envoyé est marqué.
Utiliser plusieurs motifs d'étoiles dans vos messages
Gmail vous permet d'utiliser plusieurs couleurs et types d'étoiles pour différencier les messages les uns des autres..
Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez marquer plusieurs messages avec différents niveaux d’importance. Par exemple, vous pouvez utiliser une étoile violette pour les messages que vous souhaitez relire et un point d’exclamation rouge pour les messages sur lesquels vous devez effectuer un suivi..
Cliquez sur le bouton "Paramètres" et sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant. Dans l'onglet «Général», faites défiler jusqu'à la section «Étoiles». Faites glisser les icônes de la section «Non utilisé» vers la section «Utilisé» pour ajouter différents types d'étoiles. Si vous utilisez plus d'un type d'étoile, cliquez sur l'icône en forme d'étoile située en regard d'un message électronique pour faire défiler toutes les étoiles utilisées. Si vous affichez un message alors qu'il est ouvert, seul le premier type d'étoile est appliqué..
Rechercher des messages marqués
Pour voir tous vos messages marqués d'un astérisque, cliquez sur l'intitulé "Favoris" sur le côté gauche de la fenêtre principale de Gmail. Vous pouvez également rechercher des messages suivis en tapant "est: suivis" dans la case "Rechercher".
Rechercher des messages avec un type d'étoile particulier
Si vous avez utilisé plusieurs types d'étoiles pour marquer vos messages, vous pouvez rechercher un type d'étoile en particulier. Pour ce faire, effectuez une recherche en utilisant "a:" avec le nom de l'étoile (par exemple, "a: red-bang").
Pour connaître le nom d'une étoile en particulier, accédez à l'onglet «Général» de l'écran «Paramètres» et passez votre souris sur le type d'étoile souhaité. Le nom de l'étoile s'affiche dans un popup.
Il existe également une liste de noms d'étoiles dans la rubrique d'aide sur la recherche avancée de l'aide de Gmail..
Garder les messages marqués en dehors de l'onglet principal
Si vous organisez votre boîte de réception à l'aide des onglets configurables mentionnés plus haut dans cette leçon, les messages des autres onglets marqués d'une étoile sont également inclus dans l'onglet "Primaire". Si vous ne voulez pas voir les messages marqués d’un astérisque sous les autres onglets de l’onglet «Principal», vous pouvez le désactiver..
Cliquez sur l'icône «+» à droite des onglets..
Dans la boîte de dialogue "Sélectionner les onglets à activer", désélectionnez la case "Inclure dans le primaire", puis cliquez sur "Enregistrer".
À suivre…
Nous sommes maintenant à la fin de la leçon 4, mais vous êtes déjà sur la bonne voie pour devenir un pro de Gmail! En seulement quatre jours, vous savez maintenant tout ce que vous avez besoin de savoir pour vraiment faire briller votre boîte de réception. Les messages retrouveront automatiquement le libellé de leurs étiquettes sans remplir votre boîte de réception..
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