Limitation et protection des documents et des modèles

En limitant et en protégeant un document, vous êtes l’autorité suprême sur sa progression..

NAVIGATION SCOLAIRE

1. Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
2. Suivi des modifications apportées à un document
3. Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document
4. Limitation et protection des documents et des modèles
5. Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents

Même si vous souhaitez que d'autres réviseurs suggèrent des modifications et apportent des commentaires à un document, il peut arriver que vous souhaitiez les empêcher de modifier et de modifier la mise en forme..

En outre, vous souhaiterez peut-être forcer tout suivi des modifications ou limiter les relecteurs à des commentaires uniquement. Le but de cette opération est de vous assurer que votre document ne peut pas être modifié de manière à ne pas correspondre à votre vision ou à votre style..

Dans cette leçon, nous allons vous montrer comment limiter la mise en forme et les types d'édition que d'autres réviseurs peuvent effectuer sur votre document. Une fois que votre document est proche de l'état final, vous pouvez le marquer comme final pour éviter toute modification accidentelle..

En outre, vous souhaiterez peut-être limiter l'accès à votre document afin d'inclure uniquement votre équipe de relecteurs. Nous allons vous montrer comment protéger votre document avec un mot de passe. Ensuite, vous ne pourrez indiquer le mot de passe qu'à votre équipe et personne d'autre ne pourra ouvrir le document..

Nous allons commencer par vous présenter la limitation de la mise en forme dans un document..

Restreindre la mise en forme dans un document

Lorsque vous distribuez un document à un autre utilisateur, vous ne souhaitez peut-être pas qu'il modifie la mise en forme du document. Word vous permet de limiter tout ou partie des thèmes et des styles, ainsi que de permettre aux réviseurs de modifier certains thèmes et styles. Pour ce faire, cliquez sur «Restreindre l'édition» dans la section «Protéger» de l'onglet «Consulter»..

Le volet «Restreindre l’édition» s’affiche à droite du texte principal. Dans la section «Restrictions de formatage», sélectionnez «Limiter le formatage à une sélection de styles», puis cliquez sur le lien «Paramètres…»..

Dans la boîte de dialogue «Restrictions de formatage», tous les styles de la zone «Les styles cochés sont actuellement autorisés» sont sélectionnés par défaut. Pour sélectionner uniquement certains styles à utiliser dans le document, vous pouvez utiliser le bouton «Aucun» pour désélectionner tous les styles, puis sélectionner ceux que vous souhaitez autoriser. Vous pouvez également utiliser les styles minimum recommandés de Word en cliquant sur «Recommandé minimum». Choisissez des restrictions supplémentaires dans la section «Formatage» au bas de la boîte de dialogue, si vous le souhaitez, puis cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé..

La boîte de dialogue suivante s'affiche et vous demande si vous souhaitez supprimer les styles non autorisés. Nous vous recommandons de ne pas. Il se peut que vous souhaitiez utiliser ces styles dans le document à l'avenir. Les autres relecteurs ne pourront pas les modifier ou les appliquer.

Cliquez sur «Non» pour conserver les styles non autorisés dans votre document..

Avant de pouvoir appliquer ces restrictions, vous devez commencer à appliquer la protection. Nous en discuterons après vous avoir montré comment limiter le montage..

Restreindre l'édition dans un document

Outre la limitation de la mise en forme pour les relecteurs d'un document, vous pouvez également limiter le type de modification que les relecteurs peuvent effectuer sur un document. Dans le volet "Limiter les modifications", cochez la case "Autoriser uniquement ce type de modification dans le document", puis sélectionnez une option dans la liste déroulante pour indiquer le type de modification que vous souhaitez autoriser dans votre document. Vous pouvez autoriser d'autres réviseurs à suivre uniquement les modifications, à entrer des commentaires ou à remplir des formulaires. Vous pouvez même restreindre le document de sorte que d'autres personnes ne peuvent que le lire et ne rien modifier..

Vous pouvez vous demander quelle est la différence entre restreindre l'édition aux seules modifications suivies et conserver le suivi des modifications, comme indiqué dans la leçon 2. Il n'y a en réalité aucune différence; la fonctionnalité est la même. Vous pouvez utiliser la méthode qui vous convient le mieux.

Vous pouvez spécifier des exceptions à la mise en forme et à la modification restreintes, ou des personnes autorisées à modifier librement le document. Cliquez sur le lien "Plus d'utilisateurs…" dans la section "Exceptions (facultatif)" du volet "Restreindre l'édition"..

Dans la boîte de dialogue "Ajouter des utilisateurs", vous pouvez ajouter des utilisateurs à partir de l'ordinateur actuel, d'un domaine appartenant à l'ordinateur actuel ou en saisissant l'adresse électronique de quelqu'un. Séparez tous les utilisateurs et les adresses électroniques par un point-virgule et cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé..

Les personnes que vous avez ajoutées dans la boîte de dialogue "Ajouter des utilisateurs" s'affichent dans la zone "Particuliers" de la section "Exceptions (facultatif)" du volet "Restreindre les modifications". Sélectionnez tout ou partie du document que vous souhaitez qu'une personne puisse modifier, puis cochez la case correspondante dans la case «Particuliers»..

Maintenant que vous avez limité la mise en forme et la modification du document à votre guise, vous devez indiquer à Word de commencer à appliquer la protection pour qu'il prenne effet. Dans la section «Démarrer l’application» du volet «Restreindre l’édition», cliquez sur «Oui, Démarrer l’application de la protection».

Dans la boîte de dialogue «Démarrer l'application de la protection», assurez-vous que l'option «Mot de passe» est sélectionnée, entrez un mot de passe deux fois, puis cliquez sur «OK».

Notez qu'un mot de passe n'est pas nécessaire et ne protège pas complètement le document (le document n'est pas crypté). Cela aide simplement à empêcher les utilisateurs de désactiver les restrictions de formatage et d'édition..

Si vous choisissez «Authentification utilisateur», l'erreur suivante apparaîtra probablement:

“Votre machine n'est pas configurée pour la gestion des droits relatifs à l'information (IRM). Pour configurer IRM, connectez-vous à Office, ouvrez un message ou un document protégé par IRM existant ou contactez votre centre d'assistance. ”

Nous vous recommandons d'utiliser un mot de passe. C'est beaucoup plus simple.

Une fois les restrictions appliquées, le volet «Limiter les modifications» affiche le texte approprié permettant au réviseur d’exécuter uniquement les tâches de modification et de formatage autorisées..