Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document

En plus d'utiliser «Suivi des modifications» pour enregistrer toutes les révisions apportées à un document (voir la leçon 2), vous pouvez également fournir des commentaires au lieu de modifier le texte ou la mise en page réelle..

1. Utilisation de modèles pour assurer une mise en forme et un formatage communs
2. Suivi des modifications apportées à un document
3. Utilisation de commentaires pour indiquer des modifications dans un document
4. Limitation et protection des documents et des modèles
5. Gestion des versions, comparaison et combinaison de documents

Peut-être voudrez-vous poser une question à un autre critique ou proposez-vous d'ajouter une section ou de déplacer une section. Les commentaires sont la voie à suivre. Les commentaires sont une méthode très utile et non destructive - c’est-à-dire qu’ils ne modifient pas réellement le contenu ou la structure d’un document pour faire passer un message ou poser une question..

Bien que les collaborateurs expérimentés de Word utilisent probablement des commentaires en conjonction avec la fonction «Suivi des modifications», il n'est pas nécessaire d'activer «Suivi des modifications» pour ajouter des commentaires à un document..

Dans cette leçon, nous allons couvrir complètement les commentaires dans Word. Nous allons vous montrer comment ajouter des commentaires, répondre aux commentaires, marquer les commentaires comme terminés, naviguer rapidement dans les commentaires et les supprimer..

Nous discuterons également d'une fonctionnalité qui vous permet de communiquer directement avec d'autres réviseurs ayant ajouté des commentaires. Commençons par discuter de la création d’un nouveau commentaire.!

Créer un nouveau commentaire

Pour créer un nouveau commentaire dans un document, mettez en surbrillance ou placez le curseur dans le texte à propos duquel vous souhaitez commenter ou placer. Cliquez ensuite sur l'onglet "Réviser", puis sur "Nouveau commentaire" dans la section "Commentaires"..

Une zone de commentaire est placée dans la marge de droite, ou "Zone de marquage". Saisissez votre commentaire dans la zone de commentaire..

Les vues de balisage dont nous avons parlé à la leçon 2 sont également applicables aux commentaires. Si vous êtes dans la vue «Toutes les annotations», il y a toujours une ligne (tiret ou continue) du texte au commentaire, que le commentaire ou le texte soit sélectionné ou non, comme indiqué ci-dessus. Cependant, si vous êtes dans la vue «Simple Markup», il n'y a pas de ligne du texte au commentaire, sauf si vous déplacez la souris sur le commentaire ou que le curseur se trouve dans le commentaire..

Masquer les commentaires dans la zone de marquage

Si votre document contient de nombreux commentaires, il peut être utile de les masquer et d'afficher uniquement un marqueur dans le texte indiquant qu'un commentaire a été ajouté. Pour ce faire, utilisez la vue «Aucune annotation» ou la vue «Original» dans la section «Suivi» de l'onglet «Révision», comme nous en avons parlé à la leçon 1..

Cependant, vous pouvez également choisir d'afficher uniquement les révisions en ligne, ce qui masque également les commentaires. Pour ce faire, cliquez sur «Afficher le marquage» dans la section «Suivi» de l'onglet «Révision» et sélectionnez «Balloons», puis «Afficher toutes les révisions en ligne».

Un marqueur est placé à la fin du texte mis en surbrillance ou à l'emplacement du curseur lors de la saisie du commentaire, avec la première initiale du relecteur et le numéro du commentaire indiquant qu'un commentaire a été saisi. Lorsque vous déplacez votre souris sur le marqueur de commentaire (ou le texte surligné), le commentaire associé apparaît au-dessus du texte..

Lorsque vous ajoutez un nouveau commentaire alors que l'option «Afficher toutes les révisions en ligne» est sélectionnée, le «volet de révision» s'affiche à gauche du texte avec le curseur sous votre nom en tant que réviseur. Tapez votre commentaire directement dans le «volet de révision».

Le «volet de révision» est également utilisé pour afficher toutes les révisions en ligne afin de modifier les commentaires. Double-cliquez simplement sur le marqueur de commentaire pour afficher le commentaire correspondant dans le «volet de révision» et le modifier..

Vous pouvez également modifier un commentaire tout en affichant toutes les révisions en ligne en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le marqueur de commentaire et en sélectionnant «Modifier le commentaire» dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser ce menu contextuel pour répondre à un commentaire, supprimer un commentaire ou marquer un commentaire comme terminé. Tous ces éléments seront abordés plus tard dans cette leçon..

Pour afficher à nouveau le balisage en ligne, sélectionnez à nouveau les bulles dans le menu déroulant «Afficher le balisage», puis sélectionnez «Afficher les révisions dans les bulles» ou «Afficher uniquement les commentaires et le formatage dans les bulles».

Répondre à un commentaire

En plus d'ajouter vos propres commentaires, vous souhaiterez peut-être répondre aux commentaires d'autres réviseurs. Répondre à un commentaire est un processus simple, en particulier si vous avez des commentaires qui s'affichent dans des bulles dans la «zone de marquage». Cliquez sur le bouton «Répondre» dans la zone de commentaire..

La réponse est mise en retrait sous le commentaire auquel vous répondez..

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le commentaire et sélectionner «Répondre au commentaire» dans le menu contextuel..

Vous pouvez même cliquer sur «Nouveau commentaire» dans la section «Commentaires» de l'onglet «Réviser» alors que le curseur se trouve dans le commentaire auquel vous souhaitez répondre..

REMARQUE: Si l'option «Afficher toutes les révisions en ligne» est sélectionnée, vous pouvez répondre à un commentaire en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le marqueur de commentaire et en sélectionnant «Répondre au commentaire» dans le menu contextuel..