Pourquoi avez-vous besoin de formules et de fonctions?

Ce cours How-To Geek School s'adresse aux personnes qui utilisent Excel ou essaient de le faire, mais qui sont intimidées par le concept de formules et de fonctions. Son objectif est de faire de vous un pro ou au moins un amateur compétent en quelques leçons..

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1. Pourquoi avez-vous besoin de formules et de fonctions?
2. Définir et créer une formule
3. Référence relative et absolue des cellules et formatage
4. Fonctions utiles à connaître
5. Recherches, graphiques, statistiques et tableaux croisés dynamiques

Remarque: pour les non-initiés, il s'agit de la toute première leçon de la première série de How-To Geek School. Nous allons organiser une nouvelle leçon tous les jours de la semaine, du lundi au vendredi, jusqu'à ce que nous ayons traité de chaque sujet. Alors restez à l'écoute pour en savoir plus, et nous ferons une annonce officielle sur son fonctionnement la semaine prochaine.

Qu'est-ce qu'Excel et pourquoi en avons-nous besoin??

Si vous êtes un administrateur de bureau, vous utilisez probablement Excel. Idem si vous êtes vendeur. Si vous êtes un analyste financier, bien sûr, vous avoir besoin Exceller. Pour ces professions et pour beaucoup d’autres, travailler avec des tableurs est un outil essentiel dans la routine quotidienne..

Les experts en mathématiques utiliseront probablement immédiatement Excel et l'utiliseront comme une extension naturelle de leurs processus de calcul. La plupart d'entre nous… avons probablement besoin d'aide dans ce département.

Si vous ne faites pas attention au cours d'algèbre au lycée, ne vous inquiétez pas! Tout ce que vous avez à faire est d’apprendre quelques notions de base sur les formules et les fonctions de la série How-To Geek School et de les appliquer à votre travail..

Si vous ne savez pas si vous avez besoin de Microsoft Excel ou non, il n’a probablement pas été montré ce qu’il pouvait faire. Une fois que vous le savez, vous pouvez trouver le moyen de l’utiliser dans votre travail pour faciliter les tâches compliquées et fastidieuses..

Microsoft Excel est plus qu'un simple programme permettant de saisir des noms et des chiffres. Par exemple, si vous souhaitez simplement répertorier les noms des étudiants de votre classe, vous pouvez simplement créer un document Word. Word convient pour la rédaction d'essais et la création de listes, mais pour effectuer des calculs, vous avez besoin des formules et des fonctions d'Excel..

Une brève visite de l'interface Excel

Avant de plonger, revoyons brièvement l’interface Excel. Vous connaissez peut-être déjà tout ce genre de choses, mais il n’est jamais mauvais de les revoir.

Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul Excel vierge, elle est appelée "classeur" ou "livre" et chaque feuille de calcul d'un livre est appelée "feuille de calcul" ou "feuille".

Le sommet de l'application est dominé par le «ruban» (gris), qui se subdivise en «onglets» (en rouge), qui sont ensuite subdivisés en «sections» (en bleu)..

Au-dessous du ruban se trouve la "zone de nom", qui vous permet de renommer les "cellules", puis à droite de celle-ci, une zone vous permettant de créer vos "formules" essentielles. Si vous survolez chaque icône, vous pouvez voir: le but de chaque bouton, mais ce qui nous préoccupe le plus, est la zone large où nos formules et fonctions seront affichées.

Enfin, la feuille de calcul est organisée en «colonnes» (désignées par des lettres) et en «lignes» (indiquées par des chiffres). Chaque emplacement est une "cellule" et un groupe de cellules est appelé une "plage". Si vous avez plusieurs feuilles dans un livre, vous pouvez les parcourir rapidement à l'aide des onglets situés sous la feuille. En dessous, dans la barre d’état grise, vous pouvez ajuster vos pages vues et votre niveau de zoom..

Voilà, c'est assez simple, et juste un bref aperçu de la terminologie que vous rencontrerez dans cette série sur HTG School.

Qu'est-ce qu'une fonction?

Une fonction est un calcul ou une opération qui renvoie un résultat. Les entrées d'une fonction sont appelées «arguments».

Toutes les fonctions commencent par un signe égal [=]. De cette façon, Excel sait ne pas traiter les arguments comme du texte. Par exemple, = AVERAGE (2,4) est une fonction mais AVERAGE (2,4) est simplement une chaîne de texte. Sans signe égal, Excel ne calculera pas de résultat. Les arguments de cette fonction sont 2 et 4.

Remarque: Excel utilise les lettres majuscules pour répertorier les fonctions, mais vous pouvez utiliser des lettres minuscules ou majuscules lorsque vous les écrivez..

Dans Excel, la "Bibliothèque de fonctions" se trouve sous l'onglet "Formules"..

Il existe 13 catégories de fonctions, parmi lesquelles:

• Mathématique: AVERAGE () - calcule la moyenne d'une série de nombres.
• Date et heure: DATEVALUE () - convertit une chaîne de texte du type «30 novembre 2013» en un nombre afin que vous puissiez utiliser ce nombre dans d'autres fonctions de date et d'heure. Vous ne pouvez pas faire de calcul avec les dates à moins de les convertir en chiffres au préalable. Nous expliquons cela en détail dans la leçon 4.
• Text: LEN () - renvoie la longueur d'une chaîne. Par exemple = LEN («Excel») est 5.
• Logique: IF () - la fonction IF () est écrite comme = IF (, alors A, sinon B). Donc, si «test» est vrai, alors le résultat est A; si "test" n'est pas vrai, alors B.
• Recherche et référence: elles sont nécessaires pour rechercher des valeurs ailleurs dans la feuille de calcul. Par exemple, VLOOKUP cherche dans une table de valeurs une cellule.

Comment pourriez-vous utiliser ce dernier? Eh bien, obtenir le texte de la semaine dans une fonction de date. Vous pouvez utiliser VLOOKUP pour numériser une table afin de transformer ce nombre en quelque chose de plus facile à comprendre, comme «mercredi».

Il existe également des fonctions spéciales pour les finances, l'ingénierie et les statistiques qui sont listées séparément dans le menu «Plus de fonctions»..

Qu'est-ce qu'une formule?

Une formule est une combinaison d’opérateurs, d’opérandes et de fonctions.

Par exemple, la fonction = SUM ajoute une liste de nombres (elle est si couramment utilisée; elle est listée dans le premier menu d'Excel, en abrégé par la lettre grecque Sigma (), qui est la notation utilisée par les mathématiciens pour additionner une série. ).

Vous utilisez une formule comme faire un calcul à la main. Par exemple, vous pouvez mettre votre budget familial dans une formule comme celle-ci:

Reste de l’argent = (4 * salaire hebdomadaire) - hypothèque - nourriture - services publics

Les opérateurs sont multiplier [*] et soustraire [-]. Les opérandes sont les valeurs «salaire hebdomadaire», «hypothèque», «nourriture» et «services publics». Le résultat est «trésorerie restante».

Noms et adresses

Les valeurs pour «nourriture» et les autres opérandes sont des noms que vous définissez dans Excel. Sans "nom", vous devriez utiliser "l'adresse".

L'adresse d'une cellule est écrite en utilisant la notation ligne-colonne. Les lignes sont numérotées et les colonnes, les lettres. La première cellule de la feuille de calcul est A1. Lorsque vous avez atteint la fin de l'alphabet, les lignes sont numérotées AA, AB, BA, BB, etc..

Les formules peuvent être plus compliquées que l'exemple du budget familial. Au lycée, vous avez appris que l’aire d’un cercle est le rayon fois le carré pi ou πr².

Dans Excel, vous pouvez écrire ceci en utilisant la formule = PI () * radius ^ 2.

Ici, PI () est le une fonction qui renvoie le nombre 3.14 et «rayon» est un «nom» que nous avons donné à une cellule contenant le rayon; les «opérateurs» sont l'exposant (^) et le multiplicateur (*).

Ordre et Préséance

Les parenthèses sont utilisées pour indiquer l'ordre et la priorité dans les calculs.

L'aire d'un cercle peut aussi être écrit πrr mais pas (πr)², vous devez donc comprendre l'ordre et la priorité pour obtenir la bonne réponse. Les exposants étant évalués avant la multiplication, les parenthèses ne sont pas nécessaires dans ce cas. La fonction place le rayon en premier, puis le multiplie par Pi.

Si vous voulez éliminer tout doute possible, vous pouvez être explicite et écrire = Pi * (rayon ^ 2).

Nous étudierons davantage l'ordre et la priorité dans la leçon 2..

À suivre…

Pour le reste de cette série, nous nous concentrerons sur quatre domaines clés:

Leçon 2: Définition et création de formules

Pour commencer, le premier élément à explorer est la création de formules et la compréhension des règles de base:

• Comment créer une formule
• Opérateurs de calcul
• Ordre et préséance
• Montrer comment une fonction est utilisée dans une formule

Leçon 3: Référence de cellule et formatage

Dans cette leçon, nous discutons des trois types de référence de cellule (relative, absolue et mixte), du formatage, du déplacement ou de la copie d'une formule et des références circulaires..

Supposons que vous avez une formule dans la cellule B1 qui dit = A1 * 2. Si vous copiez cette formule dans la cellule B2 (une cellule à droite), la référence de cellule change également..

La nouvelle formule dit B1 * 2. Vous pouvez utiliser le signe dollar ($) pour ancrer la référence de cellule afin que sa copie ne change pas là où elle pointe (ne vous inquiétez pas, nous couvrons cela un peu).

Leçon 4: Fonctions utiles à connaître

Cette leçon explique certaines des fonctions les plus utilisées et explique comment les appliquer à des calculs utiles et comment «imbriquer» des fonctions..

Pour imbriquer une fonction, il faut placer une fonction dans une autre Par exemple, si vous voulez savoir quel jour nous sommes aujourd'hui, écrivez = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () donne la date d'aujourd'hui et WEEKDAY () le convertit en un nombre compris entre 1 et 7. NOW () est «imbriqué» dans WEEKDAY ().

Leçon 5: Fonctions avancées: si, imbriqué, et recherches

Si vous souhaitez créer des modèles ou des algorithmes complexes, vous devez savoir comment combiner des fonctions de logique et de recherche, notamment des instructions IF et IF imbriquées, ainsi que des recherches, notamment VLOOKUP et HLOOKUP..

Un exemple de fonction de recherche serait = COLUMN (). Cela donne le numéro de colonne d’une référence de cellule, par exemple, A = COLONNE (A1).

Nous allons également couvrir brièvement les tableaux croisés dynamiques. Un tableau croisé dynamique est utilisé pour extraire la signification des données. Par exemple, vous pouvez prendre une liste de ventes et les regrouper par région ou par vendeur pour vous donner le total de chaque vente..