10 conseils pour facturer vos clients indépendants de manière professionnelle

Regardons les choses en face, bien que recevoir de l'argent puisse créer une dépendance, la facturation est un cauchemar pour les pigistes, en particulier les concepteurs ayant un talent artistique. Cependant, le côté vérité de l’activité freelance est que vous avez non seulement besoin de vos compétences en conception pour réussir, mais gestion de la facturation soigneusement et judicieusement pour que votre entreprise continue à bien fonctionner sans problèmes du côté financier, ni frustration du côté du client.

Nous parlons de professionnalisme, mais en réalité, tout ce dont vous avez besoin est de le faire correctement. Choisir le bon logiciel de facturation, mettre en œuvre les bonnes politiques et la méthode de facturation, demander le bon mode de paiement, gérer le bon enregistrement de la facture, cet article traite du partage des bons conseils pour que vous puissiez faire la bonne facturation. Alors, tirez les bonnes astuces et vous êtes sur la bonne voie pour faire la facturation correcte et surtout, la facturation professionnelle. Détail complet après le saut!

1. Utiliser un bon logiciel de facturation

La première chose à faire lors de la préparation des factures pour vos clients est de: choisir un bon logiciel de facturation. Il existe de nombreux logiciels de facturation sur le marché qui vous aideront à créer des factures convaincantes. Vous n'avez donc probablement pas à vous soucier de choisir le bon..

Il vaut mieux utiliser un logiciel de facturation en ligne car cela vous aidera à suivre facilement vos clients et le montant qui vous est dû. Certains logiciels de facturation sont des services payants alors que d'autres sont gratuits. Quel que soit le logiciel que vous décidez d'utiliser, assurez-vous il répond à tous vos besoins avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Voici quelques bonnes recommandations:

FreshBooks
MoinsComptabilité
BlinkSale

Vous pouvez également consulter notre article détaillé - Principaux services de facturation et de comptabilité pour les concepteurs indépendants.

2. Établissez vos politiques

Il est normal de vouloir être payé après avoir travaillé pour un client. Cependant, dans le monde réel tous les clients ne paient pas à temps. En tant que graphiste indépendant, vous rencontrerez des clients obstinés qui paient la moitié du montant puis disparaissent. Certains de vos clients refuseront même de vous payer. Pour minimiser l'occurrence de tels cas, vous devez proposer des politiques concernant les paiements.

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Dans le cadre de vos politiques de travail, vous devez prendre en compte les facteurs suivants:

Quel mode de paiement utiliserez-vous - en espèces, par chèque ou par carte de crédit??
Combien le client doit-il payer comme acompte??
Voulez-vous commencer le travail sans aucun paiement?
Combien de jours attendre avant que le client paie?
Allez-vous imposer des pénalités pour retard de paiement?
Quand le client recevra-t-il le travail final - avant ou après avoir effectué les paiements??

N'oubliez pas que ces politiques ne sont pas gravées dans le marbre, mais agissent uniquement à titre indicatif. Il y aura des occasions où vous serez obligé d'être flexible et apportez des modifications à vos politiques pour satisfaire un client.

3. S'en tenir à vos politiques

Les clients n'aiment pas les surprises. Informez les clients de vos politiques, y compris de votre structure de tarification. Ils devraient également être informés si des modifications sont apportées aux politiques.

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Les clients peuvent refuser de payer ou peuvent être enclins à effectuer des paiements en retard s’ils sont surpris par l’information figurant sur vos factures. En tant que graphiste indépendant, vous devez développer une relation de confiance avec vos clients, Ainsi, tout clarifier sur vos politiques vous apportera non seulement plus de confiance à vos clients, mais également plus d'emplois à vous.

4. Pensez à vos frais

Vous avez entendu la première règle de tarification est ne jamais sous-charger. C'est tellement vrai. Vos prix doivent correspondre à ceux de vos concurrents. N'osez pas proposer des prix plus bas pour attirer les clients.

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La raison en est que si vous sous-estimez vos services, vous aurez plus de chances d'attirer des clients bon marché qui vous donnent des emplois longs et fastidieux, puis disparaissent sans même payer un centime. Également décidez de votre méthode de tarification. Déterminez si vous fixerez vos prix sur la base du travail effectué ou à l'heure, informez le client afin qu'il n'ait aucun doute sur la façon dont vous facturez.

5. Inclure les services et les frais

Toutes vos factures doivent clairement indiquer les services rendus et le montant facturé. Cela permet aux clients de comprendre facilement ce pour quoi on leur demande de payer. Cela vous aidera également, ainsi que le client, à surveiller ce qui a déjà été payé et le montant restant à payer, en maintenant ainsi un enregistrement à jour des paiements et des tâches accomplies..

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Par ailleurs, notons que la majorité des graphistes indépendants préfèrent que leurs clients paient immédiatement avant de commencer le projet. Ainsi, lors de la création d'une facture clairement indiquer si le paiement concerne tout ou partie du projet.

6. Modes de paiement acceptés

Il est important que les clients clairement quels services de paiement ont été rendus. Certains de vos clients peuvent être à l'aise de payer en espèces, tandis que d'autres peuvent accepter de faire des chèques ou d'effectuer des paiements par carte de crédit. Ce n'est pas grave tant que vous choisissez une méthode acceptable pour vous et vos clients..

Parmi les options que vous pouvez envisager, citons:

Pay Pal
Moneybookers
AlertPay

Pour la plupart des concepteurs, PayPal est leur choix favori car il est pratique, rapide et sécurisé. Voici un article qui pourrait vous intéresser - Les 10 questions les plus posées sur PayPal.

7. Quand les paiements sont-ils dus??

De nombreux graphistes indépendants ne parviennent pas à recevoir les paiements pour les projets réalisés car ils n'informent pas leurs clients lorsque les paiements sont dus. Assurez-vous de inclure une date d'échéance sur chaque facture que vous envoyez pour réduire les retards de paiement.

Notez que l'ajout d'échéances sur la facture est utile même si vos clients effectuent toujours leurs paiements à temps, en parlant de Sécurité.

8. Incluez vos coordonnées

Lors de la conception de votre facture, n'oubliez pas de inclure vos noms complets, adresse, numéro de téléphone et email. Certaines des factures que vous envoyez passera par plusieurs personnes avant d'être payé. C'est beaucoup plus facile si la personne qui reçoit la facture sait d'où elle provient. En outre, ils pourraient avoir besoin clarification sur quelques articles et avec vos informations de contact, il est plus facile pour eux de vous joindre.

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Le fait de ne pas inclure vos informations de contact sur la facture peut entraîner des retards de paiement. Les clients peuvent également avoir besoin de vos informations de contact dans le cadre de leur politique de conservation des archives..

9. Numérotez vos factures

En tant que pigiste, vous devrez traiter avec de nombreux clients et, dans le même temps, vous enverrez de nombreuses factures. Ainsi, vous devez trouver un moyen de contrôler et d’organiser vos factures..

(Source de l'image: Fotolia)

La plupart des logiciels de facturation mentionnés ci-dessus incluent une système de numérotation, que vous pouvez utiliser pour garder une trace des paiements. Un bon système de numérotation vous permet de surveiller les paiements et gardez une trace des paiements en retard ou des clients en défaut. Cela vous permet simplement d’économiser du temps et des efforts en cherchant ici ou là, ou de facturer des clients qui ont déjà payé.

10. Tenue d'un registre des factures

Souvenez-vous toujours de cela la sauvegarde est le sauveur de tous les problèmes professionnels. Il est donc essentiel que si vous omettez de le faire et que vous perdiez votre liste de factures, il n’y aura aucun moyen de savoir quels clients ont été facturés et lesquels ne le sont pas..

(Source de l'image: Fotolia)

Cultivez une habitude, toujours faire une copie de sauvegarde de votre facture. Vous pouvez les photocopier, les imprimer ou les télécharger dans la mémoire de stockage locale de votre ordinateur, à condition que vous en ayez une copie.. Stockez tous les courriels et lettres liés à la facture alors quand quelque chose arrive, vous avez toujours une référence supplémentaire, et vous vous remercierez de les avoir bien conservés.

Bonus: faire des suivis

Tous vos clients ne répondront pas à vos factures à temps. À l'approche de la date d'échéance, se renseigner poliment auprès des clients qu'ils aient ou non envoyé leurs paiements. Oui, sois poli lors des suivis, car même si certains clients sont disposés à payer, ils auraient tout simplement oublié les paiements.

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Enfin, vous devez être systématique lorsque vous traitez avec des problèmes de facturation soulevés par vos clients. Répondre à temps aux préoccupations de vos clients témoigne de votre professionnalisme et augmentera les chances qu'ils vous donnent plus de projets..

Note de l'éditeur: Cet article est écrit par Kevin Harter pour Hongkiat.com. Kevin est un graphiste, blogueur régulier et propriétaire de Crystalint Media. Quand il ne se lance pas la tête avec la nouvelle technologie de conception graphique, on peut le trouver désespérément en train d'écrire un poème!