Débutant Comment créer et gérer des tâches dans Outlook 2013

Si vous êtes de ceux qui ont un tableau blanc ou un bloc-notes avec une liste de tâches à faire en constante évolution, ou si votre bureau et vos moniteurs sont ornés de Post-its® vous rappelant des événements importants, cet article est pour vous.

Outlook vous permettra de créer des listes de tâches comprenant des tâches, telles que la définition de dates d'échéance, des rappels, des catégories, etc. L’important est de créer une liste de tâches plus active avec laquelle vous pouvez interagir et qui vous gardera honnête.

Travailler dans la vue des tâches

Nous avons discuté des diverses complexités d'Outlook 2013 récemment. Si vous débutez dans cette aventure, nous vous recommandons de lire notre introduction..

Sinon, ouvrez Outlook jusqu'à la vue Tâches et regardez autour de vous. À première vue, vous remarquerez qu'il est plutôt vide et stérile. C’est parce que nous avons encore à le remplir avec la multitude de choses que nous devons faire et de courses pour courir.

Passons en revue pour vous montrer comment utiliser les tâches comme un pro et organiser davantage votre vie avec Outlook. Avec un peu de temps et de travail, vous aurez un ensemble complet de tâches que vous pouvez configurer pour vous rappeler quand elles sont dues, ou vous pouvez même les assigner à une autre personne.!

Ajout de tâches

Pour commencer, vous allez vouloir ajouter des tâches. Vous remarquerez qu'il y a le volet de dossiers familier sur le côté gauche. Vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers à cette vue, en organisant ensuite efficacement vos tâches en catégories. Vous pouvez même créer un nouveau groupe de dossiers pour séparer vos tâches entre votre vie professionnelle et votre vie privée, si nécessaire..

Pour commencer, vous remarquerez qu'il existe un groupe de dossiers de tâches appelé Mes tâches et deux dossiers de sous-tâches: liste de tâches et tâches. Si vous cliquez avec le bouton droit sur le dossier situé en haut, vous pouvez créer un «nouveau groupe de dossiers» que nous nommerons tâches de travail..

Vous pouvez ajouter une tâche rapide en cliquant sur «Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche» ou vous pouvez cliquer sur «Nouvelle tâche» sur le ruban Accueil. Découvrez la tâche suivante sans titre, à laquelle vous pouvez appliquer un certain nombre d'options, afficher la tâche, ses détails et la gérer..

Terminons un peu notre tâche avec quelques informations de base, puis cliquez sur «Enregistrer & fermer». Vous pouvez choisir votre date de début, la date de fin (le cas échéant), l’état, la priorité et le pourcentage de réalisation. Vous pouvez également cocher la case "Rappel" et demander à Outlook de vous informer de la date prévue pour votre tâche..

Affichage, modification et mise à jour des tâches

Après avoir créé quelques tâches, nous pouvons les voir répertoriées dans notre vue Tâches. Vous pouvez modifier ici la date d’échéance ou l’attribution d’une catégorie, mais si vous voulez vraiment voir et éditer, vous devez double-cliquer dessus pour l’ouvrir..

Voici notre tâche une fois de plus. Nous pouvons y apporter des modifications telles que le statut ou la priorité, ou cliquer sur le bouton «Détails»..

Si d'autres détails sont associés à la tâche, vous pouvez les renseigner ici. Bien que cela ne soit peut-être pas pertinent pour la plupart des gens, si vous faites affaire avec des entrepreneurs ou des consultants indépendants, c’est l’endroit idéal pour savoir combien ils vous coûtent approximativement..

Il y a quelques autres choses que nous pouvons mentionner avant de passer aux récurrences. Pendant que vous fouillez dans l'interface de tâche, prenez un moment pour noter que vous pouvez supprimer ou transférer la tâche si vous décidez que cela ne vaut pas la peine de poursuivre, ou si vous avez besoin de la contribution de quelqu'un d'autre, respectivement..

Vous pouvez également gérer la tâche, en la marquant comme terminée, en l'attribuant et en envoyant un rapport d'état. Nous en reparlerons plus tard. Pour l'instant, voyons brièvement comment configurer des tâches récurrentes..

Travailler avec des tâches récurrentes

La création d'une tâche récurrente est identique à la création d'un rendez-vous périodique ou d'une réunion périodique. La boîte de dialogue que vous voyez lorsque vous cliquez sur le bouton «Récurrence» vous semblera plutôt familière..

Voici donc notre tâche de «discussion sur le travail», qui se répète chaque semaine le mercredi, sans fin en vue. Notez également que même si vous ne terminez pas la tâche au moment où elle se reproduira, une autre tâche sera toujours générée..

Vous pouvez le remplacer en sélectionnant l'option «régénérer une nouvelle tâche», qui au lieu de se reproduire automatiquement tous les x jours, ne régénérera pas la tâche tant que la tâche en cours ne sera pas terminée..

Assigner une tâche à quelqu'un d'autre

Notre tâche «Parler du travail!» Est tout préparée, il ne nous reste plus qu'à la confier à quelqu'un d'autre! Cliquez sur le bouton "Assigner une tâche" dans la section Gérer une tâche du ruban..

Cela ouvrira la tâche sous forme de courrier électronique, que vous pourrez ensuite adresser à d'autres. Dans ce cas, nous allons simplement assigner à la tâche la tâche de parler du travail à quelqu'un d'autre, nous le lui enverrons par courrier électronique..

Si vous voulez taper l’adresse dans le champ «À», vous pouvez ou cueillir le nom chanceux de votre carnet d’adresses. Vous n'avez pas de carnet d'adresses mis en place? Découvrez comment créer et gérer des contacts, y compris comment importer vos contacts depuis Gmail directement dans Outlook..

Ce destinataire recevra alors un courrier électronique avec l'option «Accepter» ou «Refuser». Nous ne voulons pas déranger le chef. Nous allons donc simplement accepter la tâche. De plus, parler de travail n'est jamais une mauvaise idée!

Enfin, si les pouvoirs en place veulent connaître l’avancement (ou l’absence de progrès) de votre tâche actuellement assignée. Vous pouvez leur envoyer un rapport d'état.

Dans l’ensemble, l’utilisateur Outlook moyen à la maison a plus de chances d’utiliser des tâches pour faire ses courses ou pour s’acquitter de tâches ménagères à la maison, mais il est utile de connaître tout l’éventail de vos capacités à effectuer des tâches. Passons maintenant au reste du ruban Accueil et parlons de ce que vous pouvez faire pour gérer les tâches à partir de là..

Gestion des tâches et tri par vue

Au cours de votre semaine, certaines tâches seront accomplies et d'autres non. Ceux que vous complétez, vous pouvez les marquer comme complets et les oublier. Mais ceux que vous n'obtenez pas devront être gérés d'une manière ou d'une autre ou vous aurez simplement une liste de plus en plus longue de tâches épineuses.

Il y a plusieurs façons de les gérer. Examinons cette partie du ruban et montrons ensuite comment tirer le meilleur parti de ces outils..

Cliquez sur le bouton «Supprimer de la liste» pour le marquer comme étant terminé et le retirer de la liste. Si Outlook rencontre un problème, par exemple si la tâche est récurrente ou incomplète, elle vous demandera ce que vous souhaitez faire..

Vous pouvez également travailler directement avec les tâches que vous voyez dans votre liste de tâches. Regardez la capture d'écran suivante pour plus de détails. Vous voyez que vous pouvez simplement cliquer sur l'icône du drapeau pour la marquer comme complète ou cliquer avec le bouton droit de la souris pour afficher vos options de suivi..

Dans la capture d'écran suivante, vous voyez que notre tâche «Rester assis à regarder le football avec nos pieds levés» est prévue pour demain, mais nous l'avons également indiquée pour le suivi de la semaine prochaine. La création d'une tâche de suivi la duplique essentiellement pendant le temps qui vous convient le mieux pour éventuellement la terminer. Dans ce cas, nous pourrions marquer la tâche de demain comme terminée ou la supprimer, mais cette tâche en double serait toujours due la semaine prochaine..

Remarque: vous pouvez suivre les tâches à partir de l'un des cinq intervalles prédéfinis ou créer un suivi personnalisé..

Enfin, modifier votre vue peut vous aider à vous frayer un chemin dans un grand nombre de tâches. S'il n'apparaît pas sur le ruban, vous pouvez cliquer sur le bouton «Changer de vue» pour voir ces options..

Voici à quoi pourrait ressembler une simple liste. La vue ne fait pas de distinction entre les états d'achèvement, les catégories ou quoi que ce soit d'autre. Il présente simplement toutes vos tâches passées, présentes et futures en une seule vue..

D'autre part, si nous trions notre vision par tâches actives, nous constatons que les choses sont réduites beaucoup pour nous..

N'oubliez jamais de changer votre vue des tâches pour pouvoir les trier rapidement ou les masquer pour un potentiel de productivité maximal!

Options de tâches

Enfin, familiarisons-nous ou réexaminons-nous avec les options de tâches. Les options de tâche vous permettront de modifier les paramètres, ainsi que leur comportement et leur apparence. Vous pouvez les atteindre depuis le menu Fichier en cliquant sur «Options -> Tâches».

Vous pouvez définir des options pour les rappels sur les tâches avec dates d'échéance, couleurs des tâches en retard et terminées, heures de travail et autres modifications simples. Alors maintenant, si vous voulez que les tâches en retard soient bleu clair ou si vous voulez des rappels par défaut en fin de journée au lieu de commencer, vous pouvez apporter les modifications ici..

Comme vous pouvez le constater, Outlook se révèle être une application très complète et nous n'avons pas encore parlé de calendrier et de notes! Nous espérons que vous pourrez utiliser Tasks pour améliorer vos compétences organisationnelles de quelques crans. Ils sont vraiment faciles à configurer et à attribuer, et il est agréable d’avoir ces rappels et de regarder tous les éléments de votre liste lentement cochés.

En attendant, nous aimerions avoir de vos nouvelles. Vous avez une question ou un commentaire à nous laisser? Venez sur notre forum de discussion et foncez.