Débutant Comment créer, gérer et partager des calendriers dans Outlook 2013

À moins que vous ne meniez une vie sans responsabilités, le soleil se lève probablement et s’installe sur votre calendrier quotidien. Si vous ne savez pas ce qui se passe au quotidien, vous pouvez rapidement vous perdre dans un labyrinthe de rendez-vous manqués et de réunions surprises..

Parlons des calendriers d'Outlook, car en dehors du courrier électronique (et peut-être même parfois davantage), être organisé et productif dépend de la capacité de gérer des événements et d'accomplir des tâches. Une des choses que Outlook fait avec le plus d'aplomb, peut-être mieux que la plupart des autres applications, est le calendrier. Les fonctions de calendrier d'Outlook sont sans pareil en matière de création, de modification et de partage d'événements.

Cet article se concentrera principalement sur les choses simples. Nous vous montrerons comment créer et gérer vos calendriers, ajouter des rendez-vous, des réunions et les partager avec d'autres personnes de votre carnet d'adresses pour faciliter la collaboration. Lorsque nous aurons terminé, nous vous montrerons qu’au-delà de l’utilisation d’Outlook pour des bases telles que la messagerie électronique, les contacts et les carnets d’adresses, vous pouvez intégrer le calendrier à votre vie bien remplie et améliorer votre domicile ou votre petit bureau..

Bases du calendrier

Chaque fois que vous utilisez Outlook, vous disposez de ses fonctionnalités de calendrier. Même si vous n'avez pas de compte de messagerie configuré, vous pouvez toujours utiliser Outlook pour le reste de ses fonctionnalités. Toutefois, si vous pouvez tirer parti de ses fonctionnalités de collaboration, le calendrier fonctionne mieux. Par conséquent, l'utilisation d'un compte de messagerie vous permet d'envoyer des invitations à des réunions et de recevoir les notifications des participants..

Quoi qu’il en soit, voici votre calendrier quotidien de base, c’est-à-dire le calendrier par défaut associé à votre profil Outlook par défaut. Ceci est la vue mensuelle, mais vous pouvez utiliser les fonctions de l'onglet Arrangement pour changer de vue..

Par exemple, ci-dessous est la vue de la semaine de travail (par rapport à la vue de la semaine entière). C'est très simple, avec la météo (vous pouvez le configurer en fonction de votre ville) et un champ de recherche. Si vous avez des réunions ou des rendez-vous, vous les verrez ici, et vous pouvez passer à la semaine précédente ou suivante en cliquant sur les boutons «Rendez-vous précédent» ou «Rendez-vous suivant», respectivement, le long des bords du calendrier..

Passons à autre chose et concentrons-nous sur la façon de modifier l'agencement de votre calendrier pour mieux répondre à vos besoins spécifiques ou particuliers..

Flexion du muscle de votre calendrier

Vous pouvez faire beaucoup pour modifier la disposition et l'apparence de votre calendrier. Si vous consultez l'onglet Voir ci-dessous, vous verrez toute une gamme de styles que vous pouvez utiliser pour un calendrier adapté à vos besoins organisationnels..

Consultez le calendrier suivant. Nous avons apporté quelques modifications mineures à son apparence. D'une part, vous pouvez changer la couleur, ce qui est une touche subtile mais agréable.

L'onglet Vue vous permet d'ajouter plusieurs autres vues pour accentuer le mode dans lequel vous vous trouvez. Par exemple, la barre des tâches vous permet d'ajouter des calendriers, des personnes et des tâches à la colonne de droite (voir ci-dessus). Cette barre de tâches est personnalisable en fonction du mode dans lequel vous vous trouvez. Ainsi, même si les tâches et le calendrier sont activés, comme dans la capture d'écran ci-dessus, si vous passez dans votre boîte de réception, vous devrez réactiver le bouton À. -Do Bar.

C'est une bonne idée de jouer avec l'onglet Afficher dans chaque mode, car ils ne seront pas tous exactement les mêmes. Par exemple, le volet de lecture n’est pas très utile dans l’affichage calendrier, mais c’est définitivement un excellent ajout à votre boîte de réception..

De même, consultez une vue de l'agenda quotidien avec la vue quotidienne des tâches activée. Vous pouvez voir ici votre calendrier quotidien avec vos tâches ci-dessous.

Nous parlerons beaucoup plus de tâches dans un article à venir, mais concentrons-nous maintenant sur tout ce que vous voudrez peut-être savoir sur les rendez-vous et les réunions..

Ajout de rendez-vous et de réunions

Regardons la mise en place des rendez-vous et des réunions. Dans l'exemple suivant, nous organisons une soirée pizza. Le sujet, bien sûr, est la nature du rendez-vous, et bien qu'une pizza party ne soit pas nécessairement un «rendez-vous», vous avez l'idée. Vous pouvez ensuite ajouter d'autres détails, tels que l'emplacement de la soirée pizza et ses heures de début et de fin..

Il y a beaucoup d'espace (techniquement illimité) pour ajouter des notes, des instructions ou des indications à l'événement. Bien sûr, ce n'est pas vraiment une fête si vous n'avez pas d'autres personnes là-bas. Nous devrons donc inviter des participants. Une fois que vous avez invité des personnes, ce n'est plus considéré comme un rendez-vous. Au lieu de cela, Outlook le change en réunion. Dans la capture d'écran suivante, nous voyons notre nouveau rendez-vous transformé en réunion.

Vous pouvez taper les noms à la main ou cliquer sur le bouton «À» pour ajouter des participants à partir de votre carnet d'adresses. Si vous n'avez pas encore configuré de carnet d'adresses, nous pouvons vous expliquer comment ajouter et gérer des contacts et importer des contacts d'autres sources, telles que Gmail..

Vous pouvez aller droit au but et cliquer simplement sur "Nouvelle réunion" dans l'onglet Accueil du ruban. Lorsque vous invitez des participants, vous avez la possibilité de demander d'autres options de réponse..

Si vous demandez une réponse (au lieu de simplement dire et de laisser le mot), les invités auront alors la possibilité de confirmer leur présence. Notez que cela fonctionne à merveille avec un produit Microsoft tel qu'un compte de messagerie Outlook.com, pour lequel des options de réponse vous sont données directement dans le message..

Dans Gmail, vous pouvez agir sur une invitation de la même manière. Quelle que soit votre réponse, celle-ci sera envoyée à l'organisateur de l'événement et automatiquement ajoutée à son profil Outlook..

Maintenant que les rendez-vous et les réunions sont clairs, nous allons les modifier et les annuler, car les changements sont inévitables et que nos meilleurs plans ne fonctionnent pas..

Modification ou annulation de réunions et suivi des réponses

Quelque chose est arrivé et nous devons déplacer notre soirée pizza au samedi soir. Ce n'est pas un problème pour nous, mais qu'en est-il de nos participants? Eh bien, leurs plans leur appartiennent entièrement, mais Outlook leur permet au moins de les alerter facilement des changements..

Pour modifier une réunion et alerter vos participants, ouvrez d’abord l’événement à partir de votre calendrier Outlook et apportez les modifications nécessaires. Dans ce cas, nous reportons simplement la réunion un jour. Notez que vous pouvez cliquer sur «Envoyer la mise à jour» et que vos invités seront informés de la modification..

À ce stade, si des participants ont déjà accepté votre invitation, ils devront l'accepter à nouveau..

Le moment est peut-être venu de montrer comment suivre les progrès de votre réunion. Cliquez sur le bouton «Suivi» pour voir la progression de votre réunion. À l'heure actuelle, un seul invité a accepté, alors peut-être que ce samedi n'est pas un si bon moment.

Euh oh, encore une fois, quelque chose vient de se produire et nous devons annuler la réunion. Cliquez simplement sur le bouton «Annuler la réunion». Votre invitation va maintenant changer et vous aurez un bouton «Envoyer l'annulation» pour cliquer et envoyer les mauvaises nouvelles..

C'est aussi simple que cela, vos invités précédents recevront un courrier électronique mis à jour et l'événement sera supprimé de votre calendrier Outlook..

Événements

Avec vos rendez-vous transformés en réunions entrés et enregistrés, vous les verrez sur votre calendrier. Lorsque vous la survolez, vous verrez les détails pertinents. À ce stade, si tout va bien, vous pouvez le laisser et passer à autre chose.

Si, toutefois, vous souhaitez le modifier ou le supprimer, vous pouvez l'ouvrir en double-cliquant dessus ou en utilisant l'action appropriée sur le ruban, à savoir le bouton «Ouvrir»..

Vous pouvez également accéder à bon nombre des mêmes contrôles du ruban à partir du menu contextuel par clic droit..

Lorsque votre réunion ou votre rendez-vous est ouvert, notez l'onglet Options, qui vous permettra d'affecter certains changements tels que la modification de votre statut (Occupé, Tentative, Absent du bureau, etc.), définir un rappel, modifier le fuseau horaire et enfin définir le paramètre. événement comme récurrent.

Les événements récurrents sont fréquents, tels que les réunions hebdomadaires ou les résultats trimestriels, ou le déjeuner avec un ami. Il est donc bon de savoir comment les configurer. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, cela devrait être assez facile à résoudre. Vous pouvez définir l'heure du rendez-vous, le modèle et bien sûr la plage ou la durée de la récurrence.

Vous voyez dans l'image suivante, nous avons mis en place un événement récurrent tous les lundis à 13h00, qui se poursuivra indéfiniment.

Il est important de se rappeler que, même si les réunions et les rendez-vous présentent plusieurs différences essentielles, ils ont toujours l'apparence et peuvent être modifiés de la même manière, de sorte que toutes les options que vous voyez pour les rendez-vous seront les mêmes pour les réunions..

Joindre un fichier ou un document à un élément du calendrier

Imaginons que vous preniez un rendez-vous, par exemple pour emmener votre animal chez le vétérinaire ou pour faire changer votre huile. Dans les deux cas, vous souhaitez joindre un document ou une image afin de ne pas l'oublier..

Dans l'exemple suivant, notre huile est finalement changée et nous avons un coupon. Vous pouvez imprimer le coupon et essayer de vous en souvenir au préalable, ou simplement le joindre au rendez-vous. Ainsi, lorsque Outlook vous le rappellera, le coupon est à portée de main afin que vous puissiez l'imprimer pendant que vous y réfléchissez..

Pour ce faire, vous souhaitez cliquer sur «Joindre un fichier», puis naviguer vers l'emplacement où il est enregistré. Vous pouvez insérer le fichier tel quel, le coller inline sous forme de texte ou insérer l'emplacement du fichier sous forme de lien hypertexte. Dans ce cas, nous allons simplement joindre le PDF tel quel..

Bien entendu, cette fonctionnalité sera très utile si vous devez partager des documents pour une réunion de travail, envoyer du matériel d'étude aux étudiants ou si la situation peut appeler des informations supplémentaires..

Gestion et partage des calendriers

La gestion des calendriers vous permettra d'accomplir deux choses. Vous pouvez ouvrir des calendriers à partir de différentes sources et créer et enregistrer des groupes de calendriers..

Si vous cliquez sur le bouton «Ouvrir le calendrier», vous pouvez créer un calendrier à partir de plusieurs sources, y compris Internet, ou vous pouvez créer un calendrier vierge. L'un des avantages de la création d'un calendrier vierge est que vous pouvez séparer votre travail et votre vie personnelle..

Dans la capture d'écran suivante, vous voyez que plusieurs calendriers ont été créés. Nous avons également créé un groupe spécial pour le travail. Vous pouvez réellement faire glisser des événements d'un calendrier à un autre; vous voyez comment nous avons une entrée pour une réunion hebdomadaire dans les deux calendriers que nous avons choisis d'afficher.

Pouvoir faire glisser des événements sur des calendriers signifie que si vous avez passé du temps à ajouter un rendez-vous ou une réunion, si vous décidez plus tard qu'il doit figurer sur un calendrier différent, vous n'avez pas besoin de recréer les événements..

Enfin, vous pouvez partager des calendriers, ce qui devrait être assez explicite, mais il convient de noter la possibilité d'envoyer un calendrier par courrier électronique. Nous avons brièvement couvert cela dans un article précédent, c’est simplement une autre façon de le faire. Ici, dans la capture d'écran suivante, vous voyez ce qui se passe lorsque vous utilisez cette option..

Vous pouvez spécifier le calendrier que vous partagez, la plage de dates (d'un jour à l'ensemble du calendrier), le niveau de détails à partager (disponibilité simple, détails limités et complets), puis quelques options avancées que vous pouvez utiliser..

Partager de cette manière signifie que vous pouvez rapidement, facilement et de manière transparente diffuser vos informations de calendrier avec d'autres utilisateurs d'Outlook, ainsi que d'intégrer les calendriers qui vous ont été envoyés..

Options du calendrier

Il y a plusieurs options d'agenda à trier (bien que pas aussi nombreuses qu'avec le courrier électronique). La plupart de ces options sont destinées à configurer le calendrier pour qu'il réponde mieux à vos besoins professionnels et personnels..

Par exemple, vous pouvez modifier vos heures et semaine de travail, ajouter des jours fériés, modifier le fuseau horaire, définir la couleur par défaut et même choisir entre Fahrenheit et Celsius. Parcourez-les à votre guise et essayez ce qui vous convient le mieux..

Les fonctionnalités de calendrier dans Outlook sont de premier ordre et si vous travaillez dans une organisation avec un serveur Exchange central, vous saurez probablement comment vous pouvez collaborer sur des calendriers partagés, afficher des événements, etc. Tout cela fonctionne de manière transparente dans votre propre installation Outlook locale pour plus de puissance et de commodité..

À la maison, il est agréable d’avoir un calendrier avec autant de fonctionnalités dans le même programme. Il n'est pas nécessaire de passer d'une application de messagerie électronique à votre application d'agenda, vous pouvez planifier des événements et inviter rapidement les participants en quelques clics de souris, et bien plus encore..

Mais, ça suffit de parler de nous. Pourquoi n'avons-nous pas de vos nouvelles maintenant? Faites-nous part de vos commentaires ou prêtez vos commentaires sur notre forum de discussion.